По 54-ФЗ продавец обязан выдавать покупателю чек и направлять его в налоговую. Если чек не принят ФНС, предприниматель рискует получить штраф. Разбираемся, как это работает и как избежать неприятностей.
Как проверяется чек в налоговой
Проверка чека ФНС происходит автоматически через ОФД с помощью форматно-логического контроля (ФЛК).
ФЛК следит за тем, чтобы соблюдались все требования, установленные статьей 4.7 закона о ККТ. Он осуществляет контроль за наличием обязательных реквизитов и их корректности, проверяет теги, чтобы они не были лишними и не повторялись. Здесь же проверяется логика бланка строгой отчетности.
В карантин ОФД также могут попасть документы, которые имеют некорректные данные, связанные с неисправностью фискального накопителя. В этом случае важно его заменить.
Бланки строгой отчетности, находящиеся в карантине, не учитываются в налоговой базе, что может стать причиной расхождения налоговой отчетности и поводом для проверок.
Почему могут не принять чек
ФНС тщательно подходит к проверке реквизитов кассового документа и в случае возникновения недочетов, забраковывает их. Причины возникновения таких проблем:
Нет меры количества предмета расчета
В своем письме налоговая разъяснила, что с 09.11.2023 года кассовые документы, сформированные по ФФД версии 1.2, которые не содержат реквизит «мера количества предмета расчета» (тег 2108), не принимаются.
Если первый этап контроля пройден, после ФЛК сервер ФНС проводит повторную, более тщательную проверку. Начинает работу автоматизированная система контроля применения контрольно-кассовой техники (АСК ККТ).
Система была введена в 2016 году на основании приказа налогового органа и направлена на проведение углубленного анализа полученных от ФЛК кассовых документов.
Куда попадают чеки, не прошедшие контроль
Если кассовый документ не прошел проверку ФЛК, т.е. если в нем отсутствуют обязательные реквизиты и имеются существенные ошибки — он попадает в карантин.
Такой чек не будет принят ФНС, онлайн-касса выдаст ошибку 420.
Нет данных агента
Согласно ч. 3 ст. 4.7 закона 54-ФЗ, кассовый документ, выдаваемый платежным агентом, обязательно должен содержать его данные: номера контактных телефонов и размер получаемого им вознаграждения.
ФНС в своем приказе от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@ утвердила дополнительные реквизиты фискальных документов.
В случае реализации агентом работ и услуг ИП, в структуре бланка строгой отчетности должны быть указаны реквизиты «признак агента», «данные поставщика».
Нет ИНН поставщика
В приказе ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@ закреплено, что в чеке должен быть отражен реквизит «ИНН поставщика» к соответствующей товарной позиции, если товар ИП был реализован агентом.
Время кассы отстает от настоящего на 1 год (код ошибки 502)
В постановлении Верховного суда № 308-АД15-10504 от 24.11.2015 года указано, что отклонение времени на контрольно-кассовых машинах не должно превышать 5 минут от реального. По закону кассовый документ должен быть сформирован в момент расчета, согласно ст. 1.2 закона 54-ФЗ.
Иначе нарушение будет засчитано, а чек не будет принят ФНС.
Время на кассе опережает текущее более чем на сутки
ФНС РФ проинформировала о следующем: если на отпечатанном кассовом документе время отклоняется от реального более чем на 5 минут, это является основанием для привлечения налогоплательщика к административной ответственности.
Согласно ч.1 ст. 4.1 закона о ККТ, фискальный накопитель исключает возможность формирования фискального признака для фискальных документов при продолжительности смены более 24 часов, за исключением отчета о закрытии смены.
Чек без фискального признака незаконен, т.к не содержит обязательный реквизит по ст. 4.7, а факт оплаты не будет зафиксирован в ФНС. Это в свою очередь является нарушением и грозит выплатой штрафа.
Как понять, что чек не прошел
Когда ККТ печатает бумажный или электронный чек, она автоматически направляет данные в ОФД для проверки их на корректность. В случае возникновения проблем кассовый документ отразится в данных онлайн-кассы с пометкой об ошибке.
Как проверить принят ли чек ФНС? Зайти в личный кабинет вашей облачной кассы:
В личном кабинете можно увидеть всю отчетность по кассовым документам, их количество и статус.
Что делать, если чеки забраковали
Создать корректировочный чек. Согласно примечанию к статье 14.5 КоАП РФ, своевременно сформированный чек коррекции освободит нарушителя от административной ответственности.
На кассе создается бланк строгой отчетности с признаком расчета «приход», где вбиваются верные реквизиты.
Например, если в кассовом документе ранее не был указан обязательный реквизит в виде названия товара. Эти данные должны быть добавлены в корректировочный чек, который затем нужно направить в налоговый орган, вместе с сообщением о допущенном нарушении и его исправлении.
Вывод
Что делать, если чек не принят ФНС?
- выяснить причины: удобнее всего найти чеки с ошибкой через личный кабинет онлайн-кассы;
- убедиться, что формат фискальных данных, фискальный накопитель и кассовое оборудование соответствует требованиям законодательства;
- исправить недочет: сформировать на кассе чек коррекции с правильными реквизитами и с признаком расчета «приход»;
- перестраховаться: направить вместе с чеком коррекции в налоговую информационное письмо о совершенной ошибке и ее исправлении;
- осуществлять профилактику: отслеживать в личном кабинете каждый пробитый чек, провести обучение сотрудников о формировании кассовых документов, следить за обновлениями в законе о ККТ.