Как мы чуть не вылетели из тендера и создали новый продукт

Меня зовут Валентина. Я директор компании Datanomica. Мы занимаемся разработкой cloud-сервисов для расчёта рекомендаций и аналитики по большим массивам данных, mission critical систем обработки и анализа данных и SaaS-решений для малого и среднего бизнеса, например DataNewton.

DataNewton — сервис проверки компаний, набор API и платформа для работы с данными о юридических лицах с использованием ML технологий. Сервис помогает оценивать риски, оптимизировать процесс ведения и учета клиентов.

Год назад мы чуть было не вылетели из тендера «Сбера» из-за ошибки налоговой. Рассказываю, что произошло и как мы поняли, что надо развивать функциональность автоматического мониторинга.

Мониторинг — это функционал сервиса DataNewton, который автоматически отслеживает изменения атрибутов юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в открытых источниках информации. Например, у компании сменился гендиректор, юрадрес или компания попала в реестр неблагонадежных поставщиков. Мы планировали реализовывать его когда-нибудь потом, но на своем опыте убедились, что его нужно делать в первую очередь.

В июне 2022 года подали заявку на участие в тендере Сбера для малого и среднего бизнеса. Обязательным условием участия в тендере было нахождение компании в реестре малого и среднего предпринимательства (МСП). Этому критерию мы соответствовали и решили принять участие в тендере.

Успешно прошли на второй этап тендера. А дальше начались «приключения». В июле со мной связался сотрудник конкурсной комиссии Сбера и попросил пояснить, почему нас нет в реестре МСП. Оказалось, что с 10 июля 2022 года налоговая исключила нас из реестра МСП, а мы об этом даже не знали!

После кучи писем, звонков и поездок в налоговую, нас вернули в реестр МСП, но только с 10 августа 2022 года. Потому что реестр МСП обновляется только раз в месяц. Мы боялись, что не успеем попасть в августовское обновление реестра. Следующее обновление реестра было бы только 10 сентября — это значило, что компанию могли исключить из участников тендера, что заставило нас изрядно понервничать.

Оказалось, что налоговая просто потеряла документы, которые мы сдавали в начале года. Кроме того, пришлось объяснять заказчику, почему компания не была в реестре в период с 10 июля по 10 августа 2022 года и прикладывать документы, которые доказывали ошибку налоговой.

Чтобы предотвратить подобные риски в будущем, мы решили развивать мониторинг, который, кажется, незаслуженно был отложен в дальний бэклог.

Мониторинг — это автоматический чекап себя и контрагентов. Сбор данных о юридических лицах и индивидуальных предпринимателях из разных открытых государственных источников и предоставление информации об изменениях в удобном формате.

Мониторинг помогает быть в курсе изменений в разных реестрах и своевременно реагировать на них, чтобы избежать проблем при участии в тендерах или избежать штрафов от налоговой.

Бизнесу важно отслеживать события о себе и своих контрагентах для того, чтобы предотвращать риски и принимать решения на основе полученных данных. Риски — это события, которые реализовались и стали проблемой для бизнеса. Зная о рисках, ими проще управлять, это гораздо дешевле, чем разбираться с их последствиями.

Сервис мониторинга автоматизирует процесс получения информации о событиях, связанных с бизнесом: изменения в ЕГРЮЛ, попадание в списки недобросовестных поставщиков, суды и банкротства.

Вот несколько примеров рисков, с которыми сталкивается бизнес:

— Кто-то судится с вами в арбитражном суде, а письма на юр. адрес не доходят. О том, что что-то случилось узнаем когда на счету уже лежит инкассо.

— Компания попала в список плановой налоговой проверки, но узнает об этом, как правило, в момент начала проверки. Времени на подготовку нет, бухгалтерия не спит ночами, а у директора нервный срыв. А еще бывают проверки Роспотребнадзора, Роскомнадзора, Роструда и других ребят.

— Появились отметки о недостоверности данных. Из-за такой отметки налоговая может исключить компанию из реестра.

— Налоговая может заблокировать расчетный счет. Директор может не каждый день заходить в банк-клиент. О том, что счет заблокирован обычно узнают когда нужно срочно заплатить поставщику или разместить депозит.

— Контрагенты могут попасть в список недобросовестных поставщиков, получить отметку о недостоверности в реестре юридических лиц или объявить о банкротстве. Будет досадно оплатить старому контрагенту аванс, а потом узнать, что он в процедуре банкротства.

