Пару недель назад я купил Things — клевое, отличное приложение. А неделю назад удалил его. Рассказываю, почему так произошло и как я планирую день теперь. Эта статья — для тех, кому вечно «чего-то не хватает» в самых топовых планировщиках.
Меня зовут Руслан Серазетдинов, я основатель контент-бюро «Хорошая история». За 20 лет работы я увидел эволюцию планеров от простых ежедневников до целых digital-систем, в которых черт ногу сломит. Ниже — рефлексия путешествия от списков к цифровым планировщикам и обратно.
Манагерские раритеты: календарь против списков
Как и многие люди, чей ритм жизни в основном завязан на менеджерских задачах (см. эссе Пола Грэма), я не чурался активно использовать планер еще в бумажном виде. Но, на самом деле, все началось еще раньше. Дневники, школьные расписания и, конечно, же любимые всеми списки в заднем кармане джинс — все это привело нас к тому, что теперь без заметок, напоминаний и тайм-менеджмента нам жизнь не мила.
Но календарь, к которому мы привыкаем за время школы — лишь первый этап. Он неплохо справляется с задачами, которые есть у менеджера, но почти не подстраивается под задачи творца. Поэтому, когда у меня появился свой бизнес, я почти отказался от календарного планирования в пользу списков.
Списки помогают фиксировать мысли, идеи, задачи вне жесткой структуры. Простые заметки позволяют визуализировать проекты и мысли, которые до этого момента роем носились в голове. Все-таки не нужно забывать, что человек 70% информации из внешней среды воспринимает глазами, и если мы видим свои цели, нам проще их реализовывать. Мы просто помогаем своему мозгу структурировать всю информацию, которая касается нашей жизни.
Новый этап — Todoist
Подобный подход меня полностью устраивал, и с заметками мы прожили душа в душу почти 10 лет, но в один момент в моей жизни появился Todoist. Фактически, это были те же списки, только в цифровом формате. Однако визуал, да и сам переход на «диджитол» вызывал буквально детский восторг (в качестве оправдания скажу, что это было в 2017 году).
Быстро переместив планирование в электронный формат, я на целый год стал заложником цифровых заметок. Заядлым юзером я оставался ровно до того момента, пока не понял, что Todoist и все подобные ему «списочники» не дают мне двух важных вещей:
- Масштаба закрепленных целей: цели были расписаны исключительно на неделю, максимум — на месяц, и я не мог выстроить связь между своими делами и их результатами в перспективе. Попытка выстраивать системы проектов у меня лично провалилась.
- Гибкости в изменении планов: работа со списками «от руки», если можно так выразиться, во многом облегчает процесс редактирования планов. Ты получаешь некую свободу в выборе действий.
В результате, немного разочаровавшись в электронном формате планирования, я вернулся к классическим спискам. Однако вернулся не с пустыми руками: я полностью переосмыслил структуру ведения заметок, потому что от хорошего так просто не уходят, а я на целый год ушел от планера.
Осознать свои ошибки в ведении записей мне помогла философия Getting Things Done Дэвида Аллена. Книжку я так и не дочитал, а вот пару моментов оттуда для себя вытащил.
Очень значимый и полезный метод — входящие. Фактически это система «воронки», которая помогает тебе а) выгружать все из головы и б) выуживать из этой выгрузки приоритетные задачи. Главное — вносить туда все, что нужно сделать: от идеи и мечт до списков покупок.
Скрин из моей заметки «Входящие», примерно лето 2020 г.
Правила игры для эффективного планирования
Но сами по себе «Входящие» не отвечают на вопрос — что делать сегодня? Куда направить внимание в этом месяце? За пару лет я придумал схему планирования, которой и делюсь.
Мой фреймворк достаточно прост и состоит из трех документов:
Входящие. Все, что есть в голове, мы забрасываем в список без детализации. Пришла идея? Во входящие. Вспомнил задачу? Во входящие. Цитата из книги? Ну, вы поняли куда ее.
На этом этапе важно не то, когда ты это сделаешь, и сделаешь ли вообще. Никаких приоритетов, никакой нумерации. Ключевая задача входящих — разгружать голову.
Месяц/неделя/день. У меня это выглядит одной заметкой, которая делится на несколько блоков: бизнес, проекты, личные дела.
- Месяц: постановка относительно больших целей + базовые ритуалы + новые привычки.
- В недельном масштабе разбираем месяц на кусочки. Например, большие цели трансформируются в задачи недели.
- на дневном горизонте точечно захватываем пункты для реализации недельных планов. Сюда же из «внешки» экстренно залетают задачки, которые мы решаем сразу.
Каждое воскресенье вечером я сажусь, просматриваю «Входящие», цели на месяц, неделю и планирую ближайшие семь дней.
Неделя в разрезе направлений: основной бизнес — проекты — личное
Рефлексия. Этот документ представляет из себя полноценный анализ итогов по неделе и месяцу. Не буду объяснять, чем ценно подведение итогов в письменном виде — про это много написано. Лично мне заметка «Итоги месяц/неделя» помогают увидеть сделанное и повысить самооценку (все мы человеки).
Мотивация к действию через планирование
Для чего же вся эта демагогия о планерах и их значениях? По большей части, для того, чтобы в очередной раз убедиться в известных нам вещах, но взглянуть на них под новым углом. Мы пользуемся тем же инструментарием, видоизменяя и совершенствуя методы работы с ним.
На опыте и обычных, и digital-планеров я убедился, что формат не столь важен: сквозные заметки на компьютере, записки от руки, стикеры на холодильнике — каждый выбирает сам, главное, чтобы были видны цели и то, как ты их реализовываешь.
Моя работа во многом зависит от самомотивации. Поэтому мне важно оценивать, какой «выхлоп» есть от каждого действия. Выстраивать причинно-следственные связи в своих проектах полезно для понимания эффективности.
Самое важное помнить основные принципы работы:
- Целеполагание;
- Входящие;
- Планирование;
- Анализ.
Кстати, сейчас многие рекомендуют заметочник Roam. Может, попробовать?..