Google Calendar VS Самонадеянность

Я свирепо овертаймил: вечера, ночи, выходные - все атрибуты "нужного и важного человека". И также отчаянно факапил. Ничего нового.

При этом с завистью наблюдал за ребятами, спокойно переключавшимися от задачи к задаче, сохранявшими фокус и поражавшими чудесами продуктивности - безо всяких псевдогероических выходок. Даже если им приходилось работать дольше в течение дня или в выходные - они оставались собранными и не выглядели расстроенными из-за этого. И не факапили. Я задавал себе вопрос "Что я делаю не так?". Точнее "Что я могу делать иначе?".

Почитал, поговорил, поэкспериментировал. Пара фундаментальных моментов - прежде чем переходить к деталям:

1. Фрустрация происходит не от большого объема работы, а от незапланированного большого объема работы. И от невыполненных задач. Если тебе нужно работать дольше или в выходные, но это твой осознанный выбор и спланированное решение - ощущение контроля имеет колоссальное значение.

2. Дж.Коллинз писал в своей чудесной книге "Великие по собственному выбору": "Если у вас больше трех приоритетов - у вас нет приоритетов." Всё успеть можно. Нельзя успеть всё и сразу. Чувствуете разницу? Как говорил Данила Багров: "Бери ношу по себе - чтоб не падать при ходьбе".

3. Если ты не возьмешь под контроль свое время - его возьмут под контроль другие.

Как и многие новоиспеченные адепты GTD, я запилил себе to-do'шник и принялся бережно наполнять его задачами. Только вот есть проблема - задачи гладко ложатся в нарядные списки, но:

а) ты не можешь оценить их реальный объем и смэппить с доступным тебе временем;

б) велик соблазн все сваливать в "сделать сегодня" / "важное" / "мой день" / etc - что в конечном итоге приводит только к фрустрации, психозам и "а гори оно огнем!" удалению тасков с желанием начать жизнь с чистого листа. To-do'шники - тоже годный инструмент, но я, в частности, использую их для коротких задач или же задач, которые впоследствии перекочуют в Google Calendar. О том как - дальше.

в) имеет место быть иллюзия о том, что зафиксированная задача - наполовину выполнена. Идеалистическая туфта.

Я читал пару раз о том, что реально успешные люди не пользуются to-do-листами (и ломал себе голову над тем "кааааак они это делают??"). Пара прочитанных постов год или около того назад внезапно всплыли в памяти и навели меня на мысль о том, чтобы попробовать использовать - эврика! - календарь.

Существует концепция антикалендаря, суть которой попросту заключается в том, чтобы заранее планировать свои активности в календаре, включая непроизводственные - таким образом осознанно аллоцируя необходимое для приоритетных задач время. First things first (с)

Вот пара дельных постов по сабжу:

• Как использовать Google Calendar для планирования своей деятельности
• «Календарь намного эффективнее списка дел» (Предприниматель Шинивас Рао)

Главное заблуждение в отношении календаря заключается в том, что его назначение - фиксировать встречи и другие мероприятия, связанные с участием третьих лиц. Ну и, конечно, между этими встречами остаются свободные окна, которые - привет, второе заблуждение - мы "конечно же" займем чем-то полезным (ага, щас!). Увы, наша голова работает иначе - мы от природы склонны лениться и выбирать себе задачи полегче. Поэтому такие вот "окна" в календаре заполняются либо очередной чашкой чая, либо задачами, которые даются нам легко - ну и как следствие, зачастую малополезны. В пресловутом режиме "удаленки", когда мы предоставлены сами себе, распоряжаться нашим временем и вниманием - реально осознанно подходить к своей работе становится задачей первостепенной важности.

В этих вопросах невозможно сформулировать 100% работающий рецепт - поэтому поделюсь своими подходами в работе с календарем и планирования в целом - каждый может адаптировать их под себя:

• у всех это работает по разному - но на первый рабочий день в неделе я стараюсь фиксировать слот для "тушения пожаров". За выходные у многих припекает - и утро понедельника часто начинается с угара.
  
