Для чего нужен личный кабинет для компании?

Личный кабинет — это персональная страница на сайте, доступ к которой есть только у одного человека. Он может войти туда с любого устройства с помощью логина и пароля.

Ваш профиль в социальных сетях, учетная запись на сайте налоговой службы или Госуслугах — все это личные кабинеты.

Личный кабинет обязательно есть у маркетплейсов, а также в любых сервисах, где можно оплачивать товары онлайн. Это помогает сохранить платежные данные в безопасности.

А еще личный кабинет нужен банкам, образовательным сервисам и бизнес-платформам (например, программам для рассылок, конструкторам сайтов) для онлайн-доступа и работы пользователей в этих системах.

Любой личный кабинет — это мини-база данных клиента. При регистрации обычно просят ввести электронную почту, телефон, имя, фамилию.

Некоторые сервисы идут еще дальше и предлагают пользователям «познакомиться поближе» — указать должность, регион проживания, возраст, персональные предпочтения.

Когда у пользователя есть личный кабинет, сервис становится для него удобнее. Можно получать персональные предложения, скидки, накапливать бонусы. Можно решать свои бизнес-задачи и отслеживать прогресс. Можно один раз привязать банковскую карту и оплачивать товары в один клик.

Все это важно для пользователя, мотивирует его чаще использовать сервис и не обращаться к конкурентам.

Если у ваших клиентов есть личные кабинеты, можно активно использовать возможности CRM и сквозной аналитики. Генерировать персональные предложения, настраивать брошенные корзины и напоминания о просмотренных товарах, отправлять массовые email-рассылки, опираясь на данные о пользователе и его поведении.

Все это можно делать без личного кабинета, но тогда у вас будет только общая аналитика. Персональный же кабинет позволит отследить поведение каждого пользователя независимо от его IP-адреса. Это особенно актуально для маркетплейсов и крупных интернет-магазинов.

В идеале вся работа сотрудника должна проводиться и фиксироваться через систему, при этом данные сохраняются в единое хранилище данных.

Это позволяет анализировать данные, авторизовать такой анализ, делать выводы по статистике, а не ощущениям. В итоге это все нужно для принятия правильных решений.

Если вся работа сотрудника происходит в виде открытия страниц, заполнения полей и нажатия кнопок, вы можете каждое действие отследить, понять, как быстро оно выполняется, в правильной ли последовательности, с выполнением ли всех предписаний.

Что вы можете контролировать:

• когда человек начинает работать?
• сколько в среднем идет превышение по задачам?
• как быстро человек переходит с одной задачи на другую?
• сколько в среднем человек закрывает оценочных часов по задачам?
• как долго он обрабатывает новые заявки?

База клиентов — это критичный ресурс. Нельзя давать всем доступ к базе клиентов, т.к. ее просто могут унести с собой при увольнении.

Необходимо давать ограниченный доступ к критичным ресурсам. Сотрудник должен работать только с той информацией, которая ему нужна в текущий момент.

Можно создать инструменты работы в кабинете таким образом, чтобы затруднить сотруднику за один раз скопировать множество данных. К примеру, закрыть доступ к старым потенциальным клиентам, либо давать ограниченно информацию по ним.

Помимо конфиденциальности есть еще и целостность данных. Может случиться так, что один человек случайно или намеренно повредит данные. И пусть это будет 1 строка в данных, а не все хранилище.

В деловой рутине, чем стандартнее, тем лучше. Не нужно каждый раз изобретать что-то. Просто сделайте хорошо то, что вы всегда делаете. Для большинства задач нужно именно это.

Если в компании нет стандарта выполнения задач, то каждый сотрудник будет выполнять, как он считает нужным. Будет высокий брак. Люди будут забывать сделать важные шаги.

Необходимо продумать свой идеальный процесс, наполнить его артефактами выполнения.

Бывает трудно определить в чем именно возникают замедления в процессах. Кто именно фальшивит в оркестре?

Метрики работы по процессам дают возможность понять, где именно возникает наибольшая задержка.

Подобная прозрачность позволяет оптимизировать любой процесс: раскладываем на составляющие, ищем проблемные точки, думаем, как их улучшить, улучшаем, заново измеряем.

Если есть инструмент коллективной работы, предполагающий только наличие интернета и браузера, то появляются возможности работать удаленно. Некоторые сотрудники могут работать удаленно. Контроль системы можно вести с телефона, находясь в отпуске.

При этом важно перейти от парадигмы контроля "за плечом" к контролю "по метрикам".

Если сотрудник выполняет все быстро и заданным качеством, то какая разница, где он сейчас находится. Это также дает возможность сотруднику по-быстрому сделать из дома в выходной небольшое дело через личный кабинет вместо того, чтобы ехать на другой конец города для 15 минут работы.

У вас появляются более точные метрики для поощрения. Не просто смутные ощущения "он неплохо работает", а "сделано 23 задачи, закрыто 10 заказов, выручка 250 т.р.".

