Реестры отсутствий и согласования отпусков в 1 клик в Битрикс24
ИНФОРМАЦИЯ ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЕЙ И СОТРУДНИКОВ КОМПАНИИ
Ау, какие планы, когда в отпуск, ты где?
- В нашей компании есть электронный журнал, график «Отсутствия».
- Обычно доступ к нему расположен в левом главном меню портала. Если новый сотрудник им еще ни разу не пользовался, то достаточно в поисковой строке набрать его название, найти специальную группу и закрепить ссылку в меню «звездочкой» на ее быстрое открытие.
- По клику на ссылку система предоставляет доступ к списку-реестру учета отсутствий сотрудников компании.
Какие виды отсутствия заносятся в журнал?
- Отпуска.
- Командировки.
- Отгулы.
- Встречи.
- Отсутствие по болезни.
- В общем все события, когда сотрудник не выполняет свои непосредственные должностные обязанности в качестве специалиста компании.
Как и откуда попадает информация в журнал?
Маразматический сценарий:
- Все сотрудники строго следят за перемещениями коллег, перезванивают, утоняют, исправляют и в режиме онлайн постоянно вносят информацию.
- Проверяющие строго контролируют соблюдение инструкции и дисциплину внутри компании.
- Видеокамеры постоянно фиксируют, а роботы и дорогое программное обеспечение распознает сотрудников по лицам и вносят свои корректировки.
- Это является их главной задачей и целью в течении рабочего дня, недели, месяца, квартала, года.
- Все включая уборщицу точно знают, где в каком помещении находится сотрудники, кто забыл пластиковый стаканчик на скамейке перед офисом, прилепил жвачку на стул соседу.
- В оставшееся время сотрудники работают с клиентами если конечно останется рабочее время.
Оптимистический сценарий с человеческим лицом:
- Все сотрудники компании планируют отпуска в течении года и раз в год вручную отмечают желаемые даты в общем графике. После утверждения графика руководством в соответствии с производственным планом компании этот документ становится регулирующим и учитывается в работе.
- В случае изменения обстоятельств сотрудник может обратится с просьбой о переносе сроков и если это не противоречит производственным планам, то его желание учитывается.
- Вручную лично или ответственным лицом компании по факту вносится жизненная информация об отсутствии по болезни.
- Дальше все корректировки в реестре производятся автоматически системой исходя из служебной деятельности сотрудников.
- Начало и конец рабочего дня сотрудника фиксируется системой автоматически с того момента, когда сотрудник включает свой персональный компьютер и делает отметку на компьютере или мобильном устройстве.
- В ходе работы каждый сотрудник в лидах, сделках, задачах планирует деловые встречи, выезды на объекты, резервирует свое время и время коллег для участия мероприятиях.
- В некоторых совместных проектах сотрудника в качестве специалиста с учетом его личных и производственных планов приглашают на совещания, осмотры, выездные работы, ему ставятся производственные задачи и поручения. Все эти мероприятия и планы автоматически фиксируются и корректируются роботами бронирования, которые корректируют рабочие графики и вовремя подсказывают организаторам, поручителям и коллегам о уже имеющихся планах и реальной нагрузке сотрудника.
- Вся информация учитывается роботами при распределении поступающих новых ежедневных заказов клиентов, назначении дел, постановки задач, отправки сообщений с мессенджеров, чат-ботов и на перераспределение входящих звонков.
ПО ФАКТУ, Сотрудник:
- Один раз в год вручную «пишет» заявление о отпуске.
- Ежедневно делает отметку о начале и завершении работы.
- Все остальное за него делает CRM.
Как подать заявление об отпуске?
- Кликнуть в меню по вкладке и открыть список-реестр.
- Реестр выглядит как обычная привычная электронная таблица похожая на «эксель».
- Информация в реестре постоянно пополняется и обновляется в основном в автоматическом режиме и немножко вручную.
- После активации кнопки создать, открывается типовая форма карточки, которую нужно заполнить, например.