• на каждый день выбирайте себе не более 3-х приоритетных задач с наибольшим влиянием на результат вашей работы. Можно и менее - зависит от важности и объема. Чисто с технической точки зрения это позволит вам аллоцировать для решения каждой от 1,5 до 2 часов - то время, в течение которого можно реально удерживать фокус внимания.
• «задача» - не обязательно сущность, результат работы над которой являет собой законченный артефакт. Даже размышления на заданную тему, изучение материалов, источников - это тоже труд, требующий сфокусированности и усилий. Не стоит недооценивать такого рода работу - планируйте ее. Но чтобы результат такой работы не терялся и сохранялась преемственности - фиксируйте приходящие вам в голову идеи.
• может показаться, что такой подход применим только для "объемных задач" (определение Криса Бэйли из его книги "Гиперфокус"). Возникает вопрос - как быть с задачами короткими? Собирайте их в пачку и паркуйте в отдельные слоты. Например, в моем случае это могут быть "Работа с почтой", "Отработка to-do листа".
• расстаньтесь с иллюзиями об идеальном результате от проделанной в одном слоте работы - это верный путь к прокрастинации. Вместо этого просто начните, аллоцируйте достаточное время - и зафиксируйте результат и следующий шаг. Наш преподаватель в бизнес-школе как-то спросил: "Знаете, как выполнить задачу?" - "Нуууу...." - "Просто начните." Так вот - просто начните. Создайте временное пространство для выполнения задачи и начните ее делать наконец.
• по наблюдениям - в этом есть элемент приятной такой "геймификации" - мотивирует смотреть как в календаре ползет маркер времени и понимать, что тебе нужно успеть пока «он не столкнет тебя в лаву, OMG!...». Такая вот забавная гонка за время.
  
• старайтесь (и это в особенности касается встреч) - парковать слоты с зазором между ними минут в 15. В Google Calendar'е есть настройка продолжительности мероприятия "по-умолчанию" - настройте на 45 минут, например. А лучше на 30 минут. Зачем? Это возможность:

а) зафиксировать результат встречи/задачи и аллоцировать слот для осознанной их проработки результатов и планирования следующих шагов;

б) просто переключиться - есть такая штука как "остаточное внимание" (привет, Крис Бэйли!), когда уже перейдя к следующему мероприятию, мы еще тянем за собой хвост из мыслей в духе "все ли я сделал в рамках прошлой задачи?" - что не позволяет нам фокусироваться на новой задаче в должной мере.

• в продолжение темы встреч. Встреча для информирования - это пустая трата времени. Для информирования есть другие инструменты. Встреча - это про принятие решений и осуществление активных действий после. Поэтому - планируя встречу, подумайте о том, какие действия вам потенциально потребуется по ее итогам предпринять - и заранее закрепите слот для проработки ее результатов.
• у всех есть активности из серии "хочу" и из серии "надо". И у редкого числа счастливчиков они совпадают на 100%. Поэтому действуйте по принципу "награды за исполнение": чередуйте слоты для рутинных и "нужных" задач и слоты для креативных "желаемых" задач.
• если у вас есть хобби или какой-то сайд-проект - также начните планировать его в календаре. Любого рода деятельность: от профессиональной до проектов саморазвития - если она не структурирована, рискует скатиться в бесконечное "завтра". Запилите слот для проекта развития, делайте хотя бы что-то связанное с этим - и малыми шагами придете к результату.
• постарайтесь планировать в том числе и активности, связанные с отдыхом, по принципу, описанному выше - это может быть дополнительным мотиватором к тому чтобы выложиться сейчас, в этом временном слоте чтобы после окончания рабочего дня получить заслуженный "cheat-meal".
• планируйте время для отдыха в середине дня: обед, прогулка - что угодно. Поверьте - реально сфокусированная работа будет более энергозатратна, и надо учиться восстанавливаться.
• закончился слот - откладывай в сторону. В противном случае - это не будет работать, а лишь вызовет еще одну волну фрустрации и самобичевания. Не успел все за раз - запланируй следующий слот чтобы доделать эту задачу. Исключения, конечно, бывают - но это должны быть именно исключения.
• постарайся договориться об этом с командой и вообще проповедуй этот подход - взаимное уважение к способам работы друг друга - залог результативности.
• "Я не успел - возникло срочное дело". Не беда - бери лапкой слот и перетаскивай его в календаре далее. "Не успел" - не повод не делать. Простота визуального контроля - сильная сторона календаря.
• про отключение уведомлений - говорить излишне.

• есть super-comprehensive пост о всех тонкостях и нюансах пользования Google Caledar и Keep для реализации системы GTD - его в теории можно превратить в машину по планированию и выполнению задач. Я впечатлён!