В смутные времена пандемии COVID-19 образовательная сфера едва ли не первой перешла на дистанционный формат обучения и проведения массовых мероприятий. Многим пришлось активно осваивать новые технологии для организации занятий, конференций, ивентов именно в дистанционном формате. И вот пандемия закончилась, а организация дистанционного участия в тех или иных событиях не утратила актуальности до сих пор. Одним из недавних кейсов очень успешного и качественного проведения подобного мероприятия может похвастать РУК – Российский Университет Кооперации.
Как возникла потребность в организации «дистанционки»
В декабре 2023 года планировалось проведение стратегического Кооперативного форума на базе РУК. В нём должны были участвовать представители различных региональных филиалов университета, а также приглашенных гостей из других городов и стран. Оптимальное решение было найдено – организовать мероприятие в онлайн-формате. Тем более, что в этой же локации было запланировано проведение заседания Совета Центросоюза Российской Федерации. И тут ожидалось участие руководителей всех региональных потребительских союзов страны. Филиалов насчитывалось 18, плюс 7 представительств университета.
Для таких важных и серьёзных мероприятий в первую очередь необходим был конференц-зал. Во-вторых, он должен быть специально оборудован для таких целей, и для организаторов это был настоящий вызов.
Подготовка к новому формату
Они понимали, что режиссерам за услуги организации и оборудование потребуется оплата, да и сроки на реализацию проекта отводились довольно сжатые – всего 10 дней. А решение требовалось быстрое, проверенное, без проведения предварительных тестов и запуска пилотных проектов.
Чтобы реализовать столь значимое событие для РУК и её участников на высоком уровне, в срок, без лишних затрат организаторы приняли верное решение. Использовать специально разработанную систему видеоконференцсвязи – ВКС, для чего обратиться к интегратору. ВКС обеспечит автоматическую фокусировку камеры на говорящего. При этом исчезает необходимость привлекать стороннего оператора. Но это не все её прелести…
Определение требований
Но перед тем, как реализовывать такой проект, организаторам пришлось обдумать ключевые требования к компании-интегратору, системе ВКС, обучению персонала РУК для работы с ней. В итоге интегратор должен:
обеспечить набором оборудования для организации конференции как в основном зале, так и на удаленных рабочих местах
реализовать подключения через мобильные устройства и настольные ПК
уметь создавать коллективные точки доступа (для удаленного подключения участников)
· использовать простое проверенное оборудование, чтобы быстро устанавливать необходимое без кардинального переоборудования конференц-зала
При этом сама ВКС должна проводить съемку автоматически, но с возможностью управления с места одним оператором (хорошо бы использовать поворотные видеоустройства). Для этого потребовались камеры, которые самостоятельно выбирают объекты и правильно кадрируют изображение. Естественно, они должны иметь хорошее разрешение, поддерживать автофокус. Звук тоже должен захватываться автоматически, чтобы оператору не нужно было вручную управлять работой микрофонов. Но для работы с этой системой требуется обучение работников РУК.
Персонал должен уметь:
управлять видеоконференцией и трансляцией по интернет
работать с ответами на вопросы
проводить голосования
работать на больших вебинарах или онлайн-конференциях без помощи специалистов интегратора
Выбор решения и реализация проекта
С этой задачей Университет и обратился в наш департамент профессиональных мультимедийных решений PRO-AV. Мы изучили пожелания заказчика и предложили комплексное решение, включающее:
оснащение рабочих мест участников персональными дисплеями и микрофонными пультами конгресс-системы от компании ITC, обеспечивающими эффект «живого» общения
инсталляцию больших профессиональных дисплеев LG для демонстрации визуального материала
размещение на стенах поворачивающихся видеокамер с интеллектуальным выбором и «захватом в кадр» выступающего докладчика
внедрение места оператора для управления и модерации конференций
- тесную интеграцию компонентов решения через систему аудиовизуальной коммутации (AV-коммутация) от компании Cypress
Внедрение и результаты
Основные этапы работ были выполнены буквально за 5 дней, параллельно с отделкой главного конференц-зала. Оборудованный зал стал основной площадкой для обсуждения важных стратегических вопросов в области кооперации в России.
Участники форума активно взаимодействовали, обменивались информацией, вели дискуссии. Несмотря на то, что находились в разных уголках страны.
Заключение
Опыт Российского Университета Кооперации – яркий пример успешного практического использования профессиональных мультимедийных технологий. Как видим современные ВКС – идеальный вариант для организации стратегических онлайн-мероприятий. Система открывает широкие возможности для коммуникации с эффектом живого общения. С ВКС любые организации могут самостоятельно проводить свои мероприятия, приглашая участников из различных регионов и стран.