ТОП 5 ошибок, чтобы предпринимателю закопать деньги на складе. На примерах из жизни

Склад - это место, где можно закопать деньги. И чем меньше за ним следишь, тем больше закапываешь. Причем тут даже не важно, насколько большой у тебя склад: огромный ангар или крошечная подсобка. И даже ниша твоя не важна (в пункте №1 об этом расскажу).

На связи Марк Куликов - финансист и основатель компании Куликов Консалтинг.

Итак, кому и когда наводить порядок на складе и зачем это нужно - давай разбираться. А помогать в этой статье мне будут мои клиенты. Я расскажу об их ошибках, ведь на чужих ошибках учиться лучше. Уж дешевле точно. Я расскажу про ниши: от общепита до перепродажи оборудования, от производства снэков до рекламы. С оборотами от 1 млн до 17 млн в месяц.

Погнали:

Ниша: печать и оклейка рекламы на автобусы и троллейбусы.

Ситуация: склад - это маленькая комнатушка. И в ней ничего нет. Потому что все материалы покупаются под заказ. Купили, напечатали, оклеили. И ничего не остается. А значит и считать нечего. Так и говорил собственник, когда мы настраивали ему управленческий учет.

Мы же рекомендовали ему пойти и посчитать. Собственник не соглашался. Мол считать нечего. Спорил 2 месяца. На 3й пошел считать. И насчитал "ничего" на 300k. Всякие расходники, остатки рулонов, и прочая мелочевка, которую можно использовать. В следующем месяце собственник закупил почти на 200k меньше. Использовал запас "ничего".

Как правильно: Если ты не знаешь точную сумму денег, которая лежит у тебя на складе, то сходи и посчитай. Если для тебя эта сумма небольшая, то можно пока не заморачиваться со складским учетом. Лишь раз в 2-3 месяца пересчитывай остатки. Чтобы не пропустить момент роста.

Если же сумма большая и неожиданная, то добро пожаловать "в клуб" по наведению порядка на складе.

Похожа на прошлую ошибку, но в этом случае есть иллюзия контроля. Мол, вижу = контролирую. Все четко. Я, как финансист, оцифровал с командой уже 51 бизнес на момент написания статья. И мой опыт показывает, что на складе ВСЕГДА лежит больше денег, чем ты думаешь. Ни разу не видел, чтобы было меньше. Один пример приведу.

Ниша: пиццерия.

Ситуация: работают с продуктами. Скоропорт долго не лежит. Остальное лежит по чуть-чуть. А, как мы все знаем из песни, чуть-чуть не считается. Поэтому там копейки. Так думал собственник.

А дальше ты уже знаешь. Мы попросили его пойти и посчитать. Насчитал 500k. Это кроме скоропорта. Коробки, консервы, салфетки, мука... Лежит это все в разных местах. Потому и кажется, что не много.

Как правильно: а рекомендация та же - сходить и посчитать.

Это как один раз помыть машину и дальше она всегда чистая )))

Ниша: производство снэков (сушеная рыба и мясо)

Ситуация: давно не проводили инвентаризацию. Когда все же провели, то недосчитались товара на 700k Например, не нашли 200 кг селедки. Двести килограммов, Карл!

Как правильно: делать инвентаризацию минимум раз в месяц. Особо прошаренные каждую неделю считают отдельные группы товаров. Например, на этой неделе плиты, на следующей холодильники, потом чайники и т.д.

Когда внедряют какую-то складскую программу, то обычно сразу распределяют роли. Мол, Василич делает приходы, Михалыч перемещает, а Зинаида Петровна будет отгружать. И это правильно. НО вот что если ты внимательно прочитал п.3, сделал инвентаризацию и остатки на складе не сошлась с программой. Возникает 2 извечных вопроса: кто виноват и что делать. Ведь каждый ответственный уверяет, что у него все четко.

