В настоящее время деловая переписка стала одним из основных способов онлайн коммуникации. Навыки деловой переписки нужны практически всем, так как показывают уровень профессионализма собеседника. Сегодня расскажем об основных правилах ведения деловой переписки, которые помогут выстроить правильный диалог и добиться поставленных целей.
Будьте вежливы. При ведении деловой переписки необходимо быть максимально вежливым, даже если обсуждается проблемный вопрос. Начните письмо с приветствия, соблюдайте субординацию, в деловой переписке допускается обращение только на «Вы».
Отвечайте на письма своевременно. Не заставляйте собеседника долго ждать. Старайтесь отвечать на сообщения в течение одного рабочего дня (если иной срок не установлен в самом письме). Не беспокойте оппонента в выходные дни. В некоторых ситуациях необходимо применить функцию отложенной отправки письма.
Соблюдайте структуру письма, указывайте тему. Донесите информацию до собеседника максимально понятно. Сделайте акцент на самые важные моменты, тогда ваше письмо точно не потеряется в большом потоке входящей корреспонденции. Помните о структуре письма: вводная часть, основная и заключение.
Грамотность. Наличие пунктуационных и грамматических ошибок в деловой переписке не допускается. Здесь вы должны показать свой профессионализм, который не терпит ошибок.
Проверьте адресата перед отправкой письма. Для того чтобы письмо было доставлено до нужного вам адресата, перед отправкой рекомендуем проверить адрес электронной почты или юридический адрес (если письмо отправляется на бумажном носителе). Если письмо отправляется собеседнику впервые и есть сомнения в правильности указанных реквизитов, то лучше уточнить сведения по телефону. Кстати, не лишнем будет и узнать получено ли письмо адресатом.
Зачастую даже начальство отправляет неправильно оформленные письма.
Обычно это ответственность секретарей.
Соглашусь, правильно оформлять письма очень важно.
А еще главное не сделать ошибку в Ф.И.О. адресата.