Здравствуйте, мы — сервис управленческого учета Seeneco. В 2013 году мы создали продукт, который автоматизирует учет финансов, чтобы предприниматели занимались бизнесом, а не таблицами с формулами. Один из наших клиентов поделился кейсом о том, как вместе с нами он в 30 раз сократил время на управленку, сэкономил 35% на услугах подрядчика и избавился от кассовых разрывов. Передаём слово ему!
Какие были проблемы в управленке
Мы производим резинотехнические изделия из силикона (кремнийорганической резины). Чтобы изготовить одну товарную единицу, нужны разные материалы от нескольких поставщиков. Часто в производстве одного изделия участвуют несколько цехов, а ассортимент состоит из тысяч наименований, и каждый день появляются новые. Все это увеличивает количество информации по изделиям, компонентам и поставщикам, которую надо обработать.
Сначала мы вели всю управленку в Экселе, потом придумали свои «инструменты-костыли». Но все равно было много ручной работы. Еще мы пробовали визуализировать данные, но самостоятельно создать простые и понятные дашборды не получалось.
Со временем пришло подсевшее от регулярных итераций в Экселе зрение, а также понимание того, что в современном мире должны быть более удобные профильные инструменты, чем таблицы. Мы изучили предложение сервисов управленки, сравнили их и выбрали Seeneco. Значительную роль в этом сыграла интеграция со Сбером, в котором у нас расчетный счет.
Как Seeneco решил проблемы
Проблема №1: На таблицы уходило много времени
Что было
Раньше мы тратили около 30 рабочих часов в месяц на ведение таблиц: выгружали выписки из банка в Эксель, удаляли оттуда лишнее, каждой позиции присваивали область расхода и с помощью формул подводили итоги и статистику по текущему месяцу. Мы отслеживали количество покупок и сумму расходов, количество покупок по контрагентам, а также сравнивали динамику по этим показателям за разные периоды.
Что стало
Сейчас на ведение управленки уходит около часа в месяц.
Раздел «Операции» в Seeneco по большей части заменил Эксель. Когда начали использовать сервис, интегрировали счет в Сбере и задали правила обработки платежей: настроили автоматическое отнесение операций к статье по заданным условиям. Все операции по счету загружаются автоматически, а правила распределяют 90% операций по статьям. Оставшиеся 10% распределяем вручную и получаем готовое представление данных.
Количество транзакций, суммы расходов по периодам и контрагентам мы видим на одном экране — в разделе «Операции». Дополнительно мы стали отслеживать расходы по группам. Например, статьи расходов на администрирование оргтехники, интернет-сервисы и связь входят в группу IT, и мы можем оценить расходы в целом на всю группу.
Проблема №2: Слабая аналитика
Что было
Чтобы вести аналитику, рядом с листом итогов за текущий месяц мы создавали новый лист, выгружали в него планируемые затраты на новый месяц и сравнивали два листа. Еще мы пробовали визуализировать данные, но это было долго, сложно, и результат нас все равно не устраивал. Невозможно было быстро построить красивые и информативные диаграммы.
Что стало
Seeneco предсказывает кассовые разрывы, формирует отчетность по движению денежных средств, показывает статистику по топ-поставщикам и топ-клиентам — всем этим мы пользуемся постоянно. Разные отделы нашей компании используют различную аналитику.
Руководство использует аналитику расходов. Она помогла нам проанализировать затраты на вспомогательные операции — например, нарезку силиконовых листов. Мы увидели, что за год заплатили за эту услугу подрядчикам 620 тысяч рублей — это очень много. Промониторили рынок профильного оборудования, выбрали установку за 290 тысяч рублей, посчитали все сопутствующие расходы и поняли, что нарезка собственными силами сэкономит нам 35-40% от стоимости за эту работу у подрядчика и вложения быстро окупятся. В течение месяца мы закупили оборудование и наладили участок резки.
Отдел продаж использует аналитику топ-клиентов. Это помогает расставлять приоритеты в работе. По правилу Парето: теперь мы знаем, какие 20% клиентов приносят 80% результата и кому нужно уделять больше внимания.
Проблема №3: Сложное планирование
Что было
Для нас планирование неразрывно связано с аналитикой, а так как ее почти не было, планирование было приблизительным: мы понимали, куда и сколько будем тратить, но в целом. Из-за этого возникали кассовые разрывы, и нам приходилось брать кредиты и договариваться с поставщиками об отсрочке платежей. За погрешности в планировании мы платили деньгами и замедлением роста компании.
Что стало
Наш финансовый отдел использует всю аналитику сервиса вместе с разделом «Планирование»: так мы быстро и точно составляем бюджеты на будущие периоды и выделяем достаточно средств другим отделам. Мы смотрим аналитику за прошедшие периоды, прогнозируем затраты по каждой статье расходов на будущее и формируем «свободный» бюджет, который в следующем месяце можно будет потратить на инвестиции в работу компании или на поощрения коллектива. Например, из этого бюджета мы уже приобрели новое оборудование и запланировали ремонт некоторых помещений.
Сейчас мы тоже иногда отклоняемся от бюджета, но в основном это связано с текущей обстановкой в мире: неожиданно появляются новые статьи затрат вроде дезинфекции, меняются планируемые доходы из-за снижения объема заказов от части заказчиков, задерживаются поставки материалов.
Итого
Благодаря Seeneco мы экономим около 65 тысяч рублей в месяц на ведении управленки: раньше сотрудники тратили на нее около 35 часов в месяц. Сервис помог нам избавиться от кассовых разрывов, так что больше не приходится брать кредиты на покрытие обязательных платежей — это сэкономило нам еще около 2,4 млн в год. Благодаря аналитике расходов в сервисе и последующей оптимизации затрат в 2020 году мы сэкономили приблизительно 418 тысяч рублей на услугах подрядчиков.