В прошлом месяце я была организатором 2х дневного мероприятия (1 день — иммерсивное шоу, 2 день — конференция). Я взялась за него, потому что мне было безумно интересно поработать с иммерсивным шоу (у меня огромный опыт в мероприятиях – Бал Клавы Коки (была во внутрянке), Шоу Саши Беляковой в крокусе (там я была интервьюер, но не могла не заметить как работает команда), Инстадиум, Пох**й на охваты (тренинг Илоны Дрожь и Ромы Жилина), ВК-фест и тд)
И это было мое первое иммерсивное ШОУ, где я была организатором.
Поехали, по косякам и что я вам советую тщательнее просматривать:
- Договор – я подписала договор, где в случае, если что-то пойдет не так, площадка полностью выигрывает по всем вопросам. Договор должен быть подписан, чтобы ОБЕ стороны были защищены в равной степени.
Тут я халатно отнеслась, потому что до этого все договоренности с площадками были другие (Вовремя заметили и устранили все пункты, которые вызывали у нас вопросы)
- смотрите на актуальность договора, в договоре с площадкой были ограничения на ковид (по законодательству меры ковида убрали еще в феврале 2022 года – этот пункт просто недействителен)
- В последний момент (за день до мероприятия вечером) отменились гримеры и я с командой не предупредили танцоров, чтобы они взяли свою косметику и резинки/ невидимки для причесок. Нам написали гримеры, а мы эту информацию не передали.
Выкрутились тем, что волонтеры сходили в магазин и купили все нужное (косметику, гель для волос, резинки и тд)
- Мой видео-продакшн сильно подвел в плане видео-контента.
Это было не профессильно быть НЕ заинтересованым в мероприятии и снимать абы-как, потому что “тут на мероприятии 300 человек, а мы работали с мероприятиями от 5000 человек” – мотивации не было
Мой косяк в том, что я запросила за съемку сильно маленькую сумму за 4 рилсмейкеров и у них еще и денежной мотивации не было.
- Не обсудили с площадкой предоставление воды. Мы заказали 300 бутылок для участников, а по правилам конкретно той площадки это было недопустимо, потому что у них работает БАР, который эту воду продает = мы отняли их заработок
Нужно было платить сбор по 100 рублей за каждую бутылку. Тогда бутылка выходила 134 рубля, а не 34, как мы заказали. Нам разрешили оставить 50 бутылок, остальные 250 мы просто унесли за кулисы (спикеры, волонтеры, организаторы забирали бутылки с собой).
С точки зрения общего процесса, на которые моя команда не могла повлиять:
- Не было созвонов с заказчиками, где мы бы выясняли все важны моменты. Решать важные моменты в переписке, где отвечают 1/2 раза в день - неэффективно и приводит к следующим последствиям:
- Когда наступал момент все оплачивать, часто слышали “это маленькое, это не очень, надо переделать” – это все можно было бы устранить, если были бы созвоны с обговариванием всех деталей и доп. информация о том, что хотят видеть в результате.
часто было:
заказчик: “Мы не знаем как это должно выглядеть, делайте по стандарту”
мы: “Вот визуализация, надо запускать в работу, нужно оплатить”
заказчик: “Почему такой маленький/ вообще хочется по-другому”
Из-за этого за 3-5 дней до мероприятия было сильно стрессово. Баннеры из бруса делаются около 2-4 дней. У нас была 2ая заливка баннера, так как он был черный (если бы была 1 заливка, цвет был бы недостаточно контрастный)
Это только 1 день!
Завтра расскажу про то, что нужно учесть при организации конференции.