Ниша: монтаж натяжных потолков

Ситуация: после первой инвентаризации каждый сотрудник четко вносил все покупки и отгрузки материалов. Через месяц провели вторую инвентаризацию. И... не досчитались материалов на 50k. Пришлось собственнику самолично проверять каждый документ по каждой сделке. Оказалось, что один монтажник не внес, другой забыл и тп. Недостачу нашли, но время и нервы собственника уже не вернуть.

Как правильно: нужен один ответственный. Тот, кто будет напоминать, проверять за всеми, сводить остатки и искать причины, почему не пошло. И, если такого ответственного нет, то это ты. А тебе оно надо? В идеале нужен кладовщик. Но если нет денег на отдельного кладовщика нет, то подойдет бухгалтер, менеджер или помощник. Его задача - чтобы на складе комар носа не подточил. Как на реальном складе, так и в складском учете.

Ниша: производство изделий из металла

Ситуация: складского учета не было. Себестоимость считали "эталонную". Т.е. посчитали ее один раз и дальше уточняли, если сильно менялась цена металла. Такой подход всегда дает примерные расходы. А значит и примерную прибыль. Собственник не сразу увидел, что себестоимость выросла и его прибыль превратилась в тыкву. Это были одни из причин, почему компания стала убыточной. И в итоге ее пришлось закрыть.

Как правильно: когда есть складской учет, то видна средняя стоимость каждого товара и материала. Если ты вчера купил стул за 100р, а сегодня за 120р, то у тебя на складе средний стул стоит 110р. А значит продавать его по 110р уже не вариант. Именно по средней стоимости закупки и стоит считать реальную прибыль.

Цифры ради цифр - это здорово, конечно. Но точки роста так не найти.

Ниша: оптовая продажа материалов

Ситуация: складской учет ведут, инвентаризацию делают, ответственные есть, все сходится. Красота. Когда мы с командой пришли на этот проект, то прям порадовались, на сколько собственник все четко настроил сам. Нам осталось только проанализировать. И мы проанализировали. Нашли, что 2 млн материалов на складе лежат без дела уже 3 месяца. Никому не нужны. И еще на 2 млн закупили товара, который можно было не закупать - его и так достаточно. Вот уже 4 млн денег просто закопали.

Как правильно: раз в месяц анализировать цифры на складе. Сколько лежит без дела, как растет средняя стоимость, какая оборачиваемость и т.д. Так ты поймешь точки роста и сможешь высвободить деньги.

У одного моего клиента произошла такая ситуация:

У него купили здоровенную печь. Полностью рассчитались, а забрать решили через несколько месяцев. Печь пока лежала на складе. Когда приехали за товаром, печи на складе не было. Сотрудники клиента вынесли. Здоровенную печь на 100k.

От такого случая, конечно, никто не застрахован. И складской учет не спасет. Однако, порядок точно снижает риск. Если ты держишь руку на пульсе и все сотрудники это знают, то и скомуниздить что-то не просто. Вот в первом кейсе из этой статьи клиент начал делать инвентаризацию и у него сразу уволился печатник (тот, кто печатал рекламу на банерах). Связано это или нет - мы уже не узнаем. Но, как говорится, осадочек остался.

Если не следишь за складом, то закапываешь в нем бабки. И это, к сожалению, распространенная практика. Поэтому если у тебя на складе порядок, то у тебя по сути конкурентное преимущество.

✔ Пока твои конкуренты ищу пропавший товар, ты быстрее оборачиваешь деньги.

✔ Пока они работают в убыток по "эталонной" себестоимости, ты продаешь более рентабельные товары.

✔ Пока конкуренты нервничают и не спят ночами, ты развиваешь бизнес.

Так что, переходи на светлую сторону. У нас есть цифры.

Больше крутых лайфхаков по финансам в бизнесе в моем ТГ канале. Переходи, если хочешь учиться на чужих ошибках, а не на своих.

https://t.me/MarkFinansist

PS: А если ты хочешь узнать свои точки роста, то записывайся на разбор с финансовым директором. Это бесплатно. Для записи напиши в ТГ.

Только для предпринимателей с оборотом от 5 млн. руб. в мес.