Тайм-менеджмент для менеджеров/тимлидов/управленцев(шаблоны и рекомендации)

Всем привет!

Сегодня хочу поделиться с вами личной историей преодоления и теми инструментами, рекомендациями и выводами по планированию, которые я нашла на своём непростом пути управления временем и командой, личными ресурсами и эффективностью.

Я приведу импровизированный кодекс, который поможет вам выбраться из ямы микроменеджмента и захлёстывающего с головой потока задач, или, если вам повезло, то понять как в него не попасть. Так что если вы управленец/менеджер/тимлид, то вам должно пригодиться. Но сразу скажу, некоторые рекомендации могут быть специфичными, чисто агентскими.

Хочу поделиться этой инфой потому, что знаю, что где-то на свете сейчас сидит, обняв коленки, менеджер/тимлид, который просто очень хочет на ручки и чтоб его обняли, а не вот это всё 😢

Коллега — я с тобой ✊ Держись, ты разберёшься и станешь сильнее и опытнее, чем был.

Я Ксюша. Сейчас я работаю продактом. Но до этого я долгое время развивалась в менеджменте рекламных проектов в агентствах на разных позициях: от обычных аккаунтских до руководства отделом и несколькими направлениями. Под моим тимлидством творили прекрасное большие распределённые команды (до 50 человек). Так что какие-то уроки судьбы (набитые по пути шишки) мне удалось забрать из этого замечательного, опыта)

Главное, что я вынесла для себя — планирование, управление личными ресурсами и командой нужны и должны быть организованы системно, регулярно и комплексно.

И это признать было сложнее всего, ну и ещё то, что в действительности не знаешь, что делать. Мне кажется, что я прошла через все стадии (ада) от отрицания до принятия.

Было всякое: перегруз, стресс, критика, переработки, факапы дедлайнов, неудачные попытки внедрять системность, планирование, менять формат взаимодействия с коллегами. Неудачные они были потому, что я не знала, как делать это правильно.

Классно, пока можешь вывозить всё только на одном энтузиазме, но он не бесконечен. У каждого есть свои пределы и если вы их ещё не нащупали, погодите, их нащупает кто-то другой, без вашего разрешения)) Так я поняла, что если хочу как-то контролировать ситуацию и тем более развиваться, то нужно что-то менять в подходе.

Просто когда ты задумываешься о такой необходимости, особенно в первые разы, то скорее всего уже находишься в ситуации, которая вызвана как раз отсутствием “правил игры” и полной твоей дизориентацией “что делать-то” и на каком этапе началась эта “попа”. Картина маслом — ты в вакууме и кругом хаос. А из такой ямы выбраться в принципе уже труднее, чем в спокойное время потихоньку, планово, как и должно быть, итерациями внедрять систему.

Но нет дыма без огня, поэтому чтоб что-то понять, зачастую нужно обжечься.

Так вот, когда ты в «попе”, советы внедрить планирование и нормальную систему управления кажутся смешными и нереалистичными. Мозг как может, пытается откреститься от »лишней задачи”, которая никому не нужна и вообще непонятно, какой выхлоп даст.

Ты в стрессе и не можешь думать о стратегических мероприятиях, а только о том, как выбраться с этого дна. Все силы организма направлены на “выживание”, уровень адреналина высок, мы ищем быстрые простые решения. Так уж устроен мозг, что в стрессе дезактивируется префронтальная кора, которая отвечает за стратегическое мышление и у руля миндалина, которая командует выживанием и нашими животными инстинктами. Они отбирают управление друг у друга.

Меня очень крыло в этот период самообманом, от «всё ок” и “я и так всё знаю/умею” до “я пробовала и не получилось” и »это всё не работает”. Поэтому первые попытки внедрить системность и планирование накрылись медным тазом (моим выгоранием).

Надо разобраться, как всё работает, взять ситуацию в свои руки и определить свои правила в этой игре. Но сначала выйти из эпицентра ситуации и из состояния стресса, по-другому мозг варить не начнёт.

И уже после этого, когда вы действительно честно признаетесь себе в необходимости внедрения системы планирования и управления, а главное, поверите в то, что это работает — только в этом случае вы начнёте искать и находить подходящие и оптимальные именно для вас решения.

