Здравствуйте, мы — сервис управленческого учета Seeneco. В 2013 году мы создали продукт, который автоматизирует учет финансов, чтобы предприниматели занимались бизнесом, а не таблицами с формулами. Наш клиент Кирилл Демьянов поделился кейсом о том, как после знакомства с сервисом он передумал нанимать финансового директора, сэкономил на этом 250 тысяч рублей и полностью избавился от ручной работы с таблицами и формулами. Передаем слово ему!
Какие проблемы были в управленке
У нас маркетинговое агентство Dokus. Основная проблема по части учета денег для нас заключалась, во-первых, в большом количестве ручной работы с таблицами. Причем данных нам не хватало для полноценного управленческого учета. Во-вторых, по плану мы получаем выручку в один месяц, а по факту — в другой или даже другие, потому что оплата может быть разбита на несколько частей. В-третьих, некоторые проекты вообще не были завершены и часть оплат по ним мы так и не получили. Но «на бумаге» эти деньги были и мы планировали бюджеты, рассчитывая на них.
В итоге мы не понимали, сколько заработали на самом деле и из-за этого часто возникали кассовые разрывы. Из-за этого приходилось возвращать личные деньги в оборот и отказываться от запланированных покупок.
Как Seeneco решил проблемы
Проблема №1 Много ручной работы
Что было
Изначально мы вели управленку в Экселе. Обороты быстро росли, а вместе с ними и таблички с управленкой. У меня не было спокойствия и уверенности, что все под контролем. Еще со временем появилась необходимость начать оптимизировать затраты, отслеживать, куда уходят деньги, смотреть тенденции. Каждый понедельник я садился и лично за 1-1.5 часа заполнял таблицы. Но полноценной управленки все равно не выходило: например, мы не видели структуру доходов и расходов по контрагентам. В теории любой показатель можно посчитать в Экселе, но для этого надо сильно заморачиваться и дополнительно тратить по несколько часов в неделю.
Можно было бы нанять финансового директора на частичную занятость: тогда в год на оплату его труда уходило бы около 250 тысяч рублей. Но сервис избавил меня такой необходимости.
Что стало
Мы интегрировали расчетные счета с Seeneco — теперь все операции загружаются в личный кабинет автоматически и сервис сам разносит их по статьям. Затем автоматически считает все финансовые показатели, которые раньше мы либо рассчитывали вручную в таблицах, либо не рассчитывали вообще. В таблицах теперь вообще ничего не считаем: просто заходим в сервис и отслеживаем текущую картину.
Я плачу за сервис 1500 рублей в месяц по базовому тарифу, в год выходит 18 тысяч — и он полностью заменяет мне финансового директора на парт-тайме за 250 тысяч в год.
Проблема №2 Мы не до конца понимаем структуру затрат
Что было
Раньше мы вели учет по данным, записанным «на бумаге». Например, у нас записано, что мы продали проект за 30 тысяч — эту суммы мы записали в выручку в текущем месяце, хотя фактически она могла приходить частями в течение двух месяцев. Плюс некоторые проекты так и не были доведены до конца, некоторые оплаты мы недополучали — и факт сильно расходился с тем, что мы записали. Мы не понимали, сколько реально зарабатываем, необъективно оценивали свои доходы и рентабельность.
Еще в Экселе мы не могли быстро разобраться, из чего складываются затраты и соотнести их с другими показателями. Например, чтобы понять структуру затрат, надо было вручную вводить данные и писать много запросов. Мы этого не делали и не до конца понимали, на что конкретно тратим деньги.
Что стало
В Seeneco в разделе «Операции» я детализирую показатели в несколько кликов: смотрю, из каких платежей, по каким категориям и от каких контрагентов они складываются, как соотносятся с другими показателям, какова динамика за период. Сервис считает все сам и выводит наглядную графическую аналитику по статьям доходов и расходов, по направлениям, контрагентам.
Размер траты по некоторым стали для нас сюрпризом. Например, оказалось, что мы тратили на банковское обслуживание и маркетинг намного больше, чем нам казалось. Эти затраты мы оптимизировали. Например, мы обнаружили, что тратим около 6 тысяч рублей в месяц на банковское обслуживание: большую часть этой суммы составляла комиссия на переводы сверх лимита. Мы перешли на более дорогой тариф, но с повышенным лимитом — и стали платить до 3 тысяч в месяц. Итого 36 тысяч рублей экономии в год.
Проблема №3 Нет четкого разграничения личных финансов и финансов компании
Что было
Я не понимал, сколько на самом деле зарабатывает компания и выводил на личный счет больше, чем мог себе позволить. Обычно сумма возникала «по наитию» и была сильно больше той, которую реально можно было вывести. В итоге потом приходилось выведенные деньги зачислять обратно на расчетный счет, чтобы покрыть обязательства.
Что стало
Сейчас я знаю точную выручку и траты на ближайшие периоды и понимаю, сколько денег можно перевести на личный счет без ущерба компании. В течение месяца я перевожу себе по минимуму: точно знаю, какие суммы безопасно выводить. А в конце месяца соотношу выручку и затраты, понимаю реальную прибыль. Если еще запас и необходимость, то вывожу еще.
Итого
Благодаря Seeneco я больше не трачу время на создание базовых управленческих отчетов в таблицах, а ту аналитику, которую в таблицах было делать слишком сложно, получаю в пару кликов. Я понимаю, куда конкретно уходят деньги компании и у меня больше не возникает проблем с понимаем, сколько денег можно вывести на личный счет, чтобы потом не приходилось их возвращать обратно для покрытия обязательств. А еще благодаря аналитике расходов мы экономим деньги: например, мне не пришлось нанимать финансового директора, а еще я заметил слишком высокую стоимость банковского обслуживания и перешел на более выгодное предложение.