Чтобы работать эффективно надо правильно организовывать свое время. Битрикс24 поможет организовать работу с задачами и распланировать дела. Но как же мы сами должны подходить к выполнению задач?
В профсоюзной работе часто приходится фокусироваться сразу на нескольких задачах, причем какие-то из них долгосрочные, а какие-то нужно сделать прямо сейчас. Без навыков планирования остается надеяться на свою хорошую память и везение, ведь в случае непредвиденной неучтенной ситуации можно очень сильно отклониться от намеченных планов.
Существуют различные подходы и приемы, которые могут быть эффективны при работе с задачами и проектами. Внедряя их в свою рабочую рутину вы не только перестанете накапливать долги, но и избежите усталости и выгорания. Кстати, все эти техники можно использовать прямо в Битрикс24. Так в системе уже есть Канбан, технику Помидора можно применять при работе с задачам с учетом времени, а для планирования можно использовать задачи и чек-листы.
Полезные техники:
Канбан
Японский табличный метод организации дел.
Необходимо создать таблицу со столбцами "Надо сделать", "В процессе" и "Сделано" и таким образом отслеживать стадии. Удобнее всего это делать на магнитной доске и использовать стикеры, а также в Битрикс24. В системе принцип канбана реализован в нескольких местах. Вы можете организовать свои задачи при помощи Моего плана и работать с Проектами через Канбан.
В профсоюзной работе этот метод может помочь не только визуализировать задачи, но и всегда держать под контролем сроки.
Метод помидора
Чередование интервалов работы и отдыха
Данная техника поможет сохранить концентрацию внимания и продуктивность.
Суть заключается в том, чтобы разбивать работу на интервалы. 25 минут работаете и затем 5 минут отдыхаете. Спустя 4 повтора следует сделать большой перерыв на 30 минут.
Главное здесь выбрать самую главную задачу и работать только над ней. Нет смысла успевать закончить ее за 1 или два подхода. На заметку технику стоит взять руководителям, которые могут внедрить это в работу и улучшить не только производительность труда, но и eNPS или по другому уровень счастья сотрудников. Работать становится легче не за счет изменения нагрузки, а за счет ее правильного распределения и баланса между работой и отдыхом.
Fresh or Fried
Вечернее планирование дел
Так как продуктивность вечером заметно снижается, то лучше в этот период распланировать дела на завтра, а не пытаться сделать все за один день.
При планировании важные и сложные дела следует ставить на утро. Утром работоспособность выше и вы не будете откладывать сложные задачи на потом. Днем лучше всего заняться уже более мелкими и понятными делами.
Система GTD
Getting Things Done
Смысл этой техники заключается в том, что необходимо разгрузить свою память и все планы, мысли и идеи быстро фиксировать в одном месте. А затем уже сортировать, назначать приоритетность или удалять, если информация не является полезной.
По своему принципу техника напоминает работу с электронной почтой. Нужные письма вы сортируете и отвечаете на них, ненужное отправляется в хранение или удаляется.
- Собираете в одном месте все задачи и планы. Для этого можно использовать блокноты, приложения или папки на компьютере. Главное зафиксировать все и разгрузить кратковременную память.
- Периодически необходимо сортировать информацию, присваивать и обновлять статусы. То, что не является нужным - удаляется, полезную информацию следует перенести в базу знаний. Так вы будете работать с тем, что является актуальным для вас сейчас.
Для каждой активной задачи нужно определить и то, каким путем она будет решаться или кому делегироваться. После этого остается только работать над тем, что действительно актуально на данный момент.
Каждая техника помогает оптимизировать работу как одного человека, так и всего коллектива. Поэтому полезным способы планирования и работы над задачами будут как профсоюзным организациям, так и работникам.