Бизнес как система: уверены ли вы, что все ваши деньги под контролем?

Речь пойдет не о контроле финансов, финансовой модели, финансового планирования или о том, что деньги нужно считать. Это, итак, понятно. Данная статья — это кейс, кейс о том, как мы зашли в компанию и через 6 месяцев нашли 200 тысяч евро.

Каждая отрасль бизнеса сталкивается со своим набором уникальных проблем. Наш клиент не был исключением. Компания пригласила меня как консультанта в решение проблемы долгого внедрения системы управления производственного предприятия.

В управлении производственным предприятием кроется множество тонкостей, которые могут стать либо спусковым крючком к успеху, либо тем самым камнем преткновения, что ведет к упущенным возможностям. Каждая цифра, каждый процесс требуют детального анализа, без которого мы можем упустить важные аспекты, приводящие к потере денег, о которых мы даже не догадываемся. По этой причине анализ и оптимизация процессов становятся критически важными. И как оказалось по итогу «вмешательства» моей команды, клиент очень много узнал о том, как работает его бизнес и производство в частности.

Не буду томить, поехали…

Компания, специализирующаяся на производстве термоусадочных колпачков, корковой пробки и фольговых капсул, уже 2,5 года безуспешно пытались внедрить систему управления производством. Цикл производства был полным, компания занималась от производства пленки, ее покраски, отрывной ленты и до изготовления готовой продукции в виде термоусадочных колпачков.

Проблема, с которой компания столкнулась, заключалась в непонимании, как грамотно внедрить управление производством. Из-за отсутствия четкой стратегии и анализа данных они не могли реализовать эту систему и, следовательно, тратили много ресурсов на так называемую автоматизацию и упускали массу возможностей дополнительно заработать.

Кроме того собственник очень хотел видеть себестоимость полуфабрикатов и готовой продукции на каждом этапе производства, а также прогнозировать себестоимость готовой продукции. Задача была не из простых, потому как в стандартных системах управления производственными предприятием (сейчас речь идет об 1С) себестоимость считалась при закрытии периода, то есть когда уже все затраты распределены и, более того, конкретно в этом случае, были прямые затраты, которые не учитывались, такие как электроэнергия, выработка производственных станков, амортизация (тут важно указать, что мы решили, что если будем распределять амортизацию на всю выпущенную продукцию, то это будет как средняя температура по больнице) .

Было еще масса задач, но они стандартные и не несут большого интереса в рамках статьи.

Скажу откровенно, мы полностью сломали «планы" подрядчика, который, видимо, хотел "доить» клиента пожизненно.

После того, как нас пригласили в качестве консультантов, мы предложили комплексное решение для внедрения системы управления. Мы научили собственника, как правильно взаимодействовать с подрядчиком и какие слова на языке «1Сников», что означают. Наш подход включал в себя расписывание плана и регламентов проведения внедрения, построение системы взаимодействия с подрядчиком. Со временем мы вытеснили подрядчика.

Вишенкой на торте, как мы тогда думали, стала разработка алгоритма и формулы для расчета себестоимости продукции на каждом этапе производства.

С помощью этих решений, мы добились заметного прогресса в короткий срок. В течение шести месяцев мы успешно внедрили систему управления производством.

Кроме того, мы смогли значительно оптимизировать процесс доставки продукции до клиента, сократив затраты на доставку на 15%, расход горючего на 8% и себестоимость готовой продукции на 7%. В результате, компания начала работать «в белую», что значительно увеличило её эффективность.

А где же информация про 200 тысяч евро, спросите Вы? А это для нас самих был подарок.

Пока мы автоматизировали и оптимизировали бизнес-процессы, подключали дополнительное оборудование к производственным процессам, собирали статистическую информацию с производственных станков, мы обнаружили, что в цеху покраски больше краски, чем на остатках.

Тогда мы «перелопатили» всю документальные отчеты за смену цеха покраски, сопоставили их, что есть в системе учета, перенесли недостающую информацию и обнаружили, что у нас в отчете по незавершенному производству краски на 200 тысяч евро. Начали расследование...

Оказалось, что работники цеха открывали несколько бочек краски для смешивания (чтобы получить нужный цвет), использовали от 25% до 75% краски, а остальное убирали, и так как производство работало в несколько смен, и учет был на уровне «передачи бумажек», о них (бочках) забывали, и так это продолжалось в течение 6-8 месяцев. В цеху накопилось больше 100 таких бочек (одна бочка весила около 150 кг), стоимость такой бочки была порядка 5000 евро.

Ожидаю Ваш вопрос, но что никто не мог увидеть, что есть 100 лишних бочек. Ответ прост, люди, которые работали в цеху боялись признаться, что это лишние бочки или им было все-равно (я склоняюсь ко второму варианту) , а закупщик смотрел по остаткам на складах, а это совсем другой отчет.

Все закончилось хорошо, никто не пострадал, мы вернули в системе учета из незавершенного производства эту краску, она легла на остатки, закупщик стал меньше заказывать краски, мы подключили промышленные весы к программе, обучили работников цеха покраски работать с весами, и ввели регламенты, что после каждого отчета производства за смену, все что находится в незавершенном производстве возвращать на склад цеха.

Работа над оптимизацией процессов на предприятии всегда сложна, но результаты, которые мы достигли вместе с нашим клиентом, показывают, что это возможно. Наши методы, включая автоматизацию процессов сбора информации, учета затрат и планирования ремонта оборудования, доказали свою эффективность.

Наш опыт с этой компанией показывает, как важно применять тщательное планирование и оптимизацию в процессе производства и не только, это касается любой сферы бизнеса. Обнаружение 200 000 евро в незавершенном производстве подчеркнуло, что иногда самые важные ресурсы могут быть скрыты прямо перед нашими глазами. Этот случай стал ярким примером того, как правильное управление может привести к значительному увеличению доходов и эффективности.

Если Вы хотите узнать больше о том, как можно построить систему в бизнесе, как легко автоматизировать бизнес, как эффективно управлять командой и как принимать решения опираясь только на цифры, то я приглашаю Вас в мой телеграм канал (ссылка ниже) , в котором я делюсь опытом, наработанным за 20 лет работы в области оцифровки, систематизации и автоматизации бизнеса, через нашу компанию прошло 1000+ клиентов разной величины в более чем 45 нишах.