Как провести стратегическую сессию на год первый раз и не облажаться (почти). Наши ошибки стратсессии + ее план

Всем привет, меня зовут Саша Комбаров, я CEO в Пиробайт. Мы настоящие продуктовые разработчики для фудтех, медтех и автотех. Почему настоящие? Коротко – у нас есть свои диджитал-продукты, один из которых входит в топ-3 медтех проектов России. Подробно тут. Сегодня расскажу о том, как мы организовывали первую стратегическую сессию.

В ноябре 2023 года я начал накидывать цели компании на следующий год. Расписал по отделам, все красиво. Но что-то мне не нравилось, не смогу продать команде эти цели так, как если бы они сформировали эти цели самостоятельно. Стал думать, как сделать, чтобы цели шли снизу вверх. Так и вышел на стратсессию.

Стратегическая сессия — это собрание руководства и ключевых сотрудников. На ней принимаются важные для компании решения.

Изучил несколько примеров компаний, которые проводят стратегическую сессию, например, Intelsy, где они достаточно открыто рассказывали, как это проходит у них. Получил консультацию в клубе Digital Сфера от Сергея Беляева. В итоге за основу взял план, который был у Павла Молянова, немного внеся в него коррективы.

Собрал CEO-1 и собственников в отдельный чатик. И закинул им план.

Вот делюсь:

Скажу сразу – пошло не по плану 😃

После того, как решили проводить мероприятие, нужно было определиться с местом. Кто-то проводит выездную в другой стране или на какой-нибудь шикарной базе с баней и шашлычком. Кажется, что для первого раза это не совсем нам подходит. Мы таким составом собираемся первый раз :)

Для себя я вывел три места и коротко описал, почему что-то подходит, а что-то нет:

1. Офис – точно нет. Вас раздергуют задачи, мыслями вы будете в текущей рутине.

2. Загородный дом – очень круто, если вы собираетесь не в первый раз, если у вас утряслась команда топов. Вы сможете не только хорошо провести брейншторм, но и сдружить команду, отдохнуть, узнать друг друга с новой стороны. Это поможет найти и неожиданные решения.

3. Коворкинг – для первого раза мне показалось отличным. Вы вырветесь из офиса, но все в пределах города. Подберите клевый коворкинг с конференц-залом и базируйтесь в нем :)

Мы остановились на коворкинге.

Организуйте воды, чай, конфетки/печенки, чтобы было чем закинуться во время сессии.

Технические моменты решили. Что дальше?

Я накидал себе примерный план для первого дня сессии:

1. Финансовые результаты 2023 года;

2. Что нам помогло вырасти;

3. Что нам мешает расти;

4. Финансовые цели 2024 года;

5. Обед;

6. Брейншторм по решениям, которые нас приведут к достижению целей.

А вот тут мои результаты 2023 года, но почти все они связаны с Пиробайтом ↓

Я подготовил презентацию. Собрал аналитику в графики, рефлексировал и выписывал, что так или не так. Мы шли по этому плану и обсуждали пункты.

В середине дня мы сделали перерыв. Обед оплачивает компания, как и все остальные расходы на стратсесии. Совместный прием пищи тоже неплохо сближает, все немного расслабляются.

Зафиксировали идеи и ушли думать над ними. А руководители отделов еще и готовить отчет за 2023 и план на 2024 год.

Кстати, у меня есть пример такого отчета. Могу поделиться этим файлом, вам надо только поставить лайк и плюсик в комментариях. После этого отправлю пример отчета в ЛС :)

Решил объединить эти дни в материале, потому что они отличаются лишь набором руководителей, которые представляли отчет. Четыре отдела презентовали итоги за 2023 год (а кто-то ретроспективно охватил еще и 2022), какие были проблемы, какие планы. Обсуждали цели 2024 года на отделы.

Руководители отделов маркетинга, продаж, HR и продакшена составили презентации с графиками, цифрами, денежками. Какие-то показатели всегда держишь под рукой, например, выручка, маржинальности, расходы, а что-то я увидел впервые.