От кого:
- Если Вы заполняете информацию лично, то укажите себя.
- Если вы сотрудник отдела кадров и начальник отдела, то выберите нужного вам сотрудника.
- Даты начала и конца события.
- Причина (отсутствия текстом).
- Поля дополнительной информации для коллег или руководителя для передачи незавершенных и текущих дел с какими клиентами во время своего отсутствия.
- Если Вам позволяют полномочия, то можете просто поручить своему подчиненному, напарнику или коллеге свои незавершенные дела требующие внимания.
Тип отсутствия – это утвержденный регламентом и соглашениями компании список стандартных причин.
ВАЖНО не забыть сохранить заполненную карточку или внесенные в нее изменения.
- Сохраненная информация автоматически добавится, обновится в реестре.
- Если речь идет об отпуске, то робот запустит в соответствии с действующим законодательством о трудовых взаимоотношениях штатную процедуру согласования.
Процедура согласования отпуска:
- Руководитель сотрудника получит автоматическое уведомление о заявлении о предоставлении очередного трудового отпуска, задачу рассмотреть и включить в общий график отпусков.
- В случае согласия руководителя система запоминает информацию и учитывает ее в дальнейшей работе компании.
- В случае отказа, отпуск сотрудника откладывается. В этом случае задача возвращается к сотруднику инициатору и процесс обсуждения дат продолжается до принятия, устраивающего обе стороны решения.
ВАЖНО и УДОБНО:
- Все заявления сотрудников компании об отпусках будут концентрироваться и хранится в отдельной папке на общем диске предприятия.
- К заявлению будут «привязаны» информация о сроках отсутствия о том, кто подменит сотрудника, прямые ссылки о текущих рабочих задачах, которые будут решаться во время планового отсутствия.
ВНИМАНИЕ:
- Данные возможности реализованы в тарифах Битрикс24.CRM начиная с «Команда», «Компания», а также во всех корпоративных порталах (коробочных версиях).
- Только в этих тарифах происходит синхронизация системного и созданного нами реестра.
- В системном графике отсутствий компании отдельной строкой будет выделена информация о том, что конкретный сотрудник находится в отпуске.
ЧТО ПРОИСХОДИТ ДАЛЬШЕ? (ВОЗМОЖНЫЙ ТИПОВОЙ СЦЕНАРИЙ)
- За 14 дней до начала сотруднику, обратившемуся за предоставлением отпуска, от имени его руководителя будет поставлена задача напоминание с просьбой подтвердить готовность к отдыху.
- За 7 дней новая задача сотруднику завершить текущие дела и если предусмотрено регламентом, то задачи сотрудникам отдела кадров и бухгалтерии оформить соответствующие приказы и подготовить необходимые выплаты.
- За 1 день передать дела, подтвердить отсутствие «хвостов», незавершенных дел и других обязательств.
ИНФОРМАЦИЯ ДЛЯ АДМИНИСТРАТОРОВ ПОРТАЛА
Что нужно для реализации такого решения?
- Установить приложение FREE.FIX4.ORG.
- Приложение «живет» во вкладке меню «Приложения» вашего портала и его можно скачать на маркетплейсе.
- Установить приложение может администратор портала.
- Наберите в поисковой строке «конвейер» или «FREE.FIX4.ORG» и установите приложение.
- Если на момент показа видео наше приложение будет не доступно, то оно находится на тестировании или в режиме модерации.
- В этом случае напишите нам в открытые линии или позвоните нам, и мы поможем вам его установить.
Настроить приложение:
После установки приложения в левом меню появится вкладка «Автоматический конвейер», активируем ее и войдем в режим настройки.
Интерфейс приложения имеет привычную форму электронной таблицы с ключевыми полями, отображающими включенные параметры настройки:
- Выбранный тип сущности(ей).
- Стадии.
- Сотрудников.
- Частоту проверки.
- Загрузку сотрудников в режиме реального времени.
- Количество просроченных задач.
- Кто из сотрудников менее нагружен.
- Какой БП учитывается.
- Регулируемые опции (радиокнопки) – Учитывать просроченные задачи и статус дня да или нет?
- Приложение начинает работать сразу по завершению настроек.
ВАЖНО:
- В настройках будет указана прямая ссылка на специальный БП в который нужно внести индивидуальные изменения конкретно для Вашего портала. Этот бизнес-процесс выполняет работу по переносу данных их списка реестра отсутствий (созданный приложением) в системный график отсутствий (штатный модуль Битрикс24.CRM). Он же ставит задачу руководителю согласовать дату отпуска и контрольные задачи за 14, 7 и один день описанные выше.
- Если Вы не укажите индивидуальные настройки вашего портала в настройках БП, то он к сожалению, работать не сможет.
- При активации ссылки БП откроется в встроенном редакторе бизнес-процессов.
- Напоминаем это справедливо только если Вы работаете в тарифах «Команда», «Компания» Битрикс24.CRM или в любой коробочной версии.
Какие настройки нужно сделать в БП?
- Скопировать полную адресную строку списка реестра.
- Открыть параметры шаблона и разделе константы внести изменения в константы: ID группы, ID списка.
В строку комментарии вставить запомненный адрес списка-реестра. Выбрать из строки номер группы и списка и вставить их в соответствующие поля констант, так как указано в нашем видео примере.
Какие настройки нужно сделать в списке – журнал реестру отсутствия?
- Настроить (открыть) доступы для сотрудников к списку.
- Активируем список, вкладку действия, выбираем опцию настроить список.
- Открыть раздел «Доступ», добавить раздел группы пользователей – Моя компания: сотрудники.
- Предоставить группе Моя компания: сотрудники - Изменение с ограничениями и сохранить внесенные настройки.
Теперь все сотрудники компании смогут:
- Просматривать список.
- Вносить свои заявления.
- Вносить изменения.
Всем сотрудникам будет запрещено удалять уже зарегистрированные записи. Право удаления останется только у администратора портала.
Какие настройки нужно сделать в группе, где хранится – журнал реестр отсутствия?
- Опять активируем список, вкладку действия, выбираем опцию настроить список.
- Теперь выбираем опцию участники проекта.
- Выбираем и приглашаем (рассылаем приглашения) сотрудников во вкладки «Подразделение», «Кто участвует в проекте».
При настройках мы настоятельно рекомендуем использовать такие единицы структуры компании как отделы, подотделы и категорически не использовать персональные приглашения. Дело в том, что при таком подходе в случае обновления, прихода новых и увольнения старых сотрудников компании всю дальнейшую работу будут автоматически делать роботу:
- Рассылать приглашения новым сотрудникам.
- Отключать убывших.
А если Вы будете работать с конкретными людьми, то администратору (можно подумать ему больше нечего делать) придется всю «жизнь» тратить на ежедневное отслеживание кадровых изменений и вручную вносить правки.
Добрый совет – рекомендация:
Снова активируем список, вкладку действия, выбираем опцию права доступа, раздел задачи, включаем:
- Опция кто может удалять все задачи –только владелец группы.
- Опция кто может изменять все задачи –только владелец группы.
- Опция кто может просматривать все задачи –только владелец группы.
- В этом случае все рядовые сотрудники будут видеть только свои личные задачи.
- Покажите наш видеоролик всем сотрудникам компании.
- Обучите и расскажите им как правильно работать с реестром.
Сколько стоит приложение?
Что еще может приложение?
- Дело в том, что мы обсудили в нашем примере только 1/10 реальных возможностей и всего один реализованный сценарий.
- По факту приложение предоставляет целый пакет дополнительных возможностей. Подробно об возможностях приложения читайте в инструкции и смотрите наши видеоролики, которые можно найти в свободном доступе в архиве нашего Ютуб канала.
Больше деталей и подробностей можно узнать на наших каналах:
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»