Введение в профессию event-менеджер. Часть 1

Итак, начнем с самого понятия «event-менеджер». Кто это такой?

В разных компаниях эта должность может называться по-разному:

· Менеджер по организации мероприятий,

· Ивент-менеджер

· Корпроративный менеджер,

· Продюссер

· Ивент-продюссер

· Креативный менеджер и тд.

Сути дела это не меняет. Во всех смыслах менеджер – это связующее звено между клиентом и аудиторией, потому что визуализирует мысль клиента и доносит ее до аудитории через тот самый реализованный проект. Это многорукий многоног. Человек-паук, потому что в своих руках держит широкую паутину, за ниточки которых он может дергать, чтобы реализовать задуманный проект.

Насколько много у него этих задач я предлагаю вам подробно разобрать во время обзора каждого их этапов проекта.

У «проекта» тоже может быть несколько вариаций. В профессиональных кругах «проектом» называют всё, что можно реализовать, любое «мероприятие», любой «ивент».

Но сразу перейти к тому, какие форматы и виды проектов – было бы слишком просто. И поэтому мы оставим это напоследок, а начнем с того, из каких этапов этот самый проект состоит.

К слову, эту градацию из 3-х этапов я взял из видеосъемок, периода, когда у меня был свой собственный видеопродакшн.

· Преподакшн

· Продакшн

· Постпродакшн

Часто проект сравнивают с рождением ребенка. И в общем-то все процессы развития человека от рождения до пожилого возраста реально можно спроецировать и на проектную деятельность.

Так вот, проект состоит из этапов 3 (точнее 4, щас поясню почему):

1. Препродакшн (проще говоря подготовительный этап)

Период, когда формируются очертания проекта, идея, преимущества, фишечки / изюминки / wow-эффект, миссия, цель и задачи. Когда идея обретает первые наброски формы.

Возраст 0-7 лет: ребенок формируется сам, формирует свое представление о мире и учится с ним взаимодействовать.Начинает закладываться самооценка, появляется мотив общения со взрослыми, нравственный мотив (что такое хорошо, что такое плохо), мотив побеждать и быть первым. когда проигрывают – бесятся, важно дать понять, что это нормально – проигрывать, желание почувствовать себя самостоятельным, появляется внутренняя позиция, мозг перенастраивается от персонального на предметно-конкретное мышление.

2. Продакшн

Период, когда проект обрастает «мышцами».

С точки зрения возрастного развития в этом периоде 3 кризиса:

7 лет это второй кризис в жизни ребенка, когда происходит скачкообразное изменение поведения. Это когда действовать по-старому не хочется, а по-новому не можется пока еще. И вот тут пора действовать иначе.

13 лет - поиск своей Эго-идентичности. В этот период происходит большая часть физического формирования организма и взросления ребенка – появляются формы взрослого человека. Индивид крепнет.

17 лет: сепарация и полная самостоятельность

3. Постпродакшн

Период после проекта. В плане развития это период 26-65 лет - Зрелость.

Я сказал что этапов 4. Есть еще этап 0 – зачатие. И тут нужно понимать, что зачать проект, то есть выйти на клиента и добиться получения брифа – это задача важная и не такая простая. За нее в основном отвечают аккаунт-менеджеры (менеджеры по работе с клиентами), но когда ивент-менеджер работает на фрилансе – он становится еще более многоруким многоногом, и берет на себя и эту обязанность тоже.

Теперь рассмотрим, какой функционал требуется от менеджера на каждом из этапов проекта, и какие трудности могут поджидать.

Этот этап черезывайно важен, ровно, как и этап воспитания ребенка. Как вы знаете, в первые годы внимание, которое уделяется ребенку, помогает заложить в нем характер и мировосприятие. Так и на этом этапе: продумывание мероприятия до мельчайших деталей позволит вам сформировать у проекта отличительные черты, которые будут цеплять и клиента, и гостей, и вас вместе с вашей командой.

Преобладающая характерная особенность: «ДУМАЕМ»

Что такое характерная особенность – это преобладающее действие, которое вам предстоит совершать в этот период. Других никто не отменял, просто конкретно это действие вы будете делать на этом этапе чаще, чем другие.

Как и указано, основной блок работы – ментальный. Вам придется включить свою эмпатию на максимум и понять, услышать клиента на столько, чтобы вы ощутили это мероприятие своим собственным, а не просто наемным рабочим. Это ВАЖНО!

Обязанности менеджера

· Коммуникация с клиентом

· Анализ брифа

· Поиск подрядчиков

· Поиск площадки

· Поиск артистов

· Поиск кейтеринга

· Продумывание логистики

· Расчет сметы

· Подготовка презентации (в разных компаниях по-разному, обычно за это отдельные люди отвечают)

Для более наглядного примера я буду брать все туже проекцию на воспитание ребенка. Так вот представьте, ваша задача – сделать костюм для ребенка на утренник. И на этом этапе вы только очерчиваете основные моменты, размеры, ищите материалы и созваниваетесь с подругой, которая разбирается в кройке и шитье.

