Внедрение BI: Почему брифы и опросники не работают? Как собрать ТЗ с заказчика за полчаса в режиме легкой беседы

В какой бы BI-системе вы не работали, необходимость сбора требований к аналитическому отчету у заказчика остается неизменной. Рассказываем в статье, как их эффективно собирать в гибком (agile) режиме — то есть в процессе легкой беседы. Мы собрали те нюансы, о которых многие не задумываются на переговорах, но которые имеют ключевое значение для эффективности дальнейшей работы. Материал будет полезен для проектных BI-команд, внедренцев-одиночек, внутренних внедренцев и бизнес-аналитиков.

Прежде чем перейти к основной теме статьи, оговоримся: заказчики делятся на 2 типа:

• Внутренний заказчик (например, бухгалтерия в той компании, где вы работаете). Коммуникация с внутренним заказчиком уже налажена: вы знаете его имя, говорите на одном языке и пользуетесь одинаковой терминологией;
• Внешний заказчик – это клиент, который ранее никак не был с вами связан и пришел к вам за проектом, как говорится, «с улицы».

Основное внимание в статье уделим именно внешнему заказчику: взаимодействие с внутренним, как правило, проще. Речь пойдет о первой встрече с заказчиком в режиме «бесплатной консультации» — никакие документы на этой стадии еще не подписаны.

Цель первой встречи — не напугать заказчика, а напротив, подружиться с ним и максимально проработать его «боли».

Правило номер ноль: разговаривайте с клиентом с улыбкой! Это слышно, это чувствуется, и это настраивает беседу на позитивный и — в результате — конструктивный лад.

Правило номер один: конспектируйте разговор в режиме реального времени на глазах у заказчика. Если встреча проходит онлайн, для этого можно использовать инструмент Figma с демонстрацией своего экрана, так чтобы заказчик видел, что вы пишете.

Вопросы, которые надо задать в этой части беседы:

• Как зовут собеседника;
• Чем занимается компания;
• Чем лично он занимается в компании;
• Чем он сможет помочь вам в работе: предоставить данные, определить правильность формул расчетов, обеспечить взаимодействие с руководством и т. д.? Часто на встречу приходит несколько человек, вам нужно разобраться, у кого какая роль, и к кому по каким вопросам вы сможете в дальнейшем обращаться;
• Представить свою команду.

Целью этой части беседы является выявление проблем в компании, которые клиент хочет решить, обратившись к вам для создания аналитических отчетов.

После того, как клиент ответит на ваш вопрос, хорошей практикой является повторить его слова, используя более простые и понятные выражения, в то же время резюмируя сказанное.

Следует выяснить также, планируется ли дополнительная автоматизация в дальнейшем. Это необходимо знать, чтобы определить, на какие источники данных можно рассчитывать сейчас, и одновременно сделать задел на будущие долгосрочные отношения. Кроме того, зачастую выясняются дополнительные пожелания, о которых клиент забыл упомянуть в начале беседы. Если выясняется, что необходимы отчеты, за которые вы вообще не готовы браться, то лучше выяснить это сейчас и расстаться друзьями.

Очень важный раздел беседы, из которого необходимо выяснить, какими источниками данных придется пользоваться. Параллельно необходимо определиться, на чьей стороне будут специалисты по подключению источников. Если заказчик пользуется источником, с которым вы раньше не работали, предупредите его об этом и возьмите паузу на изучение.

Составляем макет отчета в реальном времени

После того как основные вопросы закрыты, предлагаем вместе с заказчиком набросать макет отчета, — так будущий результат работы обретет свои реальные очертания в сознании клиента. Удобно делать макет отчета в Figma, draw. io, Miro — выбор инструмента, естественно, за вами. Важно, чтобы у клиента была возможность открыть документ после беседы и оставить свои комментарии – зачастую важные мысли и поправки приходят уже после завершения разговора.

Полезно подготовить заранее лист, где вы будете рисовать, с основными фильтрами и метриками, которые встречаются практически в каждом отчете: период, менеджер, тренд и т. д. Это поможет облегчить старт макетирования. Удобно также, если у вас будут преднастроенные шаблоны популярных графиков и диаграмм из той BI-системы, в которой вы работаете.

На этапе макетирования принимаются все идеи заказчика и кладутся на макет, а затем уже можно при необходимости вычеркнуть лишнее, ненужное и затрудняющее восприятие.

Уточняйте по ходу сбора макета, из каких источников данных будет браться каждая метрика, и сразу фиксируйте эту информацию в комментарии на макете.

1. Работайте в терминологии заказчика. Если официально какая-то метрика называется не так, как называет ее заказчик, не надо настаивать и поучать клиента.

2. Не пытайтесь сразу все красиво отрисовать. Если нет какой-то заготовки, обозначьте ее условно и напишите для себя комментарий, что здесь должно быть. Главная задача макетирования – собрать идеи.

3. Старайтесь не собирать команду заказчика на встречу целиком, лучше провести ряд отдельных встреч по зонам ответственности с ключевыми людьми.

4. После того как вы получили подтверждение от заказчика, что макет его устраивает, составьте план-смету работ по реализации проекта. С этим планом можно идти к заказчику для согласования и обсуждения суммы и графика оплаты вашей работы.

5. Не оценивайте работы “под ключ”. Комфортнее договориться о поэтапной оплате проекта и заключить рамочный договор, включающий возможность доработок.

6. Совет начинающим разработчикам: если вы ошиблись с оценкой рабочего времени на какой-либо из этапов – не пытайтесь “качать права” и требовать дополнительной оплаты. Ошибка в оценке – это ваша ошибка. Со временем вы научитесь оценивать свои трудозатраты более реалистично.

Главная задача любого приглашенного специалиста – оставить после себя работающий проект и довольного клиента. Если вы понимаете, что задача вам не по зубам (незнакомые источники, сложный бизнес-сценарий), порекомендуйте заказчику коллегу, который имеет опыт работы именно с этим источником и с такими сценариями. Клиент уйдет довольным и в следующий раз уже своему соседу порекомендует вас!