Как автоматизация звонков помогает увеличить доход клиники и перестать терять потенциальных клиентов
С 1 марта в сфере медицинского обслуживания произошли изменения: заявки по телефону операторы обязаны принимать строго в течение 5 минут, а перезванивать в течение 10 минут. Часто клиникам не хватает времени и кадров, чтобы ответить и принять звонок каждого клиента, особенно в пиковые часы. В результате – потеря прибыли и невыполнение требований закона.
Представьте себе систему, которая могла бы сама перезванивать на все пропущенные и соединять клиента со свободным менеджером, не пропуская ни одного звонка. Это возможно уже сейчас с помощью Робота-контролёра – функции Виртуальной АТС.
В чём суть проблемы
Согласно исследованиям нескольких авторитетных медицинских порталов, проведенных в период с 2015 по 2018 гг, в среднем от 20% до 30% звонков оказываются пропущенными.
Многие клиенты вынуждены слишком долго ждать перезвона, в связи с чем уже пропущенные звонки теряются навсегда.
Все это в совокупности приводит к потере не только потенциальной прибыли, но и денег, потраченных на рекламу, и к репутационным потерям.
Почему так происходит
У оператора не хватает времени, чтобы ответить на звонок.
В клинике стоит устаревшая АТС без многоканальных номеров, абонент не дозванивается с первой попытки.
Пациенты часто звонят в нерабочее время, будь то выходной, вечер или обеденный перерыв.
- При большом количестве пропущенных звонков, операторы не успевают обзвонить каждого пациента.
Как этого избежать
Чтобы оперативно дозваниваться до потенциального клиента, руководителю компании нужно будет настроить SMS и e-mail уведомления, следить за информацией в мессенджерах. В то же время операторы колл-центра должны будут постоянно проверять новые уведомления.
Чтобы увеличить эффективность операторов, отдельный сотрудник должен контролировать перезвоны.
Альтернатива – подключение функции автоперезвон по всем пропущенным, иными словами Робот-контролёр, с помощью которого прибыль клиники в средним увеличится на четверть.
Если в какой-то момент входящих звонков окажется больше, чем сотрудников, принимающих звонки, то Робот-контролёр поможет не упустить ни одного пациента, занося каждый пропущенный звонок в виртуальную очередь.
«Этот сервис не только сводит процент пропущенных звонков к минимуму, но и блокирует нецелевые звонки, увеличивая таким образом и качество клиентского сервиса, и продажи. Кроме того, эта функция оптимизирует работу сотрудников, освобождая их от монотонной рутинной работы»
Рассчитать прибыль
С помощью таблицы Excel, доступной по ссылке, вы можете, зная свою статистику звонков, рассчитать текущие потери выручки и сумму, которую принесут вам дополнительные продажи при подключении функции. Скачайте таблицу по ссылке и заполните поля, отмеченные зеленым цветом.
Как работает Робот-контролёр
Шаг 1. Виртуальная АТС регистрирует пропущенные звонки и помещает их в список на автоперезвон
Шаг 2. Номера из списка на автоперезвон обрабатываются Роботом-контролёром
Шаг 3. Номер исключается из списка на автоперезвон:
при регистрации соединения оператора с пациентом
по достижению заданного в настройках количества попыток автоперезвона.
Регистрация пропущенных входящих звонков с их помещением в список на автоперезвон происходит круглосуточно.
Обработка номеров
Робот-контролёр в разрешённое расписанием время выполняет:
Дозвон до свободного оператора
Уведомление оператора, поднявшего трубку, о том, что сработала функция Робот-контролёр и ожидается соединение с пациентом
- Дозвон до пациента и его соединение с ожидающим на линии оператором.
Что в результате
Увеличение клиентской базы, оптимизированный рабочий процесс и повышение продаж.
Узнать о всех преимуществах и условиях подключения сервиса, а также увидеть живые кейсы, можно здесь