Автоматизацию бизнеса уже не установить. Предприниматели делегируют рутину роботам, а сотрудникам поручают действительно сложные и важные задачи. И для того, чтобы не остаться позади конкурентов, важно понимать, как оптимизировать бизнес-процессы. Про то, какие ошибки чаще всего допускают бизнесмены при автоматизации и как их избежать, читайте в этой статье.
Сначала нужно навести порядок
Первая ошибка, с которой сталкиваются практически все, — попытка автоматизировать бизнес во время завала. Когда работы становится больше, компания расширяется, а сотрудники путаются в задачах, руководитель решает, что пора что-то менять. Находит исполнителей, ставит перед ними цель и ожидает результата. И, с самого начала, все идет не по плану. Почему?
Автоматизация требует налаженных маршрутов, так называемых, «маршрутных точек бизнес-процессов». Точки определяют конкретное действие, которое должен выполнить каждый сотрудник. Если не прописать их правильно, может возникнуть ситуация, когда заявка автоматически принята, юрист подготовил договор, бухгалтер принял оплату, а свободного исполнителя нет, и приходится решать новую проблему.
Для начала необходимо определиться с целями, затем прописать последовательность автоматических действий. С этими задачами помогает специалист с опытом интеграции AI-технологий.
Не пренебрегайте помощью специалистов
Следующая ошибка вытекает из предыдущей — некоторые бизнесмены пренебрегают услугами профессионалов. Но оценить свои возможности и перспективы правильно, не имея опыта в IT-сфере, практически невозможно. Готовые решения — тоже не выход. Прежде, чем приобретать упакованный продукт, нужно понять, насколько он соответствует внутренних процессам компании
Не внедряйте сразу много новых технологий ради количества, не поручайте налаживание новой системы некомпетентным сотрудникам. Изменение рабочих процессов должно происходить под контролем профессионалов, которые специализируются на оптимизации бизнеса. Оптимизатор бизнеса — это человек, который помогает выстроить грамотные процессы в команде и постепенно внедрить нужные инструменты. Такой подход увеличит вашу прибыль и действительно упростит работу компании.
Автоматизация не имеет смысла, если системы управления не связаны между собой
Многие компании до сих пор используют разные программы управления одновременно. Иногда это необходимость, а иногда — системный недостаток. Сегодня есть возможность объединить документацию, аналитику и все каналы связи в едином интерфейсе. Например, с помощью облачного ресурса CPaaS — гибкая платформа управления коммуникациями с клиентами и внутри команды в режиме реального времени. Это современное решение дает возможность проводить онлайн-конференции, общаться с клиентами в разных мессенджерах и на сайте, без необходимости открывать десятки окон одновременно
Если же необходимо использовать разные технические инструменты управления, они должны быть связаны между собой. Чтобы не пришлось вручную вносить данные в CRM, а из CRM переносить в систему управленческого учета, и пытаться при этом избежать путаницы.
Помните о дополнительных расходах
Оптимизация бизнес-процессов способна сэкономить миллионы предпринимателю. Она позволяет управлять сложными процессами в едином интерфейсе и выполняет рутинную работу за целую команду. Пример: голосовой робот заменяет работников колл центра. Достаточно оставить 1-3 специалиста для решения спорных вопросов.
При этом на первых порах нужно подготовиться к увеличению расходов. Потребуется дополнительное обучение сотрудников, средства на внедрение разработок, тестирование проекта и переход на новые рельсы.
Вы получите гибкость, прозрачность и скорость бизнес-процессов. Все это даст результаты, но не сразу. Важно заранее учесть издержки и спрогнозировать сроки окупаемости.
Какие результаты вы получите?
Главное преимущество оптимизации — шанс уравнять производительность бизнеса с более крупными игроками на рынке. Руководителю не придется ежемесячно разгребать мелкие ошибки сотрудников и заниматься рутиной. У него появятся ресурсы на масштабирование проектов и полное делегирование однотипных проблем.
Для внедрения новых инструментов и использования их по максимуму, обратитесь за консультацией. Я помогу с выбором AI-системы управления, исходя из потребностей и бюджета компании, настрою процессы в команде, помогу сократить расходы на персонал и технику, ускорив и улучшив ваш сервис и продукты.