Карточки контакт и компании имеют стандартную анкетную форму Биртикс24.CRM:
- Они содержат обязательные поля, объединенные в разделы.
- Информационную часть в которой фиксируются все осуществляемые действия и связи.
- Количество, выбор и расположение полей легко меняется и комбинируется по желанию пользователя.
- Имеется возможность настройки общей формы для всех сотрудников портала.
Открывая заполненную карточку хорошо бы увидеть:
- Заполненную по единому стандарту информацию.
- Правильно описанную структуру компании.
- Кто и какие сотрудники работают в компании, в каких отделах и какие должности они занимают.
Какие варианты для этого предлагает штатное ПО Битрикс24.CRM?
Они достаточно широкие и предоставляют большие возможности. Откроем рабочий портал, раздел CRM, вкладку «Компания» и зарегистрируем нового учебного покупателя-компанию.
Прямо в карточке в активном режиме (изменить) откроем поле контакты и добавим в нее пять сотрудников компании. Таким образом путем простого добавления контактов прямо в карточке компании мы создали простую организационную структуру – примитивное древо компании.
Визуально в нашей карточке отображается названии компании и под ней ее сотрудники. Для мгновенной ориентации и оценки компании не хватает информации о занимаемых должностях и в каких отделах работают эти сотрудники.
Наличие информации такой информации позволило бы используя стандартные инструменты фильтрации быстро выделить определенные сегменты сотрудников для целенаправленного оповещения и общения с ними.
Для указания должности контакта-сотрудника можно и удобно использовать системное поле «должность», оно присутствует в каждой карточке контакт по умолчанию, если оно заполнено, то автоматически располагается рядом с контактными данными контакта (сотрудника) и не требует ни каких дополнительных настроек.
Для указания места работы сотрудника в общей структуре компании непосредственно в карточке «Контакт» создадим и добавим дополнительное поле «Название отдела», тип список, множественное значение. Прямо в строчках добавим названия отделов (Бухгалтерия, ИТ, Маркетинг и Совет директоров).
Количество наименований отделов которое можно создать не ограничено и легко редактируется.
Отредактируем карточки сотрудников, укажем их должности и принадлежность к отделам. Множественным тип названия отдела позволяет пометить любого сотрудника как работающего в нескольких отдела одновременно. Такое часто встречается. Например, сотрудник ИТ может являться одновременно членом Совета директоров.
В карточке компания мы при всем желании не сможем увидеть в каком отделе работает заинтересовавший нас сотрудник, зато если мы активируем его карточку, то нам представится доступ к полной информации. Для ее отображения на экране достаточно активировать доступ к нужным полям и настроить под себя отображение на экране.
Каждый пользователь портала выбирает и настраивает сам что он хочет видеть на экране.
Штатный инструмент Битрикс24.CRM строка поиска и фильтры позволяют выбрать нужную информацию по любой комбинации полей карточки контакт или компания, но чтобы до нее достучатся, нужно совершить рад манипуляций и не вся информация отображается одновременно на одном экране.
Как работают расширенные возможности поиска и отображения информации:
Откроем карточку компании, создадим в ней дополнительное поле «Подразделение», отображение радиокнопки, множественное значение установим связь со списком. Принцип создания и использования аналогичен примеру, описанному выше для карточки контакты.
Это поле будет присутствовать во всех карточках компаний и по сути является списком, реестром, дополнительным справочником всех возможных отделов, которые существуют в типовых компаниях. Просто этот справочник создан не глобальных настройках портала, а с подошью специального приложения.
Типовой пример работы по такому сценарию выглядит так, менеджер общается с сотрудником компании и в ходе переговоров одновременно отмечает какие отделы есть в его компании и в дальнейшем использует эту информацию. Выбранный набор остается привязанные непосредственно к карточке компании нашего контакта.
В карточке контакты в горизонтальном меню у нас появляется новая вкладка «Подразделение» – выпадающий список с выбранными нами ранее отделами. Теперь у нас появилась возможность другим способом указать отдел, в котором работает наш сотрудник.
Вся заполненная информация теперь будет доступна и в карточке компания.
Чтобы увидеть сразу всю детальную структуры и привязку по отделам без применения фильтров, достаточно только активировать вкладку структура и получить обобщенную информацию на экране. Прямой доступ непосредственно к личным карточкам контактов осуществляется как обычно по прямым ссылкам.
Для кого и зачем нужно?
В штатном функционале Битрикс24.CRM нет единого окна, в котором отображается вся необходимая о структуре компании информация. Обычно на практике большинство пользователей хранит такую информацию в поле комментарии. И использовать эту информацию для поиска, фильтрации и выделения сегмента не представляется возможным.
Очень хочется и часто бывает нужно увидеть кто и чем занимается в уже зарегистрированной компании.
А по факту удается увидеть список из 5-10 человек, без указания кто есть кто.
Часто нужно выделять, дозировать и управлять информацией непосредственно предназначенную для сотрудников разных отделов клиента.
Что нужно чтобы реализовать такое решение?
Разработать локальное приложения для Вашего портала. Подготовить и настроить штатное тип список, для хранения реестра отделов.
В каких тарифах будет работать наше приложение?
В коммерческих тарифах.
Больше деталей и подробностей можно узнать на наших каналах:
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»