Информационный способ деятельности все более предпочтителен для современного бизнеса. Он считается ключевым элементом для ведения успешной коммерческой стратегии. В этом контексте информационные технологии (ИТ) играют важную роль. Они позволяют выполнять операции с данными через специализированное оборудование, программное обеспечение (ПО) и услуги, предоставляемые IT-компаниями.
Многие компании сталкиваются с необходимостью эффективного управления данными и выполнения операций по их обработке. Решение этих задач они предпочитают делегировать сторонним организациям, осуществляющим аутсорсинг. Такой подход целесообразен и удобен, но требует тщательного выбора поставщика ИT-услуг, заслуживающего доверия.
Выбор надежного партнера, способного успешно внедриться в производственные процессы, становится довольно сложным испытанием. В то же время, область ИТ постоянно совершенствуется, преодолевая все более сложные испытания. Рынок перенасыщен множеством амбициозных компаний, заявляющих о своей профессиональной компетентности в ИТ-услугах по всем отраслям. Для того чтобы сориентироваться во всей этой неразберихе, необходимо пересмотреть сам подход к выбору контрагента. Прежде чем мы это сделаем, разберемся с тем, что мотивирует бизнес обращаться к аутсорсинговым компаниям.
Почему возникает необходимость в использовании услуг ИТ-поставщиков?
Сегодня бизнес все чаще сталкивается с множеством сложностей, включая проблемы регулирования, изменения в бизнес-окружении и внутри самой бизнес-структуры. В динамичной среде, где роль IT-технологий с каждым днем растет, требуется надежная и современная инфраструктура. Решение этой необходимости заключается в выборе эффективного поставщика услуг аутсорсинга, которые называют Managed Service или управляющими услугами. Они представляют собой современный механизм развития, обеспечивающий постоянный контроль, обратную взаимосвязь и гибкость в соответствии с потребностями бизнеса. Обычно такая модель предусматривает делегирование определенных IT-операций провайдеру.
Для облегчения процесса выбора далее сформирована поэтапная инструкция. Она поможет вам определить надежного контрагента и максимизировать рентабельность ваших IT-инвестиций.
Этап 1. Задайте себе несколько вопросов
Перед выбором поставщика необходимо ответить на простые, но в то же время важные вопросы…
- Какую цель я преследую, вкладываясь в IT?
Какой результат я ожидаю?
- В чем ценность моего ИТ-окружения?
Эти вопросы могут показаться очевидными, тем не менее, они требуют внимательного рассмотрения. Важно избегать путаницы в определениях, и четко ответить себе не только «Почему я вкладываюсь в IT?», но и «К каким целям стремлюсь?».
Ответив на эти вопросы, вы сможете понять разницу между реальным и идеальным положением вещей в вашей компании, а также определите существующие проблемы.
Рассмотрим простой пример: крупная организация обратилась с запросом на перевод значительных вычислительных ресурсов в облачное пространство. Заказчик, стремясь оптимизировать расходы на IT-инфраструктуру, начал свою деятельность с запроса оценки финансовых затрат. Специалисты аутсорса провели анализ текущих мощностей заказчика и выявили, что перенос в облако приведет к значительному увеличению расходов. Однако основной целью являлось уменьшение затрат. В итоге было предложено альтернативное решение: оно существенно уменьшило объем облачной инфраструктуры и обеспечило экономию, исчисляемую десятками миллионов рублей в год.
Этап 2. Сформируйте правильное техническое задание
Опишите необходимые вам услуги в понятной терминологии, максимально понятной и соответствующей направлению вашего бизнеса. После можно начинать составлять ТЗ. При его формировании не стоит фокусироваться на деталях, которые могут быть обговорены во время заключения договора. Вам необходимо сосредоточиться на аспектах функциональности, которые поставщик услуг обязуется предоставить. Ключевым моментом является получение ожидаемого результата в конкретных цифрах, предварительно указанных в ТЗ. Эти значения определяются в ходе ежедневного выполнения трудовых обязанностей вашими же работниками, для которых и предназначена данная ИТ-услуга.
Еще один пример: заказчик обратился в аутсорс компанию с запросом «необходимо переместить в облако всю IT-инфраструктуру». Была проведена предварительная проработка концепта решения задачи. Ее результаты были представлены в виде значений фактической экономии и показателей эффективности работы текущей ИТ-системы. На основании анализа этих данных эксперты аутсорс компании вместе с сотрудниками ИТ-команды заказчика пришли к иным выводам. Выяснилось, что перенос инфраструктуры в облачное пространство будет нерациональным действием как со стороны экономии, так и с точки зрения качества. Аналитика привела к необходимости разработки нового технического задания.
Этап 3. Ознакомьтесь с рынком и сделайте предварительный выбор
Обладая завершенным ТЗ, вам проще определиться с нужным решением среди многочисленных предложений на рынке IT-услуг. Перейдем к непосредственному определению контрагента в соответствии с перечисленными ниже критериями выбора поставщика услуг.
