Бизнес-процессы. Сделайте много, одинаково, за те же деньги

Бизнес-процессы нужны, чтобы масштабировать деятельность без увеличения стоимости.

На этом можно закончить статью. Но мы хотим рассказать, как собственнику понять, что пора начать думать системно.

Загибайте пальцы:

Ситуация 1:

Менеджеры и вы сами, пытаясь договориться о том, что/как/когда/чьими силами/какой стоимостью делать, вместо фиксированного результата, регулярно переходят на повышенные тона, а встречи оканчиваются ничем

Проблема: временной ресурс потрачен, решение отсутствует

Ситуация 2:

Перестало быть понятно кому поручить новую работу - все заняты всем

Проблема: где брать ресурс на новые направления деятельности?

Ситуация 3:

На обсуждение способа решения задачи уходит больше времени и сил, чем на реализацию решения

Проблема: пока идет обсуждение, конкуренты действуют

Ситуация 4:

Много рутины тянет за собой еще больше рутины

Проблема: возникает ощущение, что решение элементарных задач, занимает работой целый отдел сотрудников

Ситуация 5:

Вы часто меняете руководителей среднего звена

Проблема: либо вы их изначально не правильно подбираете, либо они сбегают от беспорядка. Итог один - вложенные в адаптацию силы можно было потратить более продуктивно

Если это напоминает вам ваш бизнес, то пора что-то менять: при такой ситуации расходуются два главных ресурса - время и деньги, первый - невосполнимый. Но не у всех же так... Как другие организовывают их бизнес?

Как они переходят от “вручим кому-то, вдруг вывезет” к управляемому процессу? Это просто магия процессов :)

Я знаю, что термин “Бизнес-процесс” звучит скучно и фундаментально.

На деле разделение на типовые действия в рамках процесса упрощает всем жизнь и позволяет перестать тратить время на выяснение "как это сделать?" Можно сразу перейти к главному - выполнению.

Плюсы выкристаллизовывания из хаоса бизнес-процесса:

• Фокус внимания на требуемом результате.
• Определяем качество и параметры требуемого результата.
  
• Уменьшаем конфликты и уровень стресса, потому что что люди - исполнители знают, чего от них ждут. А люди - руководители не требуют больше того, о чем договорились. Способность создать ясность в голове своего подчиненного говорит о высоком уровне руководителя.
• Формируем базовый уровень измерения эффективности и стоимости повторяющихся действий
  

Тут остановлюсь подробнее: в подходе “поручил - сделай” ты говоришь “сделай работу - покажи результат”. Ты оцениваешь один из двух важных показателей - результат.

Второй - эффективность показывает сколько результат нам стоил. Зная эффективность процесса, руководитель может дать корректировочную обратную связь и повысить качество работы в единицу времени.

• Перераспределяем и оптимизируем нагрузку: сколько стоит час работы руководителя высшего звена и час работы менеджера? Как часто вы понимаете, что работаете очень дорогим менеджером?

Делегировать подчиненным задачи, можно только при наличии процессов. Когда руководитель делегирует хаос, он по-прежнему не способен этим управлять.

• Масштабируем бизнес с минимальными финансовыми и временными затратами, потому что он будет, как сборка на конвейере - отдельные части можно менять местами, а исполнителей сделать взаимозаменяемыми.
• Обеспечиваем одинаковый результат при выполнении одних и тех же операций.

На первый взгляд внедрение процессов - дополнительная нагрузка. Но итогом всегда является оптимизация деятельности в пользу:

1. Сокращения сроков и стоимости.
2. Увеличения доходности и соответствию полученных результатов ожиданиям клиента.

Клиника косметологии и пластической хирургии с хорошей технологической базой. Во главе врачи - производственный персонал, непосредственно приносящий деньги за свои часы работы.

Проблема в отмененных записях на дорогие операции и косметологические манипуляции. После анализа узнали, что часть процедур отменены самими врачами, потому что в клинике не было необходимых расходников. Были какие-то - альтернативные, а не то, чем хочет работать врач.

Почему нет поставок? Причин две:

• Недостаток свободных средств для закупки
• Закупка буксует из-за отсутствия нормального закупочного договора и организации логистики
  

Эту функцию возложили на главного врача, а он, напомню, зарабатывает деньги - у него пациенты в записи на консультации, процедуры и осмотры. Ему не хватает времени на административную работу.

Решать проблему начали с конца - привлекли к составлению договора юристов, а к самому процессу контрактования менее дорогостоящий персонал - администраторов. Потому что час работы врача в несколько раз дороже часа работы менеджера.

Дело в том, что клинический план работы строился на записях будущих периодов, не подтвержденных предоплатой. Средства с предоплаты должны были расходоваться на закупку расходных материалов для будущих процедур. А также предоплата - это сдерживающий фактор отмены для пациентов, которые могут передумать в последний момент.

Знаете почему не брали предоплату? Потому, что главный врач не мог найти время на согласование еще одного договора на предоплату!

Выходом из проблемы решили договорную работу отдать на аутсорс - после оценки поняли, так дешевле и быстрее. Процесс заключения договоров закупок и предоплаты перераспределили между более дешевыми сотрудниками.

У главного врача повысилась эффективность по основному направлению деятельности, которое приносит в десятки раз больше денег, чем расход на зарплату менеджеров.

Видите, как рутинная операция по согласованию и заключению договора рушит месячную выручку, потому что функция замкнута не на том человеке?

1. Мы организовали процесс

2. Отделили действия от исполнителя
   

3. Делегировали дешевому сотруднику, имея рычаги контроля
4. Заранее предусмотрели риски и компенсационные мероприятия
   
5. Итогом удешевили процесс.

Самое важное - мы передали рычаги управления и ответственность за не несущие ценность действия туда, где это не мешает зарабатывать деньги!

Было интересно или полезно? С чем вы не согласны? Ждем вас в комментариях на обсуждение!

Заинтересовались и хотите больше такого контента, ждем вас в нашем телеграм канале!