У меня несколько лет открыт счет в Тинькоф Бизнес, и мне нравится пользоваться сервисом банкинга, но когда доходит речь о анализе финансов, контрагентов, доходов и расходов, обходиться силами интерфейса Тинькоф Бизнес становится очень сложно. Решил поделиться с вами как я визуализирую данные финансов для дальнейшего анализа с помощью сервиса DataLens. Услуги аналитиков достаточно дорогие, по этому сэкономлю каждому кто прочитал статью 50 000 рублей. (взял сумму с потолка, нооо.. сэкономил считай заработал).
Итоговый результат можно посмотреть здесь: https://datalens.yandex/qai36weky2kog. А теперь обсудим как создать подобный отчет
Смысл создания финансового отчета
- Как работает ваш бизнес - приносит прибыль или убытки?
- Скоро ли вас ждет кассовый разрыв?
- Сколько собственник может положить себе в карман или выдать премий своим сотрудникам?
- Какие расходы не рациональны с точки зрения бизнеса?
- Как наметить план роста или план выхода из кризиса?
Подитожу тем, что если собственник не понимает что у него происходит с финансами, то вероятнее всего ваша компания уже катится на дно. По крайней мере я так формулирую для себя - зачем мне нужно проводить финансовый аудит раз в месяц.
Простые правила перед тем как начнем создавать отчет
Чтобы вести здоровую бухгалтерию, все расходы и доходы связанные с бизнесом должны проходить через ваш юр. счет. Многие ИП-шники сейчас скажут а зачем? А за тем, что если у вас деньги идут мимо кассы, то вы не сможете контролировать финансы и понимать работаете ли бизнес на вас или все таки вы работете на него.
Следующий критерий, вы должны платить себе зарплату официально с счета, так вы можете разделить то что вы получаете от своего бизнеса как наемный сотрудник и то что вы получаете в виде бонусов, за то что вы хороший руководитель.
А теперь создадим финансовый отчет
Заходим в сервис https://datalens.yandex.ru/ вам достаточно иметь аккаунт яндекса чтобы просто начать создавать свой первый дашборд. Если у вас его нет, бывает, просто создайте новую. Мне яндекс ни чего не платит, если что, и сам сервис бесплатный.
Если вы дружите с компьютером то через минуту вы увидите главное окно сервиса. В нем мы и будем создавать отчет. Отчет будет сделан на основании выписки из вашего аккаунта Тинькоф бизнес. Как подготовить выписку я напишу ниже это достаточно просто, а воспользуйтесь моим шаблоном, который будет достаточно просто заменить.
Берем данные из гугл таблиц
Я подготовил для вас таблицу в гугл документах, https://docs.google.com/spreadsheets/d/1vWnDkA7GRKZj3_r2SShEHMAkEcFryNGcSyABofJgqe8/edit?usp=sharing открывайте ее, и создаем копию для себя. Файл > Создать копию. Вам это нужно, чтобы потом быстро загрузить свои данные в таблицу.
Важно! После того как вы скопировали файл, найдите кнопку “Настройки доступа” жмем, и в окне, выбираем все у кого есть доступ, “Читатель” после чего сохраняем.
После чего в документе, просто копируем ссылку на него.
Возвращаемся в https://datalens.yandex.ru/ и нажмиаем кнопку, создать подключение.
В появившемся окне, выбираем способ “Google Sheets” и дальше находим кнопку “Добавить файл” жмем, и вставляем ссылку на наш гугл документ. Если вы все сделали верно. ТО увидите скриншот ниже, если нет, то просто внимательно прочитайте то что я написал. Жмем кнопку “Создать подключение” и сохраняем под названием “Подключение к выписке Тинькоф”, можно и по другому. Ваши данные теперь агрегированы в системе, можно создавать отчеты.
После жмем кнопку “Создать датасет” и просто еще раз сохраняем его. Только теперь с названием “Датасет Тинькоф”. Именно с помощью него мы будем создавать отчеты.
Подготовительные работы закончились. Это было самое сложное, поскольку тут нужно немного внимательности. А дальше все пойдет уже по накатанной. Вы можете похвалить себя!
Создаем свой первый отчет
Предлагаю создать самый простой отчет: таблица с фин данными. Чтобы было проще предлагаю вернуться на главную страницу сервиса https://datalens.yandex.ru/ и нажмем кнопку создать чарт.
Появится окно для создания отчета. Слева вы увидите кнопку добавить датасет, вам предложат выбрать, выбираем тот датасет что вы недавно создали. У меня их 2 поскольку я статью долго писал. Выбирайте датасет.
