Что такое задачи и зачем они нужны?
Задачи в Битрикс24 - это один из основных инструментов планирования и регулирования деятельности компании.
Этот инструмент позволяет:
- Создавать регулярные, индивидуальные и групповые задачи для сотрудников.
- Задавать сроки задач и контролировать их исполнение.
- Бронировать и эффективно распределять ресурсы.
- Отслеживать занятость сотрудников и продуктивность их работы.
- Управлять стадиями проектов.
- Оперативно обсуждать текущие вопросы и сложные моменты.
- Оценить работу каждого сотрудника в компании.
- Контролировать работу отделов и подразделений.
- Видеть общую картину работы организации.
Где расположен модуль задачи и группы в Битрикс24?
Отдельная вкладка с одноименным названием расположена в главном левом меню колонки Вашего портала.
Стандартный вид экрана отображения задач:
- Список.
- Сроки (канбан в котором все задачи сгруппированы по крайним срокам исполнения).
- Гант.
- Заголовка.
- Блока описания задачи.
- Чек листа.
Настроек полей:
- Крайний срок.
- Ответственного.
- Исполнителя.
- Оценки.
- Напоминания.
Правила хорошего тона для сотрудников компании или как правильно работать с задачами:
Если поручение не зафиксировано в Битрикс24, то ее можно не делать.
Каждая задача должна быть вручную, а лучше автоматически с помощью роботов или бизнес-процессов привязана к группе (проекту, отделу, папке).
- Нет группы, нет задачи.
- Нет быстрого поиска и фильтрации в том числе по группам.
- Нет привязки – деньги, задача «на ветер».
- Средне статистическая энергичная компания за год перерабатывает до 150000 задач. Представляете какая будет каша и сколько времени потребуется чтобы найти или сориентироваться на экране.
- Сотрудник не работал.
- Нет учета.
- Нет контроля.
- Нет статистики.
- Нет данных анализа.
Если надо, то запрещать исполнителю менять крайний срок вообще или при отсутствии комментария или без согласования с постановщиком задачи.
- Если надо, то принимать и контролировать качество исполнения задачи.
- У каждого сотрудника не должно быть ни одной просроченной задачи.
- Не должно быть задач по работе с клиентами без связи с модулем CRM.
- Если сотрудник работает без задач, то считай, что он не работает.
- Считай, что задача делается бесплатно за свой личный счет.
- Денег от клиента мы не увидим.
Сложно ли соблюдать правила хорошего тона?
Нет!
Сколько времени уходит на выработку устойчивых навыков?
- Обычно 3 недели.
- За одну неделю: Если Вы и сотрудники пройдете курс бесплатного обучения.
Важна ли системность в этом вопросе?
- Да, она является основой успеха!
- Да, она является фундаментом для автоматизации рутинных процессов.
О чем говорят задачи подчиненных их руководителя?
- Чем были, чем заняты, чем будут заниматься их подчиненные вчера, сегодня, завтра?
- С каким клиентом работает сотрудник?
- Выгоден ли был отработанный заказ?
Как найти нужную задачу в массиве?
Штатный модуль фильтр позволяет найти нужную задачу по названию, По статусу (ждет контроля, поручил, не просмотрены, делаю), По группе, По любому доступному полю…
Какой вид экрана наиболее удобен в работе?
- Для исполнителя, менеджера, сотрудника – «Сроки».
- Для руководителя особенно по утрам и вечерам - «Список» с поочередно включенными фильтрами статусов.
- Комбинация обоих отображений в зависимости от ситуации.
О чем кричат счетчики задач?
О количестве задач на которые нужно обратить внимание.
- О просроченных задачах.
- О задачах на сегодня, завтра, на потом.
- О задачах, в которые были добавлены, возможно важные комментарии или заданы уточняющие вопросы.
Основная задача сотрудника компании любого ранга, чтобы счетчик с задачами на сегодня был равен 0.
Как оптимизировать работу с задачами?
- Вводите мотивационные корпоративные игры!
- Ведите рейтинги самых активных и исполнительных сотрудников.
- Почаще заглядывайте в модуль эффективность на показатели и графики.
- Активно пользуйтесь и учите сотрудников применять опцию напоминание о крайнем сроке задачи.
- Не забыть пройти курс бесплатного обучения CRM4.org/e, который построен на задачах группы.
Где работают задачи?
Везде, на всех тарифах Битрикс24.CRM!
Сколько стоят модуль задач Битрикс24 и приложение CRM4.org/e?
Бесплатно, совсем, совсем и всем!
Больше деталей и подробностей можно узнать на наших каналах:
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»