Создание, настройки, возможности, доступы, типовые сценарии применения групп и проектов.
Как разделить огромный поток задач, новостей, файлов и коммуникаций для быстрого поиска и при этом не сойти с ума?
Нужно систематизировать информационный поток, удобно сгруппировать и разделить по ключевым параметрам и правам доступа в едином месте портала где все пользователи портала смогут легко ориентироваться и работать.
Как это сделать, используя штатный модуль Битрикс24 Группы и проекты»?
Группы и проекты можно создать в нескольких местах портала, а именно в левом главном меню столбике портала, при создании задачи в любой сущности CRM или попав в пункт соответствующего меню из глобального поиска.
Если при поиске вкладка меню на портале не доступна, то нужно обратиться к администратору портала с просьбой предоставить вам соответствующее разрешение на создание групп.
После активации вкладки группы открывается страница портала со всеми уже существующими группами.
Кнопка «создать» позволяет используя типовой сценарий создать новую группу или проект.
Открытая группа (проект) доступна для всех сотрудников и любой неохваченный может самостоятельно вступить и стать ее членом.
Чтобы стать членом закрытой группы нужно получить приглашение от ее владельца или модератора.
Членами внешней группы кроме сотрудников компании могут быть и сторонние люди, коллеги, партнеры и кандидаты на замещение вакантных должностей. Членом этой группы можно стать только по приглашения сотрудника компании и все ее члены разумно ограничены к доступу информации на портале и к CRM т.е. группа создается для гостей.
Группа для внешних публикаций создается для обмена данными между сайтами и Битрикс24.CRM, например, с новостной лентой.
На практике в работе компаний чаще всего применяются открытые и закрытые группы.
При создании группы (проекта) автору, собственнику необходимо заполнить обязательные поля:
- Название.
- Имя руководителя.
- Если нужно помощников.
- Пригласить сотрудников.
- Сделать выбор будет ли это группа или проект.
Основное отличие группы от проекта заключается в том, что проект существует в ограниченных рамками временном периоде, с фиксированными датами начала и окончания, а группа таких временных границ не имеет.
Главная фишка работы с проектами заключается в том, что имеется возможность постановки задач всем ее участникам с привязкой к дате окончания проекта. Участники не смогут ставить задачи себе и коллегам с крайним сроком выходящими за границы проекта. Это ограничение позволяет избежать ошибок планирования и человеческих ошибок, привязанных к своевременному сроку сдачи проектов клиенту.
В момент создания по умолчанию к группе подключаются дополнительные возможности, а именно работа с Задачами, Календарем, Диском, Сообщениями, Маркет и Базами знаний. При необходимости владелец группы может изменить набор возможностей и добавить новые доступные опции в момент создания или потом при необходимости в процессе работы.
Для каждой новой группы дополнительно указывается тип группы видимая (для всех), открытая (свободный доступ) и так далее. Отметка категории «проект» в настройках автоматически меняет статус группы на проект и обратно.
Созданная новая группа и вся информация аккумулированная в ней будет храниться в одном месте папке на общем диске портала.
Как пригласить коллег в группу?
Это можно сделать во время создания новой группы или в любое время войдя в настройки группы в соответствующий пункт меню.
Приглашение в группу можно отправить индивидуально, списку, группе или сразу целому отделу использую вкладку со стандартным меню поиска и структуры компании.
В чем прелесть приглашения целиком конкретного отдела в группу?
Приглашение оформляется один раз на всех при создании группы.
При увольнении сотрудник автоматически покидает группу, а при приеме на работу новый сотрудник добавленный в структуру компании автоматически получает приглашение и стандартные права без участия владельца группы. Согласитесь, один раз пригласил всех менеджеров отела продаж и забыл. В других случаях нужно будет постоянно рассылать приглашения каждому новому сотруднику или кандидату на должность.
Как связать задачи с группой?
Если задача создается непосредственно в группе, то связь устанавливается автоматически в момент создания.
Если задача создается вручную в любой другой с сущности CRM, то в дополнительных настройках задачи выбирается уже созданная или создается новая группа.
Прописанная в шаблоне задачи группа будет автоматически устанавливать связь с указанной в настройках группе.
Привязка к конкретной группе может быть прописана в настройках автоматизации, а именно в роботе или бизнес-процессе.
Настройка прав для членов группы руководителем или модератором:
Права доступа настраиваются из одноименной вкладки меню группы.
Права настраиваются индивидуально для всех подключенных модулей группы: Задачам, сообщениям и т.д.
Каждый параметр модуля наделяется правами по списку возможных действий, может: Только владелец группы или Владелец группы и модераторы или Все члены группы или авторизированные пользователи.
Типовые сценарии использования групп для задач:
- Для лидов.
- Для сделок.
- Для КП.
- Для отдельных подразделений производства.
- Для обслуживания конкретных VIP клиентов.
- Для работы над конфетным проектом.
- Для работы со счетами.
- Для организации отдыха сотрудникам компании.
- Для контроля отпусков.
- Для электронного документооборота.
- И т.д. и т.п.
Нестандартные решения:
- Группа для личных задач.
Как работать с задачами в группах?
Рекомендуется использовать отображение экрана вкладки Задачи и проекты в режиме список.
В этом режиме все задачи наглядно сортируются по группам и настроенным личным фильтрам, например, все задачи в работе на текущую неделю.
Что еще дает работа с группами?
При построении отчетов выделяется насыщенная и емкая информация для оперативного анализа компании и ручного управления внутренними процессами и работой сотрудников.
Больше деталей и новостей можно узнать на наших каналах:
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»