После чего наэмите на тип отчета, у вас стоит “Столбчатая диаграмма” а нам нужна “Таблица”
Ну а теперь время веселья. Просто перетягиваем данные в поле “Столбцы”. Через поиск находим:
- Тип операции
- Дата транзакции
- ИНН контрагента
- Контрагент(данные будут пустыми, это для вашей будущей выписки)
- Сумма в валюте счета
- Назначение платежа(данные будут пустыми, это для вашей будущей выписки)
По итогу вы увидите следующую таблицу, я еще добавил дату, в поле сортировка, чтобы даты шли по убыванию. Дальше сохраняем отчет. Называем его “Таблица транзакций”. С помощью этого отчета вы сможете находить операции. Думаю пояснять что такое Debit/Credit мне не нужно?
Отчет - Доходы, Расходы, прибыль
Позволяет проанализировать поступления, списание и остаток на конец месяца. На графике можно будет наглядно увидеть кассовые разрывы которые происходят в вашем бизнесе.
Приступим к созданию
Возвращаемся к пункту создания нового отчета, заходим https://datalens.yandex.ru/ и нажмем кнопку создать чарт. Подключчаем датасет, выбираем тип: “Комбинированная диаграмма”. В этом отчете вам нужно будет уделить немного больше внимания чем в прошлом. Но давайте по порядку.
Рядом с поиском есть кнопка с плюсом, нажимаем на него и создаем “Поле” - это новая переменная которая будет агрегировать данные по формуле. Дальше у вас откроется окно. Название полю дадим “Доход” поскольку высчитываться будет: “Сколько денег вам поступало на счет” в само поле просто копируем и вставляем следующие данные, после чего сохраняем:
Таким образом мы просто делаем выборку операций “Credit” - зачисление(доход) по полю “Сумма в валюте счета”. Получаем “Список операций зачисления денежных средств на счет”
Создаем поле “Расход”
Снова создаем поле, в названии пишем “Расход” и вставляем следующую формулу:
Получаем список операций “Списания с счета” в вашем банке. Сохраняем
Создаем поле Прибыль
Создаем поле, в названии пишем “Прибыль” и вставляем следующую формулу:
Просто вычитаем одно поле из другого.
Поздравляю почти все готово!
Теперь давайте слепим гафик на основании этих данных.
Для начала перенесем поле “Дата транзакции” на ось “Х”
Шаг 1
Там где надпись “Слой 1” нажимаем 2 раза кнопку “Плюс” и у нас появляются еще 2 слоя. Это нужно для того чтобы на одном графике отобразить разную информацию, которую очень удобно сранивать.
Переключаемся на “Слой 1” и переносим в него поле “Доход”, если все хорошо, то вы увидите как на графике появится столбик с доходами. Наведем указатель на поле цвет, увидите шестеренку, кликните на нее, и потом выбирете цвет для дохода зеленый, нахмите сохранить
Шаг 2
Переключаемся на слой 2 и переносим поле “Расход” на ось “Y”. Дальше в цвете выбираем для него красный цвет.
Шаг 3
ПЕреходим на слой 3 и переносим поле “Прибыль”. Цвет можно не присваивать он будет по умолчанию синий.
По итогу перед вами будет следующая картина, на которой уже можно заметить что есть времена прибыльные, а есть времена с кассовыми разрывами. Бывает )
Создаем график в котром видно какие контрагенты нам приносят больше всего денег
По классике возвращаемся на главную и создаем “Чарт”. Выбираем датасет, выбираем тип графика: “Кольцевая диаграмма”. С его помощью мы поймем что же нам больше всего приносит денег, какой контрагент или направление.
Сделать график очень просто:
- Переносим поле “ИНН контрагента” в Цвет
- Переносим поле “Сумма в валюте счета” в Показатели
- И переносим поле “Тип операции” в Фильтры. После чего в появившемся окне выбираем “Credit”
- Сохраняем отчет под названием “Доходы”
Чтобы сделать отчет по расходам, достаточно создать копию отчета, и заменить в фильтрах Credit на Debit и у вас все получится.
Создаем итоговый дашборд с отчетами
Смотреть каждый отчет по отдельности не удобно, по этому есть отличный инструмент как “Дашборд” https://datalens.yandex.ru/ перейдите на главную и нажмите создать.
Теперь осталось только добавить все отчеты которые мы с вами сделали на дашборд.
Жмете “Добавить” далее “Чарт” и в окне выбираете все чарты которые вы хотите добавить. Дальше задаете им необходимую ширину и располагаете в удобном для вас порядке.
Как итог у меня получился отличный отчет. Но есть нюанс, чтобы его анализировать вам понадобятся фильтры. Я уверен что вы их сможете добавить сами. Просто через “Добавить” выбирите “Селектр” после чего как и с графиками располагаете их на самом видном месте.
Вот что у вас должно было появится по итогу: https://datalens.yandex/qai36weky2kog. Надеюсь это поможет вам принимать грамотные решения и держать бизнес на кончиках пальцев. Спасибо и до скорых встреч.
PS: будут вопросы пишите в телеграм ;)
Полчаса
Проверила? :)