Сервис мониторинга можно использовать не только для предотвращения рисков, но и в маркетинговых коммуникациях. Например, можно отслеживать изменения по всей базе клиентов, и сообщать им, что с ними что-то не так. Таким образом напоминать о себе, предлагать новые услуги и продукты.

Когда мы проводили кастдевы выяснилось, что респонденты часто сталкиваются с проблемой мониторинга, который делается вручную. Отслеживать изменения «руками» требует затрат времени и труда, особенно если нужно следить за большим количеством контрагентов.

Поэтому возникают ситуации, когда важные изменения упускаются из виду и бизнесу приходиться разбираться с последствиями рисков. Автоматический мониторинг наоборот, помогает сэкономить время и ресурсы, а также предоставляет более полную аналитику собранных данных.

Чтобы провалидировать идею нового сервиса мы пришли к нашему партнеру, который занимается аутсорсом бухгалтерии — компании Яшин&Партнеры. Вот их мнение.

Мы в Яшин&Партнёры уже 8 лет оказываем бухгалтерские услуги на аутсорсе для более чем 400 компаний из разных сфер бизнеса. Мы понимаем, что важно не просто вести учет, но и обеспечивать безопасность бизнеса наших клиентов. С помощью автоматического мониторинга мы следим за изменениями реквизитов и статусов как наших клиентов, так и их контрагентов. Рассказываем несколько ситуаций из нашей практики, когда мониторинг упрощает работу бухгалтера и сохраняет деньги нашим клиентам.

При подписании отчетности используется ЭЦП генерального директора. Сертификат подписи связан с реквизитами компании. Смена юридического адреса приводит к тому, что старая ЭЦП перестает работать. Соответственно, если клиент не скажет нам о том, что он поменял адрес (а обычно клиенты и не говорят 😂🤦🏻‍♂), то мы не сможем сдать его отчетность.

Отслеживать вручную изменения по всем 400 нашим клиентам очень сложно. С помощью мониторинга мы делаем это так: как только у клиентов меняются реквизиты в ЕГРЮЛ — мы получаем уведомление о об этом, и можем заранее заказать новую ЭЦП.

Компании, находящиеся в реестре малого и среднего бизнеса МСП платят пониженные налоги по страховым взносам (15% со всего, что выше МРОТ). Если компания вылетает из этого реестра, то нужно платить взносы уже по ставке 30%. Если неверно рассчитать взносы, то налоговая оштрафует бизнес на 20% + пени. Часто такое «вылетание» — это просто технический сбой или как в ситуации у Датаномики — ошибка инспектора.

Яшин&Партнёры ежемесячно платит взносов в размере около 1,2 млн рублей по ставке 15%. Если пересчитать по ставке 30%, — выйдет почти 2 млн. рублей. Разница = 800к. 20% штрафа от разницы = 160 тыс. рублей на ровном месте. Плюс пени.

Раньше мы вручную проверяли статус МСП у клиентов перед тем, как готовить отчетность по взносам. Сейчас, с помощью мониторинга мы автоматически получаем информацию о том, что клиент лишился статуса МСП, и ставим задачу бухгалтеру в битрикс24 «Пересчитай взносы у клиента».

Когда мы ведем учет у компаний, то регулярно отслеживаем кредиторскую и дебиторскую задолженность клиентов (кому и сколько должен клиент, а кто и сколько — клиенту). Бывает так, что контрагент, кому должен наш клиент, ликвидируется. С суммы долга нужно заплатить 20% налога на прибыль. Если это не сделать, то налоговая начислит штраф 20% + пени.

Так вот, отследить это вручную — близко к невозможному. А в автоматическом режиме мы делаем это так: регулярно проходим по 1С всех своих клиентов, и с помощью сервиса DataNewton получаем по ИНН контрагентов данные об их статусе — ликвидирован или нет. Это помогает нашим бухгалтерам корректно рассчитывать налог на прибыль.

Чтобы попробовать сервис мониторинга можно воспользоваться бесплатной версией. В ней можно отслеживать изменения в реестре юридических лиц по следующим атрибутам:

• КПП
• Наименование и организационно-правовая форма
• Адрес регистрации
• ОКВЭД (добавление новых, удаление старых)
• Уставной капитал
• Смена Руководителя
• Изменения в составе участников и их долей
• Статус по ЕГРЮЛ
• Отметки о недостоверности по ЕГРЮЛ

P. S. Тендер мы выиграли!