Чат-боты и рекрутинг

Когда горят вакансии, в день назначается по 30 собеседований, а ещё встречи, бесконечные звонки с однотипными вопросами от кандидатов. В таких ситуациях в 21 веке привыкли спасаться при помощи технологий.

Речь пойдет про автоматизированые чат-бот системы. Такие системы, могут сами:

• Отправить кандидату место и время встречи, а также в автоматическом режиме переназначить встречу на удобное время
• Ответить на основные вопросы кандидата
• Автоматизировать обратную связь
• Здорово помочь в адаптации новичка: сбор документов и пр.

Если рассмотреть основные функции чат-бота через процессы рекрутмента, то получится следующее:

Последние два-три года стали очень значимыми для российского рынка труда, потому что произошли сильнейшие изменения. Во-первых, в России наблюдается пик демографической ямы. Сильнейший спад рождаемости пришелся на начало 1990-х гг., и сейчас трудоспособного населения, молодых людей, которые выходят на рынок труда, в два раза меньше, чем было в советское время.

Как это отражается на рынке? Всё очень просто, возрастает борьба за кандидата, причем не только в популярной области, как IT. Курьеры, линейные менеджеры, продавцы-консультанты, сотрудники call-центров и многие-многие другие — охота за ними ведется не меньшая, чем за программистами.

Во-вторых — Covid-19. Если раньше удаленно работали в основном digital-специалисты, то сейчас на такой формат работы перешли и массовые позиции.

Это означает, что раньше за того же сотрудника call-центра конкурировали местные компании или филиалы крупных, а сейчас он может выбирать компанию в любой точке мира. Получается, кандидат находится в привилегированном положении, и это вдвойне стимулирует работодателей искать новые подходы в рекрутинге, чтобы быстрее захватить кандидата.

В-третьих — молниеносно устаревают старые форматы рекрутинга — это поиск работы/работников благодаря специализированным сайтам. Они лидировали лет 15-20, но за последние пару лет всё изменилось: цены на услуги сайтов значительно выросли, а резюме в их базах стало гораздо меньше, особенно молодых специалистов.

Устаревают и сами принципы найма: звонок по базе уже не дает и половины результата, который был еще пять лет назад. Пришло время нового вида рекрутинга: когда в процессы нужно внедрять автоматизацию, а кандидатов привлекать с помощью инструментов HR-маркетинга.

Кандидаты стали весьма требовательными. Во-первых, молодое поколение не любит и даже раздражается, когда вторгаются в их личную жизнь в виде звонков. Во-вторых, у них завышенные ожидания и требования к скорости, потому что они привыкли всё получать быстрее. Например, когда они видят вакансию в Instagram, переходят по ссылке, которая ведет их на сайт, на котором нужно заполнить форму и приложить резюме, они, скорее всего, проигнорируют ее.

На первое место выходит быстрое принятие решений. В вакансиях большую популярность набирает принцип one day hire — предложение о работе в день получения отклика. И тут актуален вопрос: насколько максимально вы приблизились к тому, чтобы за день трудоустраивать своих кандидатов, при этом не теряя в качестве подбора?

HR-команды рассматривают чат-ботов как естественный способ получения необходимой информации для сотрудников, и их применение растет:

• 92% согласны с тем, что в будущем чат-боты будут напрямую отправлять сотрудникам важную и необходимую им информацию.
• 2/3 респондентов считают, что их сотрудникам очень удобно пользоваться чат-ботами, особенно для поиска информации.

Давайте разберемся, что такое чат-боты и что они могут делать:

• Информирование о вакансии — ответы на все однотипные вопросы о вакансии — какая зарплата, тип оформления, место работы и т. д.
• Подбор вакансий — опрос сотрудника и подбор наиболее подходящей для него вакансии.
• Анкетирование — сбор всех основных анкетных данных с пользователя, вплоть до формирования краткого резюме и скрытия не подходящих кандидатов с автоматизированным отказом.
• Оценка кандидата — проведение быстрого тестирования или опроса.

