Регистрация посетителей в офисных центрах в России до сих пор происходит по-старинке: вы заходите в лобби, а там сидит суровый охранник. Вы протягиваете ему свой паспорт или права, он переписывает данные паспорта в бумажный журнал, и отдает вам обратно ваш документ и пластиковый пропуск, который вы используете для прохода через турникет. Какие тут есть минусы?
Минусы для посетителей
1. Вы передаете свой документ в чужие руки. Если у вас много встреч, то рано или поздно ваш документ станет потрепанным. У меня, например, уже практически отваливается первая страница паспорта. К тому же, в наше непростое эпидемиологическое время было бы неплохо дезинфицировать все, что передается из рук в руки.
2. То же самое с пластиковым пропуском, который вы получаете - вы не знаете, кто держал этот пропуск в руках до вас. Его тоже надо дезинфицировать.
3. Есть прямой контакт с другим человеком на расстоянии вытянутой руки. Все носят маски? Нет, не все.
4. Если охранник переписывает ваше ФИО и цифры паспорта, то это уже называется "обработка персональных данных" в соответствии с ФЗ-152. Как правило, ваше согласие на это не спрашивают, а должны. Как и где ваши персональные данные будут использоваться - вы не знаете.
5. Вы тратите время на регистрацию для прохода в офисный центр. Если перед вами очередь, а ваша встреча начинается уже через минуту, то это серьезный минус. Мы все отлично знаем организации, вход в которые растягивается на полчаса.
Минусы для управляющей компании или администрации офисного центра
1. Бумажный документооборот - это прошлый век. Невозможно построить аналитику по посещениям. К тому же очень часто заявки на посетителей прилетают по телефону, заявки на автомобиль - по почте, заявки на внос и вынос ТМЦ - через служебные записки. Систематизировать все заявки в одном месте становится нетривиальной задачей, которая занимает много времени, либо не делается вообще.
2. Пластиковые пропуски теряются, забываются и изнашиваются. Если в турникете нет картоприемника на выход, то посетитель запросто унесет пропуск с собой.
3. Несоответствие ФЗ-152 при обработке персональных данных посетителей вроде как пока некритично, поскольку Роскомнадзор пока не начал проводить активные проверки офисных центров. Тем не менее, рано или поздно у них руки дойдут и тогда исправлять ситуацию придется в авральном режиме. Скорее всего, штрафов не избежать.
4. В отдельных случаях, охранники могут пропустить посетителей "по знакомству" - это целиком и полностью в их власти
5. Если посетитель вышел, например, на перекур, и потом ему надо зайти обратно, то придется выписывать новый пропуск. Скорее всего, для повторного входа нужна повторная заявка. А это - время.
Полностью цифровое решение для регистрации и прохода посетителей в офисные центры
Мы в ПиплПасс считаем, что процесс регистрации посетителей должен быть оптимизирован и оцифрован. Регистрация посетителей должна проходить самостоятельно. Пластиковые пропуски должны исчезнуть. Все контактные способы прохода, включая считыватель отпечатка пальца - небезопасно. Новым пропуском через любой турникет должен быть QR-код, мобильный ключ, либо бесконтактная биометрия, т.е. лицо.
Для решения этих задач мы разработали собственное решение для самостоятельной регистрации посетителей на терминалах. Терминал - это компактное решение, включающее в себя Apple iPad в креплении с предустановленным приложением для регистрации посетителей. Также в состав решения входит мобильный принтер для печати пропусков и бейджей, и считыватели QR-кодов и мобильных ключей, которые устанавливаются на гостевые турникеты. Теперь разберем каждый пункт по отдельности.
Заявка на пропуск
Любой сотрудник вашей организации или компании-арендатора может заказать пропуск на посетителя. Если в заявку указывается электронная почта и мобильный телефон посетителя, то приглашения на встречу будут продублированы по электронной почте и смс. В приглашение по почте можно добавить карту проезда, запись в календарь, и любые опросные данные. Также в приглашение автоматически добавляется QR-код для быстрой регистрации на терминале. Смс с приглашением выглядит вот так:
Самостоятельная регистрация посетителей
Когда посетитель приходит на встречу, то достаточно подойти к терминалу саморегистрации и отсканировать на нем QR-код из смс. Если QR-кода не было, то можно зарегистрироваться вручную. При первом посещении терминал попросит посетителя подписать согласие на обработку персональных данных, спросит разрешение на фотографирование посетителя, и попросит сфотографировать документ. При повторных посещениях посетитель сможем зарегистрироваться через распознавание лица. В момент регистрации посетителя на терминале, ожидающая сторона получает уведомление о том, что посетитель пришел. В этот же момент полученный ранее QR-код активируется для прохода через турникет. Если у посетителя нет смартфона, то принтер напечатает QR-код на ленточной бумаге.
Проход через турникет
Теперь надо "научить" ваши турникеты распознавать QR-коды и мобильные ключи для пропуска посетителей. Мы предлагаем выбрать один или два турникета, которые будут являться гостевыми, и установить на них считыватели QR-кодов и мобильных ключей. Теперь посетители могут сканировать QR-код для прохода через турникет.
Посмотрите наше видео с первого внедрения такого решения:
Турникетное решение устанавливается параллельно текущему СКУДу, используемому в офисном здании, по методу "сухого контакта". Таким образом, ваша пожарная система остается нетронутой. В случае необходимости, можно также сделать интеграцию решения PeoplePass с любыми другими информационными системами, используемыми в здании, например, с O-din (кстати, рекомендуем).
Какие проблемы решаются внедрением системы регистрации посетителей PeoplePass?
Во-первых, охранник теперь может охранять, а не выписывать пропуски. Бумажный журнал регистрации посетителей можно выкинуть.
Во-вторых, у вас теперь есть полная аналитика по всем клиентским посещениям. В любом разрезе.
В-третьих, это полностью бесконтактный способ регистрации, сводящий к минимуму риск развития неблагоприятной эпидемиологической ситуации в бизнес-центре.
В-четвертых, поздравляю, ваше бюро пропусков теперь соответствует ФЗ-152.
В-пятых, это просто красиво. Посмотрите сами:
Если вас заинтересовало внедрение системы регистрации посетителей PeoplePass в ваше офисной здание или отдельно стоящий офис, то свяжитесь с нами любым удобным способом:
+7 495 144 7277
Можете также подписать на инстаграм CEO PeoplePass: @m.y.kutuzov