Автоматически вставляем ссылки на счета в письма клиентов

Типовая ситуация, подготовлен очередной счет по запросу, как быстро и просто отправить его электронной почтой клиенту?

1. В полностью оформленной карточке сделки менеджер генерирует счет вручную.
2. Сохраняет документ на своем диске.
   
3. Пишет новое письмо, копирует ссылку на счет и вручную вставляет ее в тело письма.
   
4. Или по старинке вкладывает подготовленный файл в форме вложения в «скрепку» письма.
   
5. Отправляет письмо клиенту.
   

• На наших порталах установлено приложение для генерации системных и QR счетов.
• Дальше открываем страницу CRM рабочего портала смоделируем описанную ситуацию и создаем тестовую сделку.
  

Заполним обязательные поля:

1. Контакт.
2. Компанию.
   
3. Услугу (аренда сервера).
   

• Запустим генерацию QR и обычного системного счетов.
• Потом по сценарию менеджер вызывает шаблон типового письма и оправляет его клиенту.
  
• Заполнение текста письма переменными данными клиентов и вложение готового счета выполняю роботы без участия человека.
  

• Страница CRM, вкладки настройки, «Работа с почтой», Почтовые шаблоны.
• Создание шаблона-заготовки типового письма обычно трудностей не вызывает, так как это происходит в привычном текстовом редакторе.
  
• Украсить шаблон можно «вишенками» в виде полей в которые будут автоматически подставляться личные (переменные) данные наших клиентов и конкретных сделок.
  
• Обычно шаблону присваивают броское название однозначно его характеризующее, например, отправка счета на оплату клиенту и вставляют поле с номером заказа.
  
• Выбор и подстановка полей сделки, которыми насыщаются тело письма происходит с помощью штатного инструмента (редактора Битрикс24). Для подстановки активируется режим корректировки (три точки в правой стороне карточки) и визуально производится выбор нужного поля.
  
• Количество выбранных переменных полей в одном документе ограничивается только разумной практичностью.

Обычно это поля, содержащие информацию о:

1. Личных данных клиента, форма обращения к нему.
2. Номер и описание заказа.
   
3. Сумма заказа.
   
4. Номер и активная ссылка на файл счета.
   
5. Контактные данные менеджера.
   

• Место расположения переменных полей в тексте определяется автором шаблона и стилем письма.
• Для того чтобы все сотрудники отдела могли пользоваться таким шаблоном и вели служебную переписку в едином корпоративном стиле, то сотрудник компании с правами администратора сохраняет шаблон с пометкой доступен для всех.
  
• Если шаблон письма сохраняется сотрудником без общей пометки, то доступ к такому шаблону будет предоставлено только его автору.
  

• Приложение «живет» во вкладке меню «Приложения» вашего портала и его можно скачать на маркетплейсе.
• Установить приложение может администратор портала.
  
• Наберите в поисковой строке «qr.fix или «QR.FIX4.ORG» и установите приложение.

Дальше необходимо:

1. Открыть настройки в левом главном столбике меню портала.
2. О том какие базовые настройки проводятся в приложения мы подробно обсуждали в предыдущих видеороликах, их можно посмотреть в нашем архиве на Ютуб канале.
   
3. Сейчас мы рассмотрим только новые опции. Необходимо включить новую опцию: Сгенерировать счета в Б24 (PRO), Сохранить ID и URL в сделку.
   

• Не забудьте для удобства вручную вывести (вызвать) эти технические в информационной части карточки сделки.
• Сохраните внесенные изменения с пометкой «для всех.»
  
• Проверьте подключение и настройку почты к порталу.
  
• Приготовьте «кошку» - стандартный почтовый шаблон для сотрудников отдела.
  

Больше деталей и подробностей можно узнать на наших каналах:

• YouTube канал
• Телеграм канал
• Инстаграм канал

С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»