Гайд: как тратить на планерки 3 часа в неделю

7 шагов, которые помогли мне из нудных встреч на 12-15 часов в неделю сделать полезные (и веселые!) собрания, которые команда ждет каждую неделю.

Сначала я определил три основные причины бедовых планерок:

• Отсутствие концентрации
• Отсутствие структуры
• Ощущение пустой траты времени

У меня было очень много фатально нудных планерок. На одной из них вместо втыкания в Тикток я решил разобраться с тем, как эту ситуацию перевернуть. Начитался статей, книг, собрал все записи из курсов и пришел к 7 советам, которые починили наши унылые планерки. Починят и ваши!

Каждую планерку проводит новый человек. Лидеру не всегда нужно быть лидером. Меняйте тех, кто проводит собрание команды каждый раз.

Во-первых это весело, но есть и другие профиты:

• Встреча станет «свежее»
• У ребят из команды развиваются новые навыки
• Будут выдвигаться новые идеи и форматы
• Увеличивается вовлеченность, стимулируется сопричастность

Мои митинги сразу улучшились, а главное, перестали быть скучными.

На планерках тратится слишком много времени на попадание в контекст. Это должно быть сделано в письменной форме заранее. Мы используем описание в календаре, которое готово за 24 часа до встречи и включает в себя:

• Тему обсуждения
• Контекст
• Почему мы это обсуждаем
• Ожидаемый результат обсуждения

Только понятный регламент встречи может сократить потраченное время вдвое.

Когда мы начали описывать планерки, на каждый предмет обсуждения выделяли время:

• Обсудить маркетинговый бюджет (15 мин.)
• Обзор нового продукта (30 мин.)

Вместо этого сосредоточьте встречи на результатах.

• Определим маркетинговый бюджет
• Примем решение о функции

Когда результаты будут достигнуты, завершите встречу. Может показаться, что это удлинит планерки. На деле — наоборот. Точно зная цель мы реже впадаем в полемику. О том, куда вообще утекает время и как его контролировать, я писал в статье на VC «Куда утекает 80% времени? И как мне удалось преломить порочный круг с третьей попытки».

Разные вопросы требуют разного формата решения. Мы группируем темы обсуждения по скорости и сложности. Пример:

• Начните с «быстрых» решений, обычно они бинарные — да или нет
• Потом вопросы, которые быстро решаются
• Затем темы, создающие позитивный импульс

После переключитесь на более глубокие задачи. Это, в том числе, помогает держать внимание всех участников.

Планерки — отличный инструмент для развития команды. Вот идея:

• Посвятить 1 встречу в месяц только развитию
• Попросите одного сотрудника научить команду своим любимым навыкам
• Расскажите о том, как решили сложную задачу или добились классного результата вместе

Лучше всего развитие работает вкупе с неформальным общением и позитивом. Не стоит делать такие планерки на основе разбора косяков команды. Вин-вин, получается.

Приглашайте людей из других компаний, друзей, конкурентов, коллег, блоггеров и дайте им 30 минут на презентацию. Да хоть соседей по коворкингу позовите, будет все равно полезно.

Одни плюсы:

• Освежает атмосферу в команде
• Гость рассказывает о чем-то новом и интересном
• Вы получаете взгляд со стороны
• Помогает строить нетворкинг, да и вообще заводить друзей

Я бы делал это по крайней мере 2 раза в квартал.

Даже если вы придумали схему планерки, которая кажется гораздо лучше прежней, важно убедиться, что команда с вами согласна. Проводите аудиторские собрания не реже раза в квартал.

Вот несколько параметров, которые вы можете настроить:

• Продолжительность — попробуйте встречи разной длины
• Формат – попробуйте разные стили и даже места

Собирайте обратную связь и оптимизируйте планерки постоянно.

Говоря на-чистоту, главное в планерках — вектор и результаты. Нужно чтобы встречи вели бизнес в нужную сторону. Вы должны знать главное ограничение бизнеса и сфокусировано работать над ним перебирая гипотезы. Именно прогресс компании создает настроение в коллективе, вовсе не формат планерок.

Давайте освежим в памяти мои идеи:

• Меняйте ведущего каждую планерку
• Погрузитесь в контекст до встречи
• Сосредоточьтесь на результатах, а не на времени
• Группируйте повестку по форматам
• Смешайте тактику с развитием
• Пригласите выступить гостя
• Проводите регулярный аудит ваших планерок

И да, подписывайтесь на мой Телеграм-канал, я там рассказываю много интересного о стартапах, продуктивности и вообще. Например, в последнем посте о том, какие идеи для стартапов есть на рынке киберспорта и что вообще с ним происходит.