Понадобится разобраться в каких зонах работы могут скрываться подводные камни, понять, как работает наш мозг, какие модели управления существуют, от чего они зависят, как помогают мозгу эффективно использовать его ресурсы и как мы ещё дополнительно можем помочь себе.

Это канва. Это то, откуда формируется образ мышления роста, такая философия своего рода. Никакими отдельно взятыми инструментами к такому не придёшь. Потому что правила нас только ограничивают, а вот сформированный образ мышления открывает новые возможности. Я искренне уверена, что без понимания себя, инструменты, типа матрицы Эйзенхауэра или метода помидора, будут просто бесполезны.

За одну эту статью обо всё разом не расскажешь точно, поэтому пока я просто приведу список “скорой помощи” ёмкими пунктами. И запланирую продолжение в следующих частях.

• Планируйте обязательно своё время. Определитесь с форматом личного ресурсного планирования и планируйте свой день, неделю, спринт. При необходимости сделайте план общедоступным, с понятным форматом приоритезации беклога(используйте модели скоринга). Проводите check и act(PDCA — цикл Дёминга) — корректируйте по потребности.
• Выделяйте время на работу с инбоксом — проверка почты, мессенджеры и т п. Определите периодичность, иначе работа с этим пунктом превратится в хаос и сделает вас своим заложником. Необязательно проверять входящие 10 раз в день и моментально отвечать на них.
• Закладывайте время в дне на планирование и оценку задач, прежде чем браться за них — планируйте планирование.
• Закладывайте буфер на внеплановые задачи (от клиента, переписки и т п) — его вам нужно оценить самостоятельно опытным путём, у меня бывали времена, когда половину-треть раб дня нужно было выделять.
• Не пропускайте обед, выделяйте на него время. В течение дня делайте себе дополнительные перерывы.
• Выделите время в конце дня на завершение задач, чтоб закончить вовремя рабочий день (не ставьте на это время встречи) .
• Прошейте календарь регулярными слотами.
  Внесите все постоянные встречи, слоты под задачи, обеды, слоты под встречи. Используйте цвета для визуализации. Например личные — только жёлтые. Задачи тоже можно закидывать в календарь.
• Планируйте личный ресурс:
  Сколько всего рабочих часов в этом периоде? Сколько из них вы тратите на регулярные пункты? А на остальные? Главное, чтоб кол-во часов необходимое на проекты не превышало кол-во часов, которое у вас лично есть внутри этого периода.
  *Кстати, этот же шаблон можно использовать для планирования ресурсов команд.
  Ссылка на первоисточник.
• Если проектов несколько — приоритизируйте.
  Например, можно по объёму бюджетов:
  Считаем, сколько денег приходит всего по каждому проекту, делим между собой в процентном соотношении, перекладываем соотношение на рабочие часы. В итоге получаем столько, сколько тебе “нужно” тратить на каждый проект, а если какой-то требует больше, можно попытаться сэкономить и перенести с других, если это реально, если нет — нужно обсуждать с руководством варианты решения.
• Управляйте своими зонами внимания:
  Делать это нужно регулярно, особенно, когда накрывает большим объёмом новой работы или когда очень сильно меняются сферы внимания. Чувствуете, что идёт расфокус, этот инструмент хорошо поможет себя подсобрать.
• Если вы не знакомились ближе с моделью Кеневина и гибкими методологиями(скрам, канбан и т п) и — настоятельно рекомендую. Особенно этим грешат маркетинговые команды. Считается, что гибкие методологии — только для разработки. Это не так. Изучите методики, заберите себе работу лучшие практики. И помните — форма не должна превалировать над функцией.

