Лучшая форма защиты от проверок – это быть готовым к ним. В этом посте мы расскажем, как предостеречь себя от неблагоприятных последствий проверок и обрести законный «иммунитет»
Правовая профилактика
Через данный этап следует пройти, как на старте бизнеса, так и при его масштабировании:
- определите письменные регламенты для каждого из бизнес-процессов
- введите на предприятии специальным приказом режим коммерческой тайны и пропишите в договорах с сотрудниками обязательства по ее неразглашению
- определите объекты интеллектуальной собственности и закрепите авторство за компанией либо ее бенефициаром, а порядок возникновения смежных прав лицензионными соглашениями с сотрудниками и подрядчиками (подробнее об этом расскажем в интервью c нашими IP экспертами)
- обучите сотрудников правилам поведения при проведении проверок в офисе и на допросах у силовиков/фискалов (отразим и закрепим для вас в методичке)
Цифровая и офисная гигиена
Это касается правил работы с документами и их нахождения в офисе
- пользуйтесь облачным хранилищем и не предоставляйте его лицам, не имеющим доступа к коммерческой тайне
- храните в офисе документы, не относящиеся к финансовой деятельности с контрагентами, по которым у вас могут возникнуть сомнения
- ваш офисный компьютер – это средство для просмотра видео и печати «безобидных» рабочих файлов
- не обсуждайте рабочие вопросы в открытом эфире, пользуйтесь видео вызовами и не теряя при этом мысли, что вас могут «контролировать»
Фото и видео фиксация контрагента
Для того, чтобы подтвердить реальную работу с контрагентом и отбить претензии силовиков и фискалов, указывающих на отсутствие факта реальной хозяйственной деятельности с Вашим контрагентом, либо обвиняющих Вас в фиктивном документообороте с ним и как следствие в неправомерном налоговом вычете, одним из способов защиты будет фото (видео) фиксация переговоров и (или) подписания договора с контрагентом. На практике большинство переговоров также заключается и в формате онлайн и в этом случае будет целесообразным зафиксировать коммуникацию с контрагентом, путем изготовления скриншота экрана либо записи видео сессии конференций Skype, Zoom, а также видео вызовов. Все это может показаться параноидальным, но если Вы, к примеру подрядчик по госконтракту, то данные меру будут не лишними.
Привлечение адвоката при «первых позывах»
Как только Вам поступил запрос от налоговиков/силовиков, либо пришло требование о явке, то не предостерегите себя заранее и привлеките адвоката. Не обесценивайте такие виды проверок, как доследственная проверка - стадию сбора силовиками материалов для возбуждения уголовного дела и мероприятия налогового контроля. Достойно отбиться возможно только при грамотном построении защитной позиции и чем раньше мы включаемся в защиту, тем лучшими для вас будут результаты.
@FIRST_PERSONS