Будь у вас магазин, кафе или торговая точка, вы работаете с онлайн-кассой. И данные с нее должны передавать в налоговую. Это предусмотрено законом 54-ФЗ.
Но для этого нужны специальные технические возможности. Возложить это на плечи предпринимателей нереально. Поэтому были созданы организации-посредники — операторы фискальных данных (ОФД) .
ОФД фиксирует все операции по онлайн-кассе: открытие или закрытие смены, выдачу чеков, перерегистрация или снятие с учета кассы в ФНС, отчетность и аналитика.
Тонкость в том, что эти данные строго конфиденциальны. ОФД принимает зашифрованные данные с касс и напрямую передает их в налоговую, хранит и защищает пять лет.
В результате чеки и отчетность упорядочены, учтены, структурированы и в полном порядке переданы в ФНС. Никакой путаницы. В личном кабинете можно видеть когда закончиться фискальный накопитель и тут же купить новый.
А еще собственник бизнеса всегда может посмотреть по каким торговым точкам проходят операции, сколько возвратов, как работает кассир и получить отчеты по выручке. Но об этом чуть позже.
Принцип действия ОФД
В момент продажи товара или услуги формируется чек
Фискальный накопитель, установленный в онлайн-кассе, шифрует информацию из чека. Изменить её будет нельзя
После этого фискальный накопитель дает разрешение кассе напечатать чек с данными ОФД
Из накопителя зашифрованные данные из чека пересылаются оператору ОФД
- Оператор определяет подлинность чека, расшифровывает его и передает данные в налоговую
Если нет интернета, то вся информация фиксируется на накопителе и данные отправляются оператору при первой возможности. Но не позднее 30 дней, иначе кассу заблокируют. А предприниматель получит штраф.
Пользоваться ОФД обязаны:
предприниматели, занятые розничной торговлей
сфера обслуживания
сфера общественного питания
компании интернет-торговли
сфера вендинга
Заключить договор с ОФД должны и бюджетные организации, если они оказывают платные услуги.
Кто не обязан работать с ОФД
- Самозанятые — они освобождены от использования онлайн-касс и, соответственно, от работы с ОФД
- Общепит в образовательных учреждениях
- Розничная торговля с рук и корзин
- Реализация СМИ на бумажном носителе
Полный список есть в п2. 54-ФЗ.
Какие регионы освобождаются от ОФД, но не от ККТ и фискального накопителя
Если организация, магазин, кафе и т.д. расположены там, где нет связи, то для них есть специальные условия. Они используют ККТ в автономном режиме. Выдают чеки, но не заключают договор с ОФД и не передают данные в ФНС через интернет.
Такие условия предоставляются населенным пунктам с количеством жителей до 10 000 человек.
Какой ОФД выбрать?
На данный момент в России действуют 17 операторов фискальных данных. Выбрать тот, что вам подходит важно по критериям:
ОФД обладает техническими средствами, которые совместимы со всеми видами онлайн-касс и фискальных накопителей. Это значит, что вы без проблем подключите свою кассу к оператору
Есть лицензия Роскомнадзора и лицензия ФСТЭК на защиту конфиденциальной информации
Дополнительные возможности, которые создают комфортную работу с ОФД:
- оператор предоставляет личный кабинет. Здесь вам доступны аналитика, отчетность, вы можете следить за объемом выручки и работой своих магазинов
- контроль выручки. Предпринимателю важно понимать, какой объем выручки проходит каждый день через все торговые точки. Уточните, сможете ли вы в любой момент получить информацию, какая выручка была за день, неделю или месяц. Есть ли возможность у оператора предоставить вам разбивку по количеству чеков, выручку по каждой торговой точки в отдельности
- контроль переданных чеков. Может ли ОФД обеспечить вам данные по каждому чеку, чтобы вы видели какие позиции востребованы, по каким происходит возврат
- отчеты. Чтобы было удобнее анализировать и работать с данными, отчеты выгружаются в Excel. Обратите внимание, может ли такую возможность предоставить оператор. Сможете ли вы получать отчеты по отдельным магазинам или по кассирам. А также есть ли возможность самим настраивать параметры выгружаемых отчетов из личного кабинета
- разделение прав доступа. Для конфиденциальности данных вы можете дать ограниченные права сотрудникам для работы в системе. А сами будете контролировать всю ситуацию
Мы сделали анализ четырех самых популярных ОФД по всем важным параметрам. Изучили их возможности и цены. Смотрите, что получилось:
При выборе обращайте внимание на полноту функционала и удобство работы в личном кабинете. Когда оператор обеспечивает вам самые широкие возможности по контролю и аналитике, вести бизнес значительно проще.