• Прежде, чем делать задачу, сначала подумайте хорошо, а моя ли это задача, по адресу ли она прилетела вообще, и если нет — перенаправляйте на другого/предлагайте решение без вашего участия.
• Старайтесь не загонять себя в рамки только имеющихся у вас ресурсов(личных, командных). Ты ограничен только тем, что имеешь, только пока сам веришь в это. Если видите, что их не хватает — привлекайте дополнительные. Не пытайтесь собой затыкать все дыры.
• Если задача быстрая, на пару минут — делайте сразу.
• По возможности не пытайтесь решать за день больше одной сложной задачи.
• Прежде чем делать задачу, даже если она суперсрочная, дайте себе время, чтоб прикинуть несколько вариантов решения, иначе, если сразу кидаться в бой, можно уже только в итоге понять, чтоб на начальном этапе можно было выбрать другой путь.
• Если поступила новая задача, не говорите сразу, когда её сделаете, говорите, когда сможете с ней ознакомиться и дать оценку. Дайте себе больше времени на планирование.
• Если работаете со смежниками, по возможности старайтесь использовать общее рабочее пространство, хотя бы для ведения статусов движения задач из бэклога по этапам работ. Так все будут видеть ваш текущий приоритет.
• Когда работаете с конкретной задачей — фокусируйтесь только на ней. Для решения сложных задач лучше всего вообще отключить уведомления везде.
• И вообще — не оставляйте постоянно включенными уведомления во всевозможных рабочих чатах, мессенджерах, почте и задачниках. Бесконечные уведомления — это перманентный стресс для организма, который незаметно приводит к расфокусу в работе. Просто выделите себе время отдельное в дне на проверку источников и предупредите коллег, что по срочным вопросам вам лучше звонить или тегать.
• Результат работы может быть неидеальным. Просто примите это.
• Подумайте о том, как можно сделать эту задачу проще и быстрее? Какого минимального результата от неё ждут? Какие самые важные условия нужно учесть для того, чтоб её приняли?
• Созвоны:
  1) на каждую встречу у вас должна быть адженда и примерное представление вашей роли в решении этих вопросов,
  2) старайтесь сокращать их по времени максимально, чтоб обойтись без лишней болтовни, если не успеваете обсудить всё необходимое — лучше потом договоритесь на дополнительную или соберёте ответы/предложения в задаче, т к зачастую участникам может потребоваться время переварить инфу, прежде, чем выдать комменты,
  3) анализируйте свои встречи, убирайте ненужные, на каких-то вероятно могут обойтись с решением и без вашего участия,
  4) не забывайте, что зачастую ко встречам нужно время на подготовку и после на постмит/резюме и пр. , поэтому дополнительно нужно закладывать время и на это в дне. На практике идеально не больше 2х подряд ставить.

