Мы можем открыть заявку об открытии новой вакансии двумя способами:
1. Через «живую» ленту.
Открываем горизонтальную вкладку «ЕЩЕ», «Процессы», выбрать процесс «Объявление вакансии подбор кандидата».
Система откроет новую форму с полями для создания заявки. Из готового списка выбираем вакантную должность и далее по схеме.
2. Через бизнес-процессы.
Открываем вкладку «Процессы в ленте», «Объявление вакансии подбор кандидата» и дальше работаем с новой карточкой.
Для удобства ссылку на эту страницу можно добавить в левое главное меню (активируем звездочку в конце названия бизнес-процесса перед началом строки фильтра).
После открытия процесса открывается страница активных объявлений о вакансиях, которые находятся в процессе подбора.
Добавление новой вакансии осуществляется активацией кнопки добавить, расположенной в правом верхнем углу экрана.
Форма карточки вакансии открытой с помощью вкладки процессы в ленте, имеет более компактную и удобную форму для работы, чем форма, которую открывают в ленте.
Наименование полей и их содержание в обоих формах совпадают.
1. Шаг
Выбираем должность открываемой вакансии из реестра штатной ведомости компании. Если должность новая и отсутствует в списке, то открываем ссылку и регистрируем ее, потом подставляем в карточку вакансии.
Форма карточки новой должности содержит поля:
a. Название должности
b. Направление
c. Должностную инструкцию
d. Показатели деятельности
e. Профиль должности
f. Тесты для кандидатов
g. Комментарии
2. Шаг. Указать источник поиска кандидата – открытый источник или хантинг. Если источник открытый, то бизнес-процесс пойдет по направлению размещения информации об открытии вакансии в СМИ, если хантинг, то без СМИ.
3. Шаг. Указать причину открытия вакансии: в замен уволенного сотрудника или в следствии создания новой должности …
4. Шаг. Указать руководителя отдела для которого подбирается новый сотрудник (выбор из списка в структуре компании или по Ф.И.О. руководителя).
5. Шаг. Указать размер планируемой заработной платы.
6. Шаг. Отмечаем поле имеется ли должностная инструкция по данной вакансии.
7. Шаг. Вложить если это регламентируется правилами компании в поле файлы с заявкой и документами обоснованием открытия заявки (файлы формата Word, эксель или PDF). При необходимости вложения документов могут быть проведены позже.
8. Шаг. Отметить поле – «Будет ли предложено кандидату тестовое задание на период ознакомления или испытательного срока».
9. Шаг. Назначить ответственного за подбор вакансии из числа сотрудников отдела кадров компании. Назначение ответственным осуществляется руководителем отдела кадров или присваивается автоматически системой при сохранении карточки вакансии. В этом случае ответственным назначается сотрудник открывший вакансию.
10. Шаг. Служебное поле –"Директор по персоналу" заполняется системой автоматически и берет информацию из действующего штатного расписания компании.
После сохранения карточки вакансии система активизирует работу робота.
Робот отправляет сообщение ответственному сотруднику отдела кадров о том, что ему поручено подобрать кандидата на новую вакансию, в нашем примере – это ИT директор.
Все задачи подбора кадров осуществляются в рамках группы «Кадры». На общем облачном диске этой группы роботом автоматически создаются папки с номерами и названиями вакансий в которых аккумулируются и хранятся файлы и документы по проектам. В дочерних папках будут хранится резюме, поступившие от всех кандидатов и резюме кандидатов, отобранных для собеседований. В системной папке хранятся ссылки на интерактивную схему бизнес-процесса, блок схему и текстовое описание процедуру подбора (техническое задание).
Обычно облачный корпоративный диск для удобства работы синхронизируется с компьютерами сотрудников отдела кадров.
ВАЖНО.
В папке заявки хранится файл – шаблон заявки на подбор кандидата, которую согласно регламенту компании, должен заполнить «ИНИЦИАТОР» руководитель отдела, открывшего вакансию.
Завершился первый этап работы с заявкой.
Заполнена и сохранена форма заявки.
Роботы отправили уведомление ответственному и создали на диске группы все необходимые папки для хранения материалов.
В главном меню портала в разделе Бизнес-процессы загорелась сигнальная цифра, о том, что у сотрудника появилось новое невыполненное задание.
Откроем раздел.
