А ещё освободили эйчаров от 80% всей рутины и упростили проведение опросов среди сотрудников.
Эта история началась несколько лет назад. Devim — не маленькая компания, и найм у нас обширный. Что это значит? Верно: на приём сотрудников на этапе преонбординга уходило много, нет — МНОГО ручного труда.
Вариантов было два: либо нанять больше эйчаров (и потратить время на их преонбординг…), либо автоматизировать этот процесс. Мы решили, что в этом нам поможет бот — и вот что из этого вышло.
Примечание: на всякий уточним, что преонбординг — это процесс подготовки к выходу нового сотрудника. Включает сбор документов на приём и информации о сотруднике, а также подготовку пропусков, доступов и оборудования.
Первая попытка. Неудачная
Сперва мы надумали попытать счастья в инхаус-разработке и написали 40-страничное ТЗ для стажёров. Прописали всё — логику бота, кнопки, тексты — и отдали ребятам в работу.
И… ничего не произошло.
Нет, конечно, какие-то работы велись. Есть даже доказательства:
Но затея отняла много времени и денег, а в итоге провалилась. У инхаус-разработчиков всегда были более приоритетные задачи. Наша же оставалась где-то на задворках и так и не была реализована до конца.
Вторая попытка. Тот же сценарий
Следующая идея была ещё более экстравагантной: мы хотели сделать бота сами. Да-да, силами эйчаров. Ну, а что, в IT-компании не только программисты умеют кодить.
Нам повезло: в нашей команде была коллега, которая занималась лоукод-программированием. К тому моменту она уже написала онбордингового бота для (сатанистов) Data Scientists и бота для внутрикорпоративного Random Coffee.
«Почему бы и нам не вписаться в эту чудесную компанию?» — подумали мы и вновь принялись за дело. В частности, подправили логику бота: прежнюю разрабатывали для C#, а на лоукоде функционал отличался.
Но история повторилась. У нашей (последней надежды) сотрудницы всегда были более важные задачи. Работа над ботом велась по остаточному принципу, эйчары по-прежнему зашивались. Этого явно было недостаточно.
Озарение. Создание бота
В итоге стало понятно: незачем изобретать велосипед. Раз не получается справиться своими силами, надо найти подрядчика. Так мы вышли на сервис KitBot от компании Nord Clan.
KitBot — это омниканальная чат-бот платформа с искусственным интеллектом. Она позволяет прописывать разные сценарии (так мы и прописали сценарий преонбординга), предоставлять базу знаний, информировать работников о новостях и собирать обратную связь. В общем, то, что доктор прописал.
Что нас привлекло:
- Интуитивно понятная админка.
- Возможность вносить правки самостоятельно, то есть силами эйчаров. В случае с разработчиками все изменения пришлось бы прогонять через них, что замедлило бы работу.
- Функционал, который покрывал наш основной запрос на преонбординг.
- Безопасность хранимых в боте данных. Документы не попадают в чужие руки, а информация остаётся конфиденциальной.
Нам наконец пригодилась полностью прописанная логика. Кстати, выглядит бот и его админка так:
Ребята из Nord Clan помогли создать бота, подтянуть туда админку и провели обучение. Чуть позже лицом бота стал наш маскот — волк Валера. Он немного геймифицировал процессы, а заодно продвигает внутренний бренд Devim.
Что у нас получилось
С помощью бота мы полностью автоматизировали процесс преонбординга. Мы отправляем ссылку новому сотруднику, а дальше Валера собирает все данные и документы для трудоустройства.
Автоматизация пришла и в рутину, которой всегда так много. Мы отдали в ведение Валеры часть того, что связано с документами. Сотрудники могут отправить заявление на отпуск или запросить в бухгалтерии справку 2-НДФЛ. Это упрощает процесс, а отсутствие посредников между работником и бухгалтером помогает соблюдать NDA о зарплатах.
Ещё мы поручили Валере проводить опросы и собирать фидбэки, например по сотрудникам, которые прошли испытательный срок. В админке всё удобно распределено по группам, так что можно отправить запрос, например, конкретной команде.
Напоминаниями тоже занимается Валера — а он волк, причём суровый. Ему всё равно на возмущение сотрудников, которым, может быть, не хочется ни на что отвечать. Но, как известно, придёт серенький волчок и… Ладно, это не про нас, наш Валера чёрного цвета.
Итак, перейдём к самому интересному — цифрам.
- Преонбординг. Бот покрывает 95% контакта с кандидатами на этом этапе.
- Кадры. Порядка 90% заявлений сотрудники отправляют через бот. 10% — это исключительные случаи, которые требуют участия эйчара.
- Бухгалтерия. 100% запросов в бухгалтерию подаётся через бот.
- Опросники 180. Команда полностью проходит опросы через бот. Если до внедрения бота опросы проходило порядка 50% респондентов, то с Валерой цифра варьируется в зависимости от команды, в среднем 85%. Возросла за счёт автоматических напоминаний и проходимость опросов до конца — сегодня она составляет порядка 95%.
На данный момент в боте 127 активных подписчиков. За время использования пройдено 715 опросов. И мы уже готовим новые (хе-хе).
Резюме
Этот рассказ — в помощь тем, кто только задумывается об автоматизации всего, что связано с преонбордингом и ежедневным взаимодействием с сотрудниками. Валера мужественно забрал на себя 80% всей рутины, за что мы ему очень благодарны — и чего и вам желаем. И да, для этого необязательно повторять наши ошибки: советуем сразу идти к специалистам, которые вам помогут.
Основной же вывод, который мы сделали из этой истории, таков: если вы можете что-то автоматизировать — автоматизируйте. И возлюбите своего бота и эйчаров.