Давайте понимать, что культура общения в рабочих чатах не складывается "сама собой". Она будет такой как её определяет руководитель, не важно понимает он это или нет. Сегодня поговорим об этике делового общения в мессенджерах, как стоит взаимодействовать и каких вещей лучше избегать.
Бывает такое, что чаты разрывает с утра до вечера, переписке отводится невероятное количество времени. Скорее всего это показатель того, что сотрудники занимаются ВБД (видимостью бурной деятельности) или общий организационный уровень крайне низок.
Может быть, что чатов много и собственник бизнеса, находящийся под маничкой гиперконтроля присутствует в каждом и целый день занят их прочтением. Бывает и так что он в этих чатах находится чисто формально, ничего не читает, ему просто некогда. И то и другое пагубные крайности.
Прежде всего, культура рабочих чатов должна подразумевать, что при появлении нового участника рабочего чата, куратор чата (рук отдела, собственник бизнеса или кто-то ответственный за чат) объявляет всем что за человек, чем занимается, с чем к нему можно и нужно обращаться.Далее, хиханьки и смехуёчки лучше оставить для других мест. Руководитель сам задаёт тон взаимодействия. У ваших сотрудников может быть свой чат для флуда или перемывания косточек начальству о котором вы можете даже и не знать.
Далее, примите корпоративные стандарты о времени реагирования. Я встречал что собственник бизнеса впадал в припадочную истерику когда в чатах не было ответа более 5-ти минут, а так же ситуацию, когда по достаточно важным вопросам, заданным утром ответ приходил в три часа ночи. Не делайте так. Так же, когда задачи выданные подчинённым остаются в тоннах переписок, это не правильно, их потом просто не найти. Лучше использовать сторонние задачники, можно просто гуглдоки со списком задач.
Кроме того, ночные переписки по работе это моветон (если у вас не ночная работа). Но ещё хуже, когда люди жалуются что не спят пол ночи из-за звука квакающих сообщений, будто не могут на своём телефоне отключить оповещения на ночь и яростно набрасываются на тех кто "имел наглость" их таким образом потревожить. Людей с подобным мировоззрением гораздо больше чем кажется на первый взгляд.
Не заваливайте деловые чаты смайликами, открытками и прочим спамом и флудом. В основном чаты должны использоваться для обсуждения и решения срочных задач и быстрой передачи информации в течение рабочего дня или для фиксации значимых данных. У меня был такой опыт, что люди сидевшие в одном кабинете предпочитали переписываться в чатах, вместо разговоров. Если у вас так, вероятнее всего вы все вместе занимаетесь имитацией.
И ещё пара фраз насчёт звонков. Слава богу, мы наконец входим в эпоху, когда уже можно открыто говорить, что неожиданные звонки это стресс и вообще непрошенное вторжение в личное пространство, тем более если не известно о чём будет разговор. Лучше договариваться о звонке заранее. Разумеется я отдаю себе отчёт, что большинство по-прежнему использует телефонные разговоры как средство подавления воли собеседника, чтобы напихать ему в трубку, но так же для меня понятно и то, что подобный подход вызывает всё больше отторжения.
Ровно в той же мере, выяснение отношений в мессенджере и длинные голосовые сообщения это полное днище. Если вы шлёте голосовые, вы должны быть уверены, что всем участникам чата подходит такой формат и они будут их слушать. Я встречал такое, что человек отправляет голосовые по 15-20 минут, затрагивая в них по 10 различных тем(то есть мысль льётся потоком, как бог на душу положит). Приходилось несколько раз переслушивать, ставить на паузу и выписывать озвученные тезисы. Скорее всего такое поведение это признак выраженного неуважения к другим участникам чата.
Ещё у меня был опыт присутствия в чатах, где нормой считалось присылать фотографии собачьих какашек с улицы. Стоит ли говорить что атмосфера формировалась, мягко говоря, так себе, что разумеется, влияло и на итоговый результат работы.
Давайте подобьём итог:
- культуру общения в чатах задаёт собственник бизнеса
- при появлении новых лиц (ухода прежних) стоит объявлять о произошедшем
- примите корпоративные стандарты о времени реагирования
- не превращайте чаты в флудилки
- установите рабочее время
- уважайте других участников чата
- если вопросов много или решение в переписке затягивается, лучше созвониться.
Следование этим правилам поможет создать профессиональную и эффективную рабочую среду в чатах и способствовать успешной коммуникации среди сотрудников. Приятного общения!