Можно вводить свои правила и элементы игрофикации для стимулирования людей работы в системе. И затем на основе показателей делать премии.

Какие это будут показатели, как будет считаться премия — это другой вопрос. Придумав свою систему показателей, вы сможете ее реализовать в системе личных кабинетов.

Есть такое понятие "защита от дурака", когда система заранее предугадывает простые типовые ошибки. Вы можете настроить свои процессы так, чтобы затруднить пользователю ошибаться.

Чем ниже брак, тем быстрее двигаются процессы, тем больше объем выполненной работы.

Анализируйте типовые ошибки сотрудников и думайте, как их можно избежать за счет строгих правил системы.

Мы говорим про систему личных кабинетов в виде портала.

Если необходимо обновить программу (а это частая потребность), то обновлять нужно только сервер. При этом личные кабинеты у сотрудников обновятся при очередной загрузке страницы.

Тем самым вы избегаете накладных расходов по обновлению каждой рабочей станции сотрудников.

Для обслуживания системы нужно не так много - аренда сервера (или хостинга), оплата домена, профилактика сервера. В отдельной статье мы разобрали вопрос стоимости владения решением.

Это очень нервирует, когда дело стоит из-за того, что информация у человека, а он сейчас недоступен, занят другими делами. Приходится ждать, работа встает.

В идеале люди не должны напрямую работать друг с другом. Каждый делает свою часть работы в системе: вносит данные, создает задачи, проверяет задачи.

Чем меньше человеческого взаимодействия, тем меньше ненужных задержек.

Человеческое взаимодействие необходимо, когда нужно решить проблему. С точки зрения бизнеса такие ситуации нежелательны. Нужно стремиться их количество уменьшить к нулю.

Данные проще защитить от потери, когда они лежат в одном месте.

Обязательно делать бекап с копированием на удаленное хранилище.

Если данные лежат где-то на компьютерах сотрудников, то постоянно будет возникать ситуация их нехватки: кто-то уволился, кто-то ушел в отпуск, у кого-то сгорел жесткий диск.

Все важные данные по бизнес-процессам должны храниться в единой системе.

Если у вас есть приятное удобное знакомое место, это упрощаем вам работу. Если ваша работа подразумевает работу с кучей различных сервисов, это напрягает своим разнообразием и необходимостью разбираться с каждым интерфейсом отдельно.

Чем привычнее интерфейс личного кабинета, тем лучше. Все под рукой, никаких фокусов от системы. Все основные действия выполняются в едином месте в едином стиле.

Формы могут быть очень неудобными. Непонятные ошибки, большое количество полей, неясно как заполнять.

Если ваши формы спроектированы с учетом возможных проблем пользователя, он скорее всего этого не заметит. Хорошая форма - как судья в футболе. Его не замечают, пока она не начинает чудить. Также хорошие формы помогут ускорить ввод данных, например, подсказывая данные для ввода, приводя кликабельные примеры ввода и типовые ответы.

Система может давать пользователю нужную информацию в нужное время. Это зависит от бизнес-логики приложения, и требует тонкой итеративной настройки.

Если данных по уведомлениям будет слишком много, то пользователь просто забьет на ваши уведомления. Важно не переборщить с этим.

Чем меньше уведомлений и чем они критичнее, тем более ценными они будут восприниматься пользователем.

Мы живем в мире постоянного отвлечения. Все пытаются нас зацепить своим информационным шумом. Ваша система должна быть источником только важных уведомлений, которые дают пользу вашим сотрудникам. В этом случае они несознательно будут воспринимать уведомления системы как важные.

Работать в системе можно с любого места. Нужен просто интернет и телефон/планшет/ноутбук. Это уменьшает риск возможных простоев, ведь работу можно сделать и из дома практически в любое время. Также вам не нужны данные, которые остались на вашем рабочем компьютере - все данные лежат в системе, вы с телефона можете их получить, обработать информацию и произвести необходимые действия через личный кабинет в системе.

Каждый человек хочет ощущать свою значимость. Давая сотруднику панель показателей, он может следить за их изменением и пытаться влиять на их динамику. Это вызывает дополнительный игровой азарт, который может положительно сказаться на рабочих процессах.

В некоторых случаях можно делать соревнования между людьми. Главное, чтобы это не приобрело характер жесткой конкуренции, когда взаимопомощь и хорошие отношения пропадают, а на смену приходят зависть, личная гордость, трения.

Когда вы кого-то спрашиваете, вы его отвлекаете от работы. При этом частота вопросов не имеет значения - каждый вопрос надо решать. Сотруднику будет удобно, если большинство типовых вопросов можно решать через информационную систему, а по соседям. Все зависит от человека, но в общем случае для бизнеса выгодно снижать количество лишних взаимодействий между людьми.

У нас есть 2 подробные статьи про создание личных кабинетов:

Создание личных кабинетов для сотрудников

Создание личных кабинетов для клиентов - клиентский сервис

Источник: