Активный и реактивный подходы к управлению проектами

‍

Помните мем "СТРАТЕГИЯ КОМПАНИИ: МЫ БЕЖИМ КАК СЛЕПОЙ ЛОСЬ ЧЕРЕЗ ГОРЯЩИЙ ЛЕС. НАС ВЕДЁТ СУДЬБА!"?. Сегодня я предлагаю поговорить об основных различиях между активным и реактивным подходами к управлению, а также приведу общие примеры их применения в тех или иных условиях.

Реактивное управление проектами – это подход, при котором РП реагирует на изменения, возникающие в ходе выполнения проекта, обычно (а на самом деле всегда) с ощутимым запозданием. В основе этого подхода лежит принцип "тушения пожаров", когда руководители фокусируются на решении уже возникших проблем, а не на их предотвращении. Но в то же время, реактивный подход это не только спасение тонущего корабля; при частом его применении, автоматически развивается навык, позволяющий выруливать из самых незаурядных ситуаций, а также уметь использовать возможности, которые то и дело появляются в жизни каждого из нас. Большинство маленьких бизнесов появляются именно так и используют реактивный подход до тех пор, пока руки не перестают за всем успевать, или пока голова управленца не взорвется от потока возникающих проблем.

В свою очередь, активное управление проектами – это подход, при котором РП опережает возможные изменения и проблемы благодаря анализу статистических данных, прогнозам и систематическому мониторингу процессов, а иногда и просто на "чуйке", закладывая сверх риски, неочевидные подавляющему большинству коллег. Но не стоит забывать, что активный подход предполагает не просто прогнозирование и подготовку плана действий для тех или иных ситуаций, но и своевременное реагирование на изменения и принятие корректирующих мер, когда тот или иной из заложенных при планировании рисков реализовался.

Бонусом не редко выделяют проактивное управление, что в свою очередь, сочетает в себе планирование, прогнозирование и активное ручное управление. На самом деле это синтез двух ранее описанных подходов, и именно к нему стоит стремиться. Но вовсе не обязательно выделять его в отдельную категорию.

Преимущества реактивного управления проектами заключаются в простоте и непосредственности принятия решений. Однако этот подход имеет ряд ощутимых минусов, а именно, высокую степень риска, связанную с непредсказуемостью внешних и внутренних факторов, а также с запаздыванием реакции на изменения, что может привести к увеличению сроков и затрат на реализацию проекта. А особо сложные кейсы из числа непредусмотренных рисков, которые в итоге реализовались, могут и вовсе привести к закрытию проекта.

У активного управления преимуществ ощутимо больше по сравнению с реактивным подходом, т.к. прогнозирование, планирование и контроль позволяют своевременно выявлять и решать возникающие проблемы, что позволяет снизить риски и затраты на реализацию проекта. Однако активное управление также имеет и недостатки в виде требования к большому объему работы и ресурсов, необходимых для анализа данных и прогнозирования. И еще один, пусть неочевидный, но очень серьезный минус активного подхода, это паралич, который охватывает привыкшего действовать по плану РП, в случае, когда происходит реальный форс-мажор, а предугадать и предотвратить все вероятные проблемы просто невозможно.

У тех, кто только начинает свой путь в сфере управления проектами может возникнуть ложное ощущение того, что реактивный подход это удел неудачников и в развитых компаниях обязательно должен быть повсеместно распространен активный подход к управлению, но это не совсем так. Как говориться, истина где-то посередине.

В зависимости от особенностей проекта и его жизненного цикла (или даже отдельного подпроекта или этапа), могут использоваться различные методологии.

Классические методологии включают предиктивный (каскадный, водопадный), итеративный и инкрементальный подход к выпуску итогового продукта. Гибкие же, в свою очередь, сочетают итеративный и инкрементальный подходы и отличаются от традиционных каскадных методологий. Они предполагают гибкость и адаптивность в реализации проекта, что выражается в возможности внесения изменений на основе обратной связи от пользователей и заказчиков.