На экране видно, что в соответствии с правилами компании, ответственному поручена новая бизнес-задача, заполнить форму заявки.
Активизируем клавишу задачи приступить, получаем доступ к содержимому задачи, бланку заявки на вакансию и короткую ссылку к шаблону формы, которую, необходимо заполнить и прикрепить к заявке на вакансию.
Ответственный выполняет поставленную ему задачу, заполняет форму и вкладывает ее в соответствующее поле заявки, если нужно пишет комментарии и активирует клавишу «ЗАПОЛНИЛ».
Возможен вариант делегирования этого поручения начальником отдела кадров своему подчиненному. Тогда ответственным за данное поручение будет назначен другой сотрудник.
Так как, мы рассматриваем пример вакансии с вновь созданной должностью которая, на момент заявки отсутствовала в штатном расписании, то система направила уведомление и новую бизнес-задачу руководителю компании (генеральному директору).
Директор изучает обоснование, требования и параметры вакансии и принимает решение. Если директор отказывает, то все заинтересованные лица получат об этом уведомление, комментарии и система автоматически закроет заявку. Если руководитель выражает свое согласие и одобряет предложение Инициатора, то бизнес-процесс подбора кандидата продолжается по выбранному сценарию.
Согласно сценарию, дальше сотрудник отдела кадров получает новую бизнес-задачу разместить объявление об открытии новой вакансии в СМИ. После публикации сотрудник закрывает задачу.
Далее начинается процедура сбора и обработки резюме от кандидатов, откликнувшихся на объявление. Сотрудник ОК, переносит информацию папки на общем диске, получает задачу отобрать из общего пакета обращений 5-15 подходящих резюме, знакомит с ними ИНИЦИАТОРА поиска и закрывает задачу.
ИНИЦИАТОР получает задачу отобрать лучших кандидатов, проставить им рейтинговую оценку и сохранить отобранные материалы в папке в месте хранения документов по вакансии.
ИНИЦИАТОР завершает отбор и закрывает задачу.
Сотрудник ОК получает новую задачу организовать собеседование в офисе компании. Когда процедура согласования даты и времени проведения встречи осуществлена сотрудник ОК закрывает выполненную задачу.
Следующая задача для сотрудника ОК, это проведение запланированного собеседования кандидатов и ИНТИЦИАТОРА и ознакомление с итогами.
ИНИЦИАТОР получает бизнес-задачу оценить подходящую кандидатуру или дать заключение о необходимости продолжения поиска.
Свое решение ИНИЦИАТОР фиксирует в разделе комментарии.
Если по результатам собеседования удается подобрать достойную кандидатуру, то материалы на нее передаются в службу безопасности для проведения обязательных мероприятий по проверке кандидата на соответствие требованиям. Сотрудник отдела безопасности получает соответствующее уведомление и перед ним ставится бизнес-задача. Сотрудник безопасности выбирается системой автоматически из иерархической структуры компании. Если сотрудник безопасности отсутствует в списке, то система назначит задачу руководителю отдела безопасности или руководителю высшего звена.
Если сотрудник безопасности делает положительное заключение, то процедура оформления продолжается, начинается стадия оформления на работу, а статус заявки меняется на «ВАКАНСИЯ ЗАКРЫТА».
Если заключение сотрудника службы безопасности отрицательное, то подбор вакансии продолжается, и процедура возвращается на стадию публикации в СМИ.
В карточке вакансии в истории фиксируются все события, изменения статусов, переходы ответственности, комментарии сотрудников, время постановки и завершения задач.
При необходимости возможна корректировка текстов сообщений и задач описанного бизнес-процесса. Корректировку проводит сотрудник с правами администратора портала.
Для корректировки необходимо отрыть меню настроек, открыть шаблон бизнес-процесса на статусах и в редакторе провести правки.
Например, откроем статус «Новая вакансия», выберем активити задача –заполнить анкету для поиска кандидата. При открытии активити появляется доступ к описанию формы, содержимого, ссылкам и тексту задачи. Аналогично изменения можно внести в любую задачу, которая используется в нашем процессе.
ВАЖНО
Настройки доступов для сотрудников компании к бизнес-процессу «Заявки на подбор кандидатов» так же осуществляются в меню настройки. Возможность работы с заявками настраивается для каждого сотрудника индивидуально или предоставляется всем сотрудникам конкретного отдела компании.