Исполнители вне штата: как избежать проверок ФНС

Какие признаки указывают на трудовые отношения с фрилансером в 2023 году? Узнайте, почему важно быть осторожными, когда внештатный исполнитель работает эксклюзивно с вашей компанией, отдыхает по выходным, имеет постоянное рабочее место на предприятии и регулярно получает зарплату.

Признаки нелегальных схем по работе с внештатными исполнителями ФНС обобщила в своем письме от 15.04.2022 №ЕА-4-15/4674. Важно, что по таким признакам налоговая выявляет подмену трудовых отношений не только с самозанятыми, но и с ИП.

Например, явным сигналом для ФНС станет прописанное в договоре ГПХ условие по регистрации физлица в качестве ИП. А после прекращения сотрудничества индивидуальный предприниматель сразу снимается с учета.

Для этого в ведомстве разработана специальная скоринговая система «Мобильное автоматизированное рабочее место» (МАРМ НПД).

Система ищет в режиме реального времени признаки подмены трудовых отношений с самозанятыми. Это происходит на основе сопоставления данных о выданных чеках самозанятыми с информацией о лицах, на имя которых они были выданы. Важными критериями анализа являются частота и сумма выдачи чеков, продолжительность сотрудничества самозанятых с определенными компаниями, количество заказчиков у самозанятого, и другие показатели.

Система МАРМ НПД проводит анализ более 20 параметров, которые могут свидетельствовать о возможных нарушениях.

За каждый выявленный системный риск, компания получает риск-баллы. Если количество этих баллов превышает контрольное число, ФНС отправляет в организацию предупреждение о выявленных признаках маскировки трудовых отношений.

После получения предупреждения от ФНС у организации есть два пути решения:

• добровольно признать нарушение
• либо дождаться полноценной проверки ГИТ и ФНС

Список системных рисков налоговая опубликовала на своем сайте. Среди них постоянство отношений с организациями, связи текущих заказчиков самозанятых с их бывшими работодателями, признаки централизованного учета выручки самозанятых.

А также такие показатели:

• «Продолжительность работы»: компания использует труд самозанятого три и более месяцев подряд.
• «Единственный источник дохода»: самозанятый продолжительно сотрудничает только с одной организацией.
• «Признаки зарплаты»: на основе сформированных чеков самозанятыми с одним и тем же заказчиком-работодателем на протяжении всего времени работы самозанятого.
• «Массовая постановка на учет» и «Массовые регистрации дохода»: заказчик работ организовывает процедуру массовой регистрации работников в качестве самозанятых, использует для регистрации один на всех работников адрес электронной почты. А затем формирует чеки с одного технического средства (например, с компьютера или смартфона).
• «Наличие групповых переходов»: факт массового перехода работников из одной организации в другую, но уже в качестве самозанятых. При этом одна организация подконтрольна другой организации.
• «Периодичность выплат»: частота выплат самозанятым. Если данные выплаты ежемесячные и работодатель считает, что выплаты самозанятым правомерные в рамках договоров ГПХ, то работодатель должен подтвердить их соответствующими актами выполненных работ. Иначе идет подмена трудовых отношений.
• «Прямые нарушения»: нарушение прямой нормы закона, например, запрета на оказание услуг плательщиками НПД бывшим (менее двух лет) работодателям.

Поэтому правильно оформленный договор с самозанятым снижает риски перед ФНС. На сайте нашего сервиса компании могут получить помощь с оформлением договоров и актов. А также проверить статус самозанятого перед каждой выплатой.

Во время камеральных проверок налоговые инспекторы внимательно изучают договора с исполнителями.

Что точно спровоцирует вопросы от ФНС:

• В договоре закреплены трудовые функции (работы определенного рода, а не разовое задание).
• Договор заключается на длительный период (на год или систематически пролонгируется).
• Прописана ежемесячная оплата в установленном размере.
• Самозанятый подчиняется внутреннему трудовому распорядку.
• Оплата его услуг сопоставима по размеру с зарплатой сотрудников этой фирме и течение продолжительного времени вознаграждение не меняется.
• Самозанятый использует движимое имущество компании.
• Доказательствами также будут оформленный на длительный период пропуск на территорию заказчика, журнал проведения инструктажа на рабочем месте и другие документы, демонстрирующие трудовые отношения между компанией и внештатным исполнителем.

Совокупность этих фактов являются доказательствами для суда.

Самое простое — работать через сервис «Мои самозанятые» и использовать составленный нашими юристами шаблон.

Но если вы еще на этапе подключения к сервису, воспользуйтесь советами руководителя направления комплаенс сервиса «Мои самозанятые» Елены Бедновой и проверьте, как прописаны в вашем договоре с исполнителями потенциально опасные пункты:

• Пропишите конкретные услуги/работы самозанятого и сроки: «перевозка грузов» или «сборка заказа».
• Не прописывайте обязательным условием, что при заключении договора, физическое лицо должен получить статус НПД. Это должен быть личный выбор исполнителя.
• Используйте слова «заказчик» и «исполнитель».
• Не прописывайте график и место работы, должен быть указан срок выполнения работ/услуг и место его выполнения.
• Не указывайте ежемесячную оплату в фиксированной сумме.
• Если самозанятый не использует собственное движимое имущество, а вы ему предоставляете автомобиль или велосипед, заполните акт приема-передачи на время проведения работ/оказания услуг.
• Пропишите в договоре Акт выполненных работ/ оказанных услуг и проводите оплату со ссылкой на него.
• Акт подписывается в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. Предупредите самозанятого о важности хранения акта. Так как ФНС при проведении встречной проверки в отношении предприятия-заказчика может запросить документы по сделке и у самозанятого. Отсутствие актов у исполнителя не наказуемо, но может посеять сомнение у проверяющих.

Передавать часть задач вне штата — это уже не тренд, а устоявшаяся необходимость, если бизнес хочет гибко подстраиваться под запросы рынка и быстро масштабироваться, обгоняя конкурентов.

Но чем больше у компании внештатных исполнителей, тем объемнее документооборот. Чтобы снизить операционную и административную нагрузку, минимизировать риски при массовой работе с внештатным персоналом, используйте сервис «Мои самозанятые».

Он позволяет автоматизировать задачи:

• По проверке статуса и законопослушности исполнителей
• С использованием шаблонов договоров и актов, их подписанием онлайн
• По массовым выплатам реестром без риска блокировки счета
• С возможностью платить по реквизитам счета, карты или даже по номеру телефона (СБП)
• С автоматическим получением чеков от самозанятых и хранением всех документов в сервисе

Убедитесь, что ваши отношения с самозанятыми не вызовут претензий и подозрений налоговиков. Зарегистрируйтесь в личном кабинете сервиса «Мои самозанятые» и легально работайте с исполнителями.