Отраслевые навыки
Провайдер всегда должен быть готов к новым испытаниям своих навыков, обладать практическим опытом в конкретной отрасли клиента. Например, для осуществления работы образовательного заведения необходим опыт работы со специализированным ПО, таким как MS Imagine Academy. На момент заказа контрагент уже должен владеть навыками работы с данным ПО и не должен тратить время на его быстрое освоение.
Профессиональный опыт
Общий опыт компании-поставщика также играет важную роль. Он свидетельствует о ее стабильности и степени отлаженности бизнес-процессов. В критически сложных ситуациях надежность партнера становится критически важным аспектом для заказчика. Незапланированное прекращение бизнес-отношений из-за внутриорганизационных проблем исполнителя может оказаться катастрофой.
Круглосуточная техподдержка
Проблемы с IT-инфраструктурой могут возникнуть в любое время, и поиск поставщика услуг с надежной техподдержкой 24/7 становится жизненно необходимым. Важно, чтобы ваш поставщик был готов реагировать на неполадки в ночное время или системные сбои во время важных для вас мероприятий. Выбирайте провайдера, который готов оказать вам помощь в любой момент, даже в самых критических ситуациях.
Внимание к потребностям клиента
Удобство заказа, наличие разнообразных способов взаимосвязи, доступ к личному кабинету с поддержкой – все эти элементы должны быть включены в предоставляемом сервисе. Поддержка высокого уровня не ограничивается лишь решением текущих проблем. Профессиональный поставщик услуг принимает активное участие в мониторинге ваших систем. Он стремится предотвратить возможные проблемы до их появления. Следя, поддерживая и обеспечивая непрерывное техническое обслуживание ваших систем на постоянной основе, такой провайдер всегда будет стремиться предотвратить негативное воздействие проблем на общую производительность IT-инфраструктуры клиента.
Квалификация
Значение сертифицированных сотрудников контрагента весьма существенный фактор, что может оказать влияние на качество предоставляемых услуг. Полагаться только на словесные утверждения компании о профессионализме своих сотрудников сопряжено с высокими рисками финансовых потерь. Рекомендуется сотрудничать со специалистами, чья квалификация подтверждена специализированными учебными заведениями или организациями. Особое внимание следует уделить также статусу контрагента среди производителей. Он может быть полезным, например в случае, когда необходимо получить консультацию от изготовителей оборудования или ПО, используемого вашей компанией.
Корпоративная этика организации
Перед тем, как выбрать поставщика, важно изучить его корпоративную культуру и убедиться, что она не расходится с ценностями вашей компании. Это особенно актуально сейчас, поскольку даже серьёзные организации не могут рисковать наличием в своем штате сотрудников, включая руководящие должности, чьи ценности не соответствуют ее корпоративной культуре.
Репутация
При выборе поставщика услуг рекомендуется обратить внимание на отзывы, что пишут о нем пользователи. Оценив репутацию в первом приближении, вы уже получите кое-какое представление о качестве обслуживания и выполнении обязательств перед клиентом. В идеале следует изучить поставщика в информационном поле СМИ и по возможности ознакомиться с финансовой отчетностью. Анализ этих материалов является дополнительным способом оценки его опыта и стабильности. Вместе с отзывами это даст более полное представление о надежности и уровне предоставляемых услуг.
Этап 4. Определитесь с количеством контрагентов
В процессе окончательного выбора поставщика ИТ-услуг существует несколько важных моментов. Нужно четкое понимание: соответствует ли предложенное решение потенциального контрагента вашим ожиданиям и оценке связанных с ним расходов. Или для решения вашей задачи его одного будет недостаточно и будет выгоднее сотрудничать с несколькими?
Когда вы определились с необходимыми поставщиками, важно четко представить им свою позицию, перейти к более конкретным данным, выслушать их оффер. Цены на услуги при этом уже могут быть не самыми доступными. Основным критерием становится соответствие предлагаемого решения для ваших задач и способность поставщика адаптировать свои мощности к функциональным потребностям вашей ИТ-инфраструктуры.
Этап 5. Уточните все мелочи
Перед подписанием договора об IT-аутсорсинге рекомендуется обсудить с поставщиком услуг возможность внесения изменений, так как во время работы могут возникнуть дополнительные требования. Перед подписанием рекомендуется задавать максимальное количество вопросов и оговаривать все детали. Переходите к подписанию договора после согласования всех его аспектов. Важно помнить, что договор должен быть выгодным для всех участников, гарантировать безопасное и эффективное взаимодействие бизнес партнеров.
Подытожим
Основные критерии, которым должен соответствовать контрагент:
- поддержка адаптивных методов работы
- понимание бизнес-процессов ИТ-инфраструктуры заказчика
- возможность быстрой реконфигурации и легкой интеграции в бизнес-модель клиента
- фокус на поиске проблемных мест ИТ-системы клиента
- стабильные показатели качества работы
Лучший поставщик ИТ-решений на современном рынке – тот, кто может воспринимать результаты своей же работы, ставя себя на место заказчика. Успешная интеграция контрагента в вашу IT-инфраструктуру позволит сосредоточить свои ресурсы на развитии ключевых направлений бизнеса.