• Оповещение кандидата — информирование кандидата о времени и месте выхода на работу, пакете необходимых документов.
• Оповещение лиц, вовлеченных в адаптацию — чат-бот спросит и согласует сроки у каждого, связанного с адаптацией, когда он сделает свою часть. Например, заведение учетной записи, встреча секретарем и так далее. Напоминает об окончании адаптационного периода.
• Информирование о работе офиса — ответы на вопросы по работе в офисе – правила, места обедов, туалеты, секретные переходы.
• Тренинги по безопасности — проведение не банальных автоматизированных тренингов по охране труда и пожарной безопасности, последующим тестированием.
• Обязательное обучение — проведение автоматизированных тренингов по использованию информационной системы, управлению проектами.
• План адаптации и контроль выполнения — чат-бот опросит руководителя и составит план адаптации, согласует его с ответственными лицами и специалистом, обеспечит контроль выполнения.
• Контроль стресса при адаптации — позволяет регулярно оценивать уровень напряженности и контролировать ситуацию с сотрудником. Реализуется или путем самооценки сотрудника и оценки окружающими его состояния или с использованием технологии распознавания эмоций по голосу.
• Распределенный коучинг — возможность прикрепить сотрудника к нескольким наставникам или коучам, по специализации, которые смогут помогать ему в адаптации.

• Сервисные услуги — дает возможность автоматизировать заказ канцелярских товаров, оформления командировок и заказа билетов, заказ технической поддержки.
• Сервисное информирование — ответы на вопросы об оставшихся днях отпуска, возможность проинформировать о болезни или опоздании на работу, сбор заявок на отпуск и так далее.
• Обучение — быстрое обучение с помощью решения небольших кейсов, крайне эффективный и удобный способ развития. А также использование нарративного обучения.
• Развитие — формирование полезных привычек с использованием игр и напоминаний, внутренних челенджей.
• Развлечение — чат-бот проведет квест для сотрудников или поможет сделать ставки на внутреннем тотализаторе, например игру в чемпионате по футболу.
• Информирование о внутренних вакансиях — оповещение соответствующих сотрудников об открытии вакансии внутри компании и сбор заявок от кандидатов.
• Контроль эффективности мероприятий — проведение опросов после мероприятий, для сбора обратной связи и контроля эффективности. Например, опрос после каждого тренинга по методике Киркпатрика.
• Проведение пульс-опросов — регулярные короткие опросы сотрудников для оценки удовлетворенности, вовлеченности, сбора мнений и так далее.
• Общее информирование — обучающийся чат-бот, который выдает запрограммированную общую информацию о офисе – кто где сидит, телефоны и так далее, а так же он собирает информацию от сотрудников и делится ей с другими. Например, о том что открылась новое кафе, что сломался туалет на 2-м этаже или о скидках в соседнем магазине.
• Оценка персонала — проведение тестирования или больших опросов среди сотрудников.
• Управление эффективностью — возможность в режиме онлайн вносить данные по выполнению планов, закрытию проектов и так далее. Так же проведение процедур оценки и согласования встреч.
• Exit–интервью — проведение опроса увольняющихся, для внесения изменений в текущую деятельности.

Звонок — это всегда вторжение в личную жизнь, особенно для людей на линейных позициях. Например, вы продавец электронной техники. У вас жесткий рабочий день, и, скорее всего, вам запретили пользоваться телефоном в рабочее время. Вероятность, что рекрутер вам дозвонится, — нулевая.

Здесь два варианта: либо рекрутер должен дозваниваться до вас после вашего завершения рабочего дня, либо он не дозвонится совсем. Мессенджер позволяет вам получить сообщение в рабочее время и ответить на него, когда удобно. Вы можете общаться с ботом и в шумной обстановке, и незаметно от других чатиться.

Еще одна проблема — в России телефонный трафик сильно заспамлен. Мошенники из банка, реклама с сайтов — есть антипатия к незнакомым номерам. Когда же пишет бот, это дружелюбно и естественно, потому что люди «живут» в мессенджерах.Настоящий современный рекрутер — это экспертиза, умение раскрыть и понять человека. Тогда как рутинные звонки в постоянном цейтноте, пустые собеседования — это рекрутинг старого образца. Сейчас чат-бот может сделать всю эту работу: понять, подходит ли базово кандидат на вакансию, посмотреть релевантность опыта и синхронизироваться с календарем занятости. Привести кандидата за ручку, напомнить 10 раз о вакансии и сообщить адреса и контакты.