Алексей Воронков, вице-президент, генеральный директор региона Восточная Европа компании HP Inc., поделился рекомендациями, как эффективно работать на удаленке и адаптироваться к новым реалиям домашнего офиса.
Еще в марте офисы HP перешли на режим удаленной работы, не дожидаясь объявления режима всеобщей самоизоляции. Третий месяц сотрудники компании работают из дома.Все встречи и командировки отменены, компания отказалась от участия в любых офлайн мероприятиях и сделала все возможное, чтобы оптимизировать бизнес-процессы в текущей ситуации.
Будучи ИТ-компанией с матричной структурой, при которой команды работают вместе, находясь в разных странах, у нас была изначально создана экосистема, позволившая быстро и без особых потерь перейти на дистанционное ведение бизнеса.
Как и многим международным компаниям, нам предстоит еще продолжительное время работать вне офиса. Мы для себя определили 5 ключевых принципов, которые позволяют повысить эффективность работы в окружении детей, домашних животных и бытовых вопросов. Если вы также еще не возвращаетесь к прежнему рабочему укладу, то наши простые советы помогут вам сделать работу из дома более эффективной:
1. Оформить комфортное рабочее место
Основная идея заключается в том, чтобы создать дома оборудованное место, максимально напоминающее привычное рабочее окружение: подключите к ноутбуку монитор (по статистике, это повышает продуктивность работы до 30(!)%), клавиатуру и мышь, не работайте на диване или в кровати, чтобы меньше нагружать зрение и спину. Во время онлайн-совещаний используйте гарнитуру с микрофоном, чтобы ваша речь звучала четче, и фоновые шумы не мешали участниками встречи, а звуки трансляции – другим членам семьи. Беспроводной МФУ позволит без труда печатать и сканировать необходимые документы, многие современные модели поддерживают работу через мобильные приложения, и отправлять файлы на печать можно напрямую со смартфона.
2. Регулярно проводить удаленные встречи с коллегами
Мы стали чаще использовать видеоконференции, а не только аудио – это увеличивает вовлеченность, а также позволяет чувствовать связь с коллективом. Продолжительная работа вдали от команды может создать ощущение изолированности и разобщенности, что явно повредит общему делу. Старайтесь находить возможность выражать признание членам вашей команды – это крайне важно для поддержания командного духа и мотивации.
3. Уделять внимание вопросам кибербезопасности
Устройства удаленных сотрудников оказались за пределами офисной среды с высокой степенью корпоративной защиты и квалифицированной поддержкой ИТ-специалистов. Это повышает риски утечек конфиденциальных данных и несанкционированного воздействия со стороны мошенников. Мы не рекомендуем подключаться к непроверенным сетям Wi-Fi, сайтам и VPN, передавать конфиденциальную информацию через популярные мессенджеры, хотя зачастую многим кажется, что обсудить детали проекта проще и быстрее в чате. Также важно устанавливать на свои устройства только лицензионные приложения, не передавать рабочие ноутбуки и данные доступа на корпоративные сервисы третьим лицам, в том числе членам семьи.
4. Поддерживать чистоту рабочего места и правильно дезинфицировать технику
В течение дня мы прикасаемся к множеству предметов и возвращаемся к работе на компьютере или ноутбуке – любые микробы и вирусы, существующие на различных поверхностях, скапливаются в том числе и на устройствах. По данным исследования CBT Nuggets, наиболее распространенным типом бактерий, обнаруженных на технике, были грамположительные кокки, самые частые возбудители пневмонии во всех возрастных группах. Опираясь на разработки Центров по контролю и профилактике заболеваний (CDC), мы советуем сначала тщательно очистить поверхности устройств, а затем провести дезинфекцию, используя раствор из изопропилового спирта и воды в пропорции 70/30.
5. Соблюдать принципы «work-life balance»
Наш дом стал домашним офисом, но это не повод превратить жизнь в круглосуточную работу. Установите грань между «рабочим временем» и «временем отдыха», после выполнения насущных задач и важных онлайн-встреч проводите свой досуг с семьей: посещайте вместе виртуальные концерты, экскурсии, ищите новые цифровые ресурсы для развлечений. Используйте свободное время, чтобы помочь детям, которые оказались вне школьной подготовки и с головой погрузились в гаджеты. В период пандемии мы открыли платформу «Print, Play & Learn», где родители смогут найти большую коллекцию полезных идей для детского творчества и обучения.
Современные технологии даже в условиях самоизоляции позволяют бизнесу эффективно функционировать, школам и институтам проводить онлайн-занятия, всем нам не терять связь и ежедневно общаться. После кризиса изменится отношение ко многим привычным вещам в корпоративных регламентах, вполне вероятно, что для некоторых формат удаленной работы станет новым понятием нормы.
1. Согласно данным опроса HP, в котором приняли участие 1267 ИТ администраторов и пользователей, работающих полный рабочий
день, в возрасте от 25 лет и старше в США, Франции и Китае. Март 2020 г.
2. Защита IoT-устройств: насколько безопасен ваш Wi-Fi роутер?
https://www.theamericanconsumer.org/wp-content/uploads/2018/09/FINAL-Wi-Fi-Router-Vulnerabilities.pdf
3. 1,5 млрд детей по всему миру столкнулись с закрытием школ. В каких странах дети продолжают учиться во время пандемии.
https://www.washingtonpost.com/education/2020/03/26/nearly-14-billion-children-around-globe-are-out-school-heres-what-countries-are-d
oing-keep-kids-learning-during-pandemic/
4. Проблемы перехода на дистанционное обучение в Российской Федерации глазами учителей - исследование Лаборатории
медиакоммуникаций в образовании НИУ ВШЭ
https://icef.hse.ru/data/2020/04/15/1556221517/%D0%94%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B0%D0%BD%D1%86%D0%B8%D0%BE%D0%BD
%D0%BD%D0%BE%D0%B5%20%D0%BE%D0%B1%D1%83%D1%87%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5%20%D0%B3%D0%BB%D0%B0%D0
%B7%D0%B0%D0%BC%D0%B8%20%D1%83%D1%87%D0%B8%D1%82%D0%B5%D0%BB%D0%B5%D0%B8%CC%86.pdf
5. По данным М.Видео-Эльдорадо // ТАСС: Россияне стали больше времени проводить за компьютерными играми на карантине.
https://tass.ru/ekonomika/8069283