Предиктивный подход основан на единоразовом (но очень глубоком) планировании проекта. Этапы проекта выполняются последовательно, без перехода к следующему этапу до завершения предыдущего, и характеризуется жесткими рамками и низкой степенью гибкости. В то время как итеративный подход предполагает получение обратной связи на ранних стадиях проекта для его доработки. В определенных кругах его с пренебрежением называют "методом последовательного приближения". И относительно свежее веяние в мире менеджмента, это инкрементальный подход, который заключается в поставке продукта проекта небольшими, но готовыми к использованию частями по мере готовности. Последний часто можно встретить в разработке программного обеспечения.

Если провести несложный анализ "на коленке", то вывод напрашивается сам собой: активный подход тяготеет к классическим методологиям, в то время как реактивный к гибким. Только пожалуйста, не надо вдаваться в крайности, применение agile не означает полное отсутствие плана или действия наугад.

Выбор подхода к управлению проектами зависит от множества факторов, таких как размер и сложность проекта, его цели и ограничения, а также специфика отрасли и организации. Постараюсь привести основные критерии, которые стоит учитывать при выборе подхода к управлению проектами:

• Сложность проекта: для сложных проектов с большим количеством неопределенности и изменений наиболее подходит активный (или если угодно, проактивный) подход.
• Опыт команды: важно учесть опыт команды проекта и ее способность применять выбранный подход к управлению проектами.
• Сроки проекта: для проектов с жесткими сроками реализации может быть предпочтительным выбрать предиктивный или инкрементальный подход, тогда как для проектов с более гибкими сроками можно применять итеративный или гибкий подход.
• Бюджет проекта: бюджетные ограничения могут повлиять на выбор подхода к управлению проектами. Так активный подход может потребовать больших затрат на анализ и прогнозирование, но сэкономить много сил и средств, если речь идет о больших проектах. А реактивный подход позволяет использовать внезапно открывшиеся возможности и быстро запускать новые проекты.

Кто бы что не говорил, но активное управление проектами подходит для тех, кто стремится к постоянному развитию и достижению стратегических целей. Примером таких проектов может быть разработка инновационных технологий, строительство крупных промышленных объектов или внедрение информационных систем в масштабах страны. А вот реактивное управление проектами будет наиболее эффективным в кризисных ситуациях, когда необходимо быстро решать возникающие проблемы и адаптироваться к изменяющимся условиям. За примерами далеко ходить не надо, это может быть экономический кризис, в результате которого команда сталкивается с резким сокращением прибыли и необходимостью оптимизации, природные и техногенные катастрофы, или же отдельные решения правящих элит.

Самым верным путем будет правильное сочетание активного и реактивного подходов к управлению, при чем, обратите внимание, я не говорю о балансе в духе 50/50. Нужно уметь планировать, но не превращаться в человека с тысячей планов на все случаи жизни и нулем реализованных проектов, и в то же время, уметь быстро реагировать на непредвиденные обстоятельства и вручную латать возникающие дыры. И в каждом отдельном случае, на разных этапах жизненного цикла проекта, баланс между активность и реактивностью будет разным, по крайней мере так должно быть, если РП стремиться к максимальной эффективности.

Активные и реактивные подходы к управлению проектами имеют свои преимущества и недостатки, и выбор подхода должен основываться на особенностях конкретного проекта и организации. Важно учитывать сложность проекта, опыт команды, сроки и бюджет, а также специфику отрасли и организации. Применение активных и реактивных подходов позволяет успешно реализовывать проекты различной сложности и масштаба, а также адаптироваться к изменениям и преодолевать возникающие проблемы. Благодаря правильному выбору подхода, а также умелому их сочетанию, компании могут не только достигать своих стратегических целей, развиваться и совершенствоваться, но и быстро реагировать на внезапные вызовы в условиях постоянных изменений и конкурентной борьбы.