Приведу пример интересных, с моей точки зрения, итогов:

1. Входящих лидов – 1040;

2. Написано 83 материала для шести площадок под брендом Пиробайт и 19 материалов на четырех площадках под Саша Комбаров;

3. Общий охват – 450 000 прочитываний;

4. Собрано откликов с резюме – 9000, проведено телефонных интервью – 1200, собеседований – 300;

5. Пришло 30 новых диджитал-спецов, теперь нас 60;

6. Отгрузили ~40 000 часов по клиентским проектам;

Есть и еще интересные цифры, но их показывать низзя :)

По плану должен был быть финансовый план. Но мы его выделили для постановки целей по отделам и их обсуждение. Почему?

Не у всех ранее был доступ к нашим финансовым результатам, не было опыта профессионального финансового планирования, поэтому мы решили не создавать франкинштейна, а пригласить финансиста, который поможет нам все расставить по полочкам. Конечно, у нас сейчас есть файлик с планом по выручке и расходам на каждый месяц, но это не совсем то :)

Каждый отдел проговаривал цели, которые он ставит. Некоторые цели пересекались между отделами. Несколько целей обсуждали очень долго. В конце я подвел итог.

Распределили цели на каждый отдел и руководство. Есть глобальная цель – это выручка и маржинальность, каждая остальная цель работает на ее достижение :)

Следующая встреча по целям – в январе 2024, то есть скоро. А далее будем встречаться раз в квартал и сверять часы.

За достижение каждой цели будет премирование в конце года. За достижение финансовых целей – проведем следующую стратсессию в теплом и солнечном месте :)

Вот пошла самая мякотка :) Хочу сказать сразу, что выше я не описывал идеальный план проведения. Идеального плана нет. Каждый стратегическую сессию подстраивает под себя. Вам нужно определить цель или цели, которые вы хотите её проведением достичь. У меня было две цели: чтобы цели шли от топов и заразить/продать им эти цели. Считаю, что их достиг, но вывод будет по итогу года :)

Но куда же без рефлексии. Поехали:

1. Мы выбрали коворкинг и ретроспективно я понимаю, что это неправильное решение. Почему?

В первый день все максимально заряжены, мы даже коворкинг продляли несколько раз, вы только расположите всех на откровенный разговор и вот пора расходится. Все поедут домой, и их захлестнут домашние заботы.

2. Вторая ошибка – растянули стратсессию на несколько дней не подряд. Четыре дня у нас заняли две недели. И на четвертый день я уже отрывками помнил, что было во второй. Терялась синергия.

3. Третья ошибка – дал недостаточно времени на подготовку. Для меня стратсессия была как наваждение. Делаем. Сейчас. До конца года. Хотя надо было сообщить заранее, за 1-2 месяца, чтобы команда подготовилась.

4. Четвертая – я был и модератором, и участником. Для первого раза это нормально, кто-то говорит, что это и в общем не мешает. Но мне было некомфортно. Я люблю участвовать в обсуждениях активно, а роль модератора немного это искажает. Если есть возможность – пригласите фасилитатора.

Для меня это был крутой опыт, следующий раз проведем сессию с его учетом. В эти дни я почувствовал себя ДИРЕКТОРОМ и теперь живу с этим чувством :)) Мы наладили связь между топами, сдружились. Или хотя бы стали ругаться на полтона ниже. Но, самое главное, мы почувствовали, какая у нас КОМАНДА. И она способна расти вширь, ввысь, влево и вправо.

Следить за этим можно в Телеграм-канале ради которого эта статья и писалась)))

Удачи и спасибо за внимание :)

Если у вас есть задача разработать сайт или мобильное приложение, то напишите в Телеграм, мы это обсудим: https://t.me/sashadzen

Заказать разработку сайта, веб-сервиса или мобильного приложения на нашем сайте: https://vk.cc/cuglQZ

Диджитал Shorts на YouTube: youtube.com/@sasha_dzen/shorts

Партнерская программа, где мы платим от 10 000 до 200 000 рублей за контакты тех, кому нужен дизайн или разработка: https://vk.cc/cuglXT

Телеграм-канал Саши Комбарова про управление агентством, проектами, людьми: https://t.me/sasha_kombarov

Телеграм-бот, который бесплатно выдает чек-листы, памятки и регламенты по управлению, маркетингу, аналитике, дизайну и разработке: https://t.me/regulations_pyro_bot