Удалённая работа стала новой нормальностью, но до сих пор большинство сотрудников не умеет грамотно организовывать видеоконференции. Вот 10 простых правил, которые помогут сделать созвон удобным и продуктивным.
Называйте встречу так, чтобы было понятно, о чём будет речь
Это поможет участникам настроиться на работу и подготовить нужную информацию.
Представьте, что у вас в день несколько созвонов и все они названы в духе «Конференция Zoom Иван Иваныч». Легко запутаться и пропустить действительно важную встречу.
В приглашении на созвон пишите список вопросов или тем, которые хотите обсудить
Это культура делового общения. Вы показываете, что уважаете время ваших коллег и что предмет обсуждение действительно важен. Так гораздо больше вероятность, что занятой человек примет приглашение и придёт на конференцию.
Приходите на созвон вовремя или предупреждайте участников о задержке
Настройте уведомления о запланированных звонках в Гугл Календаре, поставьте будильник в конце концов.
Подготовьтесь к созвону
Подготовьте план встречи, если вы его не написали в приглашении. Можно просто выписать на листочек список вопросов, можно открыть вашу систему учёта задач.
Трекер задач хорош своей наглядностью. Просматривая карточки справа налево, вы точно ничего не забудете и будете знать, каким задачам нужно уделить больше внимания. Например, если карточка долго не продвигается вперёд.
В сервисе визуального управления проектами Kaiten на одном пространстве можно собрать несколько досок. Тогда на созвоне руководителю не придется путаться и переключаться между разными вкладками.
Вернёмся к подготовке. Найдите тихое место, предупредите окружающих, чтобы вас не беспокоили во время звонка. Не помешает проверить, что попадает в поле видимости камеры и убрать предметы, которые вы не хотите светить перед коллегами. Поправьте одежду и причёску. Опрятный внешний вид поможет вам чувствовать себя более уверенно.
Перед звонком сверните все ненужные окна и программы, особенно если вы собираетесь демонстрировать экран. Оставьте только то, что понадобится во время разговора.
Попросите участников включить камеру
На удалёнке очень не хватает живого общения. Так давайте говорить с живыми людьми, а не с аватарками. К тому же с включённой камерой мы лучше понимаем эмоции собеседников и меньше отвлекаемся.
Начните созвон с неформального общения
Спросите, как дела, пожалуйтесь на погоду, обсудите домашних питомцев — что угодно. Лёгкий разговор на несколько минут улучшает настроение, сближает людей, сплачивает вашу команду. А ещё это хороший способ заполнить паузу, пока вы ждёте опаздывающих на созвон коллег.
Выключайте микрофон, когда молчите
Договоритесь с коллегами мьютить микрофон, когда молчите, чтобы не засорять эфир фоновыми звуками. Особенно актуально для тех, кто работает в кафе или коворкингах, и сотрудников с детьми.
Следуйте намеченному плану созвона
Хорошая практика — в начале встречи напомнить коллегам, какие вопросы вы собираетесь обсудить, и следовать этому плану. Если обсуждение уходит далеко от темы, не стесняйтесь вежливо прерывать коллег и возвращать разговор в нужное вам русло.
Соблюдайте тайминг встречи
Уважайте своё время и время ваших коллег. Если вы планировали потратить полчаса, а уладили вопрос за 10 минут — прекрасно. Нет ничего плохого, чтобы закончить встречу раньше.
Если обсуждение затягивается, уточните у участников, могут ли они задержаться. Если нет, то договоритесь, когда вы встретитесь и продолжите разговор.
В конце созвона подведите итоги
В нескольких предложениях резюмируйте, какие решения вы приняли на созвоне, что каждый должен сделать к следующей встрече. Хорошо эти итоги записать и скинуть в ваш корпоративный чат или разослать на почту участникам. Так меньше вероятность, что сотрудники забудут сделать обещанное на созвоне.