Этот этап выделяется тем, что здесь важно перейти от мыслей к делу. Прокрастинация уходит на второй план. Это этап воплощения. И здесь будут проявляться мелкие шероховатости, которые невозможно было предугадать на первом этапе. Например, если говорить об офлайн мероприятиях - вы идеально просчитали конструкцию для перформанса, но при производстве оказалось что у нее есть механические нюансы или выглядит она стремно.

Преобладающая характерная особенность: «ДЕЛАЕМ»

Или например говоря об онлайне – вы просчитали вы смету учитывая подключение по сервису по одной цене, курс изменился – ценник изменился, или например клиент говорит что кол-во людей вырастет в полтора раза, но бюджета больше нет.

Все эти вещи нужно будет приземлять на реальность и финализировать.

Продолжая пример с костюмом на утренник. Тут вы уже закупаете материалы и собираете модель (а затем и финальную версию) костюма.

Моделирование – штука очень хорошая и важная, позволяет более реалистично посмотреть на вещи, а не надеяться на авось. Первое правило Дизайна мышления заключается в том, чтобы от идеи до модели прошло как можно меньше времени, чтобы вы не успели прикипеть к этой идеи и в случае ее откровенного провала вы легко могли с ней расстаться. Так вот тут также.

Обязанности менеджера

· Подбор команды

· Четкое очерчивание функционала каждого члена команды

· Заключение договоров с подрядчиками

· Рабочие встречи с членами команды

· Корректировки сметы и договоров

· Утверждение контента с клиентом

· Проведение оплат/предоплат

Это этап, когда особенную роль приобретает команда и командная работа.

Мероприятие можно и нужно делить на зоны, как территориально, так и по ответственности. Менеджер один, и в день мероприятия он не может разорваться на части, поэтому ко дню Х он набирает себе в команду людей, каждый из которых будет закрывать свою зону или в день мероприятия или дополнительно на этапе подготовки.

Территориально:

- Зона гардероба

- Входная зона

- Гримерки

По ответственности:

· Клининг

· Кейтеринг

· Декор

· Режиссура

· Фото- и видеосъемка

И др

Менеджер делегирует не только функционал, но и возможность принимать решения самостоятельно. И только в отдельных случаях включается в работу.

Как говорил психолог Виктор Пономаренко «Хочешь познать явление, поднимись на более высокий уровень обобщения». Эта цитата идеально подходит для того, чтобы понять роль менеджера на самом мероприятии.

Преобладающая характерная особенность: «СКАНИРУЕМ и РЕАГИРУЕМ»

Обязанности менеджера

В день Х функционал менеджера переходит в стадию «сканирования и реагирования».

\общение с клиентом (если нет аккаунта или руководителя)

\координация работы команды

\выявление и устранение недочетов

Устранение недочетов происходит за счет собственных сил – если устранение не займет большого колва времени (поднять 1 бумажку) или за счет сил команды, если речь идет о конкретной зоне у которой есть менеджер (разбился/разлился стакан).

Моя бывшая руководительница как-то сказала мне «Важный день настал, ты сделал все, что мог. Ты прекрасно подготовил команду, и теперь просто доверься ей».

Возвращаясь к костюму, это когда ребенок выступает в костюме, а задача родителя присматривать, чтоб костюм сохранил свою функциональность и внешний вид до конца выступления.

Во время проекта менеджер сканирует пространство и реагирует на события, а иногда и просто предупреждает их возникновение. Общение с клинетов в день Х обычно берет на себя или руководитель компании или аккаунт (все зависит от масштаба), но если вы фрилансер – то тут вы опять-таки многоног.

Итак, мероприятие прошло, и как может показаться, пойду полежу) но не совсем так. И после мероприятия у менеджера тоже есть задачи.

Обязанности менеджера

· Получить обратную связь от клиента и поделиться своей обратной связью с клиентом

· Анализ положительных моментов и фак-апов внутри команды

· Письма благодарности и обратной связи подрядчикам

· Сведение сметы к балансу (на случай доп расходов)

· Сбор актов и проведение постоплат с подрядчиками

· Получение оплаты от клиента

Завершая историю с костюмом ребенка – тут этот процесс можно назвать рефлексией, причем как саморефлексией, так и вместе с ребенком. Анализ прошлого, выводы и фантазии на будущее.

Но есть еще одна задача, которую важно озвучить:

Важной задачей менеджера на всех этапах является: постоянный мониторинг рынка!

Ну что, мы закончили с этапами проектов и задачами ивент-менеджера. В следующей статье затронем типологию и форматы проектов, а также разберем, чем отличаются эти форматы.

#event #лонгрид #начало #ивент