Проблемы начинающих проджект-менеджеров: что с ними делать

Раз вы здесь, поздравляем, вы проджект-менеджер. Либо вы прошли курс по проектному управлению и, либо вас на место управленца назначил руководитель. В любом случае, чтобы не допускать ошибок, которые встречаются у начинающих проджектов, рекомендуем прочитать этот текст, в котором мы подробно разберем каждую проблему и пути их решения.

Project management – быстро растущая и набирающая обороты специальность. Но это не самая простая сфера, требующая хорошо развитых не только «твердых», но и «мягких» навыков, таких как стрессоустойчивость, самоорганизация, проактивность и так далее. Этим объясняется острая нехватка специалистов на рынке труда.

Еще недавно мало кто знал, кто такие проджекты и чем занимаются, но уже сейчас они стали в 3 раза популярнее smm-специалистов!

Всё большее количество специалистов может стать проджект-менеджерами в совершенно разных областях. Это объясняется ростом числа образовательного контента и популярности профессии в медиаполе. Ну а если вам уже посчастливилось стать частью этой отрасли, то следующая информация будет для вас полезной.

На пути начинающих проджектов часто возникают определенные трудности по разным причинам: недостаток опыта, специфика сферы и тому подобное. Но все эти проблемы решаемы. Теперь давайте перейдем к самым распространенным ошибкам новичков в сфере управления проектами.

Недостаточная проработка проекта на этапе его инициации. Начинающие проджекты часто могут увлечься самим процессом управления, забывая о том, как важно в первую очередь определить четкие цели, целевую аудиторию и требования проекта. Если на этапе инициации вы не определите все эти важные моменты, вам будет легко потерять фокус, а заказчик будет недоволен результатом.

Например, руководитель проекта создания сайта неправильно определил цель проекта, что привело к разработке продукта, который не понравился клиенту.

Неправильная оценка рисков. Начинающие управленцы проектами могут недооценивать риски проекта, и иногда даже их игнорировать. В итоге у них нет стратегии работы с рисками, что может негативно сказаться на результате.

Пример: Руководитель проекта по строительству не учел возможность изменения цен на строительные материалы, в итоге бюджет проекта раздулся, заказчик негодует, проджект в стрессе.

Плохо налаженное общение внутри проекта. Не стоит недооценивать важность экологичного и удобного общения как внутри команды, так и с заинтересованными сторонами, ведь это является ключевым аспектом успешного управления проектом. Начинающие управленцы могут не уделять достаточного внимания этому аспекту, что может привести к недопониманию, конфликтам и задержкам.

Например, руководитель проекта не регулярно сообщал клиенту о прогрессе проекта, редко отвечал на сообщения, в итоге заказчик не доволен, чувствует, что его кинули, не доверяет проджекту и вряд ли захочет с ним работать дальше.

Низкая адаптивность и отсутствие гибкости. Начинающие руководители проектов могут не учитывать возможные изменения в ходе проекта и не разрабатывать соответствующий план управления изменениями. Это может привести к хаосу, непредсказуемости и дополнительным затратам.

Пример: Руководитель проекта не предусмотрел процесса утверждения изменений в требованиях, что привело к частым правкам и задержкам в проекте.

Уже узнали себя? Ничего страшного, сейчас объясним, как все исправить.

Начнем с первой проблемы - недостаточной проработки проекта на этапе его инициации. Для того, чтобы впредь не повторять эту ошибку, вам необходимо:

• Всегда четко формулировать цели, задачи и требования проекта, также не забывать их документировать. Для этого разработан стандартный документ – паспорт проекта, где вы все запишите. Так, всем будет все ясно, и в случае чего будет к чему обратиться.
• Согласовывать все процессы, планы, инструменты с заинтересованными сторонами. Которых вы тоже укажете в паспорте проекта, и вам будет понятно, кто за что отвечает, кому что важно рассказать.

Это нормально, если какие-то аспекты будут меняться после старта проекта, главное - все всегда документировать и согласовывать, а не просто обсудить на общей встрече и переписать в заметки своими словами.

Вторая ошибка начинающих специалистов - неправильная оценка рисков. Важно выделить все риски проекта совместно с заинтересованными сторонами и экспертами. И, также как и в первом случае, все обговорить, оценить задокументировать и согласовать. Потребуется разработать стратегии по устранению этих рисков и в некоторых случаях даже выделить резервный бюджет.

Стоит не забывать о рисках, и время от времени на протяжении всего проекта выделять новые и опять разрабатывать стратегии по их устранению.

Плохо налаженная коммуникация внутри проекта. Тут вам следует:

• найти удобные методы общения с каждой из заинтересованных сторон проекта;
• понимать роль каждого члена команды/ проекта и узнать, в какой момент лучше вовлечь конкретного человека.

Это сильно упростит вам жизнь и позволит всегда получать качественную обратную связь от всех заинтересованных сторон.

Низкая адаптивность и отсутствие гибкости. Решить эту проблему вам поможет развитие навыка адаптации к изменениям. Но, чтобы уже сейчас становиться лучше, мы советуем вам:

• самостоятельно в конце каждого проекта анализировать результаты и работу: что можно улучшить или сделать по-другому, успешные и не очень практики и инструменты и тд.
• проводить встречи с командой в конце проекта, чтобы вместе обсудить пройденный путь, например, какие проблемы возникали, что понравилось и наоборот.

Как мы уже говорили в начале, управление проектами требует развития не только «твердых», но и «мягких» навыков. Из недостаточно развитых soft skills довольно часто вытекают некоторые проблемы начинающих проджектов.

А проработать все необходимые навыки мы помогаем нашим ученикам на двухнедельном курсе по основам проектного управления!

Там вы научитесь разрабатывать понятный план действий для реализации проектов, координировать работу команды, да еще и результатов достигать. Ну и самое главное, станете руководителем проектов в любой сфере – от IT, образования и маркетинга до строительства и торговли.

После обучения у вас появятся:

🟣 алгоритм управления проектами: от плана до оценки результатов;

🟣 навыки и инструменты для запуска чего угодно;

🟣 проверенные шаблоны, чтобы сразу начинать работу;

🟣 документы, чтобы подтвердить знания и прокачать портфолио.

Оставайтесь с нами, чтобы не пропустить следующие тексты!