Кунг-фу тайм-менеджмента или, как фрилансеру организовать свой день, чтобы все успевать?

В статье 3 практичных лайфхака, которые помогут успевать делать все важное в течение дня, перестать работать по ночам и по-настоящему начать кайфовать от фриланса.

Привет, меня зовут Ира, я копирайтер и контент-менеджер тг-каналов, фрилансю почти 2 года и за это время выработала формулу организации своего времени, которая помогает успевать все, что я запланировала на день.

Немного вводных – мне 34 года, есть муж, две дочери 13 лет и 4 года, собака, работа, бытовые дела без помощников, подписок и регистраций.

Был момент, когда я настолько сильно утопала в задачах, что не справлялась и скулила на луну по ночам, одновременно набирая тексты клиентам. Ночь была единственным комфортном временем для работы, потому что все домашние дрыхнут и не достают своими: «а где мои носки?«, «я хочу кушать», »мама, я покакала» и прочее.

Работать по ночам мне очень не нравилось, потому что в это время предпочитаю спать настолько крепко, чтобы даже не снились сны. Для решения проблемы перелопатила несколько книг по тайм-менеджменту и прошла обучение, где практиковали приемчики из разных методик эффективного распределения своих 24 часов в сутках.

В результате забрала 3 рабочих лайфхака, которые быстро и легко встроила в свою рутину, пользуюсь каждый день и реально все успеваю. В этой статье поделюсь инструментами, благодаря которым, и вы будете спать сладким сном младенца без тревоги о невыполненных в течение дня задачах.

Самое первое и важное, что нужно понять – это то, что ежедневно выполнять 20 дел, как робот не получится. Максимально возможное количество задач в день для среднестатического человека – 8.

Делом мы считаем все: от телефонного разговора с администратором детской клиники для записи ребенка на профилактический осмотр врача, до выполнения одной рабочей задачи. Если задача объемная, то делим ее на подзадачи.

Например, мне нужно написать статью на VC – это большая задача, которую я разобью на подзадачи:

• определиться с темой, основной мыслью и результатом, который получит читатель
  

• собрать фактуру
• написать черновик
• внести правки
• опубликовать статью

Я могу писать статью целый день или растянуть удовольствие на несколько. В первом случае она в моем списке планов займет 5 пунктов, оставшиеся 3 распределю на что-то личное: поболтать по телефону с бабушкой, прочесть ребенку сказку перед сном, обсудить с мужем покупку дивана.

Здесь важно реально смотреть на вещи и не обманывать себя. Если я буду писать статью целый день, то я 100% не успею сварить борщ и погулять с ребенком. Значит такие дела в этот день я и не планирую.

О том, как узнать сколько времени занимает то или иное дело, поможет лайфхак 2.

Когда беру задачу из списка, я занимаюсь только ею, не отвлекаюсь на соцсети, мессенджеры, перекусить и пр.

Натренировать навык фокуса мне здорово помог метод «помодоро». Его суть в том, что вы заводите будильник на 25 минут, сразу приступаете к делу и занимаетесь им пока не прозвенит сигнал. Дальше вы ставите будильник на 5-минутный перерыв и так по кругу: 25/5 пока задача не будет выполнена.

Я немного изменила условия – 1 час на задачу и 10 мин перерыв. Если понимала, что за час с задачей не справлюсь, то заводила будильник на 2 часа. Ориентировалась только на свои ощущения. Позже, практикуя этот метод, стала четко понимать сколько времени занимают дела. И когда заказчик скидывает 8 голосовых по 3-4 минуты вечером в воскресенье, просит на основе этих сообщений прислать гайд к утру понедельника, я с уверенностью могу назвать ему точный час, к которому гайд будет готов. И это, конечно, не 10 утра понедельника, а, как минимум полдень.

Четкое понимание сколько времени занимает конкретная задача очень помогает при планировании и выборе тех самых 8 дел на день. Чтобы действительно все успеть, не упахаться и чувствовать себя классно в конце дня, с чувством: "я все сделала, ехуу!".

Составлять план дел на день и держать его под рукой.

Я пользуюсь приложением TickTick. Удобно вести список, задавать время каждой задаче, обозначать приоритеты, ставить звуковые напоминалки.

Также здесь есть функция повторяющихся действий для дел, которые нужно выполнять ежедневно или, например, только по будням. Чтобы не вводить каждый раз такие задачи вручную можно задать настройки и программа все сделает за тебя.

Например, сейчас практикую ведение дневника эмоций, два раза в день в определенное время делаю пометки с ответом на вопрос “а что я сейчас чувствую?” , и эти задачи стоят у меня на бесконечном повторе. Также отмечены кружки и секции детей, регулярные планерки с заказчиками, прием лекарств.

Я не вношу в список рутинные ежедневные дела: приемы пищи, гигиенические процедуры, логистику детей, готовку еды и уборку. Первые три, потому что сделаю в любом случае и всегда в одно и то же время, а последние два, потому что готовлю и убираюсь по настроению и по силам. Если в списке будет стоять “протереть пыль”, а настроения на эту задачу у меня не будет, то я ее не сделаю, буду чувствовать себя плохо, гнобить за лень. Такие деструктивные, разрушающие личность мероприятия нам ни к чему, поэтому просто не вносим в свой список дел то, что может привести к таким последствиям.

В приложении есть функция помодоро. Я не пользуюсь, потому что уже выработала привычку держать фокус на задаче. Но если у вас привычки нет, то пригодится.

Абсолютно не важно с помощью какого инструмента вы будете фиксировать план, важен сам факт наличия списка в течение дня перед глазами, с примерным распределением по времени. Он работает, как самоконтроль: «я в рамках плана, все отлично”, или “так, надо поднажать, что-то я сегодня выбиваюсь из графика”, ну или »ага, вот это я сегодня точно не успеваю, надо перенести на какой-то другой день”. Ну и в целом удобно, чтобы ничего не забыть.

В блок «работаю» помимо рабочих задач еще входят – развитие своего тг-канала и обучение. Долгое время в приоритете была работа, из-за чего страдали мои соцсети, а учеба покрывались пылью на геткурсе. Сейчас сменила приоритет, поняла, что работу заказчику я выполню в любом случае, а вот если оставлять на потом тележку и образование, то они так и будут обрастать плесенью день ото дня.

Поэтому сейчас порядок приоритетности такой: срочная задача, если такой нет —‣ пост в свой тг-канал —‣ учеба (примерно, час) —‣ остальное время работа.

• Расфокусе внимания. Когда мы хватаемся за все и сразу, растим тревожность. В итоге «фигаро тут, фигаро там» и нигде одновременно.
• Неадекватной оценке своих физических и временных возможностей. Планируем сильно больше, чем часов в сутках и наших сил на все это.
• Держим список задач в голове или выписываем только одну большую, на выполнение которой требуется несколько дней.
• Выстраиваем дела не из позиции приоритетности.

Вводите 3 лайфхака из статьи в свою привычную рутину и уже совсем скоро заметите, что напротив всех запланированных дел стоят галочки «выполнено».

Подписывайтесь на мой экспертный тг-канал о копирайтинге Полезная, как клюква, там про тексты, заказчиков и жизнь фрилансера без ретуши.