• Не додумывайте(!) ничего ни за кого, ни за коллег, ни тем более за клиента: а удобно им или нет, а есть ли у них время и возможности, а будут ли они тратить на это деньги или нет, понравится им или не понравится. Вы — не они, не гадалка и не сверхразум. Вы не можете знать наверняка чужое мнение. Спасибо за такую инициативу никто не скажет, скорее всего её даже не заметят, в худшем случае вам ещё и прилетит. Не фантазируйте, спросите прямо, обсудите решения совместно.
• Ищите эффективные связки в команде и процессах, чтоб минимизировать своё участие, наладить автономность от вас и доступность к общей информации. Делегируйте.
• Не переделывайте за команду задачи, не давайте им слишком много правок. Больше доверяйте коллегам, ваша задача помогать им делать их работу качественно, находить, чего им для этого не хватает и давать необходимое(информации, постановку задачи, формат работы менять, и т п), а не работать вместо них и тушить пожары, люди должны получать собственный опыт.
  Идеально, если факапы ребят проходят под вашим контролем, т к риск от итогов не должен превышать пользу от обучения.
  Но если человек не учится на своих ошибках, не адаптируется, не проявляет инициативу — это повод задуматься о замене и эскалировании. И решать такие вопросы нужно как можно оперативнее, не затягивайте.
• Не ищите виноватых, ищите решение.
• Если проект крупный, для команды может быть важно быть на одной волне с клиентом и иметь общий информационный фон — ориентироваться в продукте, ценностях и мнении клиента. Для этого нужны регулярные живые встречи команда-клиент. Тогда вам не придётся какие-то тонкие детали комментировать отдельно команде + они будут видеть больше возможностей для роста проекта, чувствовать свою ценность и прямой вклад в прогресс. Никакие пересказывания, доп комменты в задачах, этого не заменят, т к не отразят весь контекст.
  Плюсом вы будете иметь лояльные, доверительные отношения с клиентом, он будет представлять масштабы работ, ценить объёмы и компетенцию. Иногда, из-за удалённого формата взаимодействия, на стороне клиента может теряться ощущение, что он работает с конкретными людьми, специалистами, у которых есть образ мышления, логика, опыт в тематике, своё видение развития проекта.
  Даже если вы всё знаете о проекте, не нужно зацикливать на себе всю информацию. Ваша ценность, как менеджера не в ней, а в умении управлять командой.
  При этом я не имею в виду, что нужно всю команду собирать на созвоны с клиентом. Добавляйте во встречи тех, у кого есть повестка для обсуждения и только по одному представителю от направления, он будет мини-носителем гена продукта в группе, а не только вы одни на весь монастырь.
• Чтоб клиент не закидывал кучей вопросов по обстановке в проекте и внеплановыми срочными задачами — берите инициативу в свои руки:определите формат управления(скрам, канбан или др.), задайте приоритезацию беклога(скоринг), условия, при которых в план работ вносятся изменения, сделайте отдельный регулярный созвон, где всё показывайте-рассказывайте сами по результатам, стратегии, предложениям, плану работ и наполнению бэклога.
  Периодичность, планирование, правила — главные помощники в управлении временем.
• Учитесь управлять эмоциями. Они часто мешают трезво оценить ситуацию и приступить корректно к выполнению задачи.
  Если чувствуете, что накрывает, задайте себе вопросы:
  1) Есть ли сейчас проблема? Какая? Что сейчас происходит конкретно?
  2) За что я на самом деле переживаю?
  3) Что произойдёт, если я не справлюсь?
  4) Реален ли мой страх?
  5) Как я пытаюсь решить проблему? Чем я на самом деле сейчас занимаюсь?
  6) Подходящее ли это решение? Какие вообще есть варианты? Какое решение лучшее?
  Для своей конкретной ситуации у вас могут быть другие вопросы, просто научитесь проговаривать для себя вслух саму ситуацию, свои эмоции, задавать себе вопросы во фрейме осознания и решения, а не во фрейме эмоций и проблем.

Может показаться, что я слишком много всего предлагаю спланировать и всё это не запихнуть в план, потому что тогда времени на работу вообще не останется.

Первое — на самом деле планирование кажется трудным только первый месяц(если делать это правильно), а дальше это уже настолько автоматически происходит, что занимает считанные минуты.

Но кому так всё равно кажется — вам не кажется)) Вот именно вам))

В этом случае нужно пересмотреть, проанализировать подробнее вашу нагрузку.

Если вы чувствуете, что у вас перегруз, распишите всё по тем шаблонам и подходам, которые я привела выше. Оцените ситуацию и сначала подумайте о том, что ещё вы можете изменить, какие процессы поправить, чему научиться — на что вы тратите больше всего времени? Можно ли это изменить? Как? Попробуйте это сделать. Посмотрите на результат.

Если этого оказалось недостаточно — у вас уже есть почва для разговора с руководителем. Продумайте план встречи с аргументами и по возможности предложите решения.

Если вы чувствуете, что вас не слышат или просто не чувствуете, что ситуация поменяется, не верите в предлагаемые решения, помните главное — лучше вас, ваши пределы и возможности не знает никто и решение в итоге только за вами.

Ваш руководитель не бог и не мама. Он не решает вашу судьбу и не будет о вас заботиться во что бы то ни стало. У него свои цели и задачи и ваша нагрузка может быть для него далеко не приоритетной задачей. Он может быть сам сейчас перегружен и ему бы кто помог)

Поэтому ваша нагрузка — это в первую очередь ваша ответственность.

В общем, управляйте своим временем сами, а иначе оно будет управлять вами))

Коллеги, делитесь в комментариях своими приёмами, историями и рекомендациями. Буду рада дополнениям!

Канал Ксении Ярославцевой: отсюда все шаблоны гугл таблиц и ещё там очень много классных рекомендаций.

Видео: Почему и как надо работать меньше, чтобы жить лучше.