Каждый владелец портала Б24 и 1С бухгалтерия хочет, чтобы между этими двумя разными программными продуктами была рабочая интеграция и работал полноценный обмен данными.
Рассмотрим причины возникновения трудностей, особенности и варианты обмена данными с контрагентами формы ИП.
История проблемы (откуда растут уши):
В Битрикс24.CRM в сущности компании есть возможность регистрации, редактирования, хранения и работы с данными правовой формы ИП наравне с другими формами ООО, ЗАО и т.д, а вот в 1С нет такой возможности. Ну не рассматривалась на стадии рождения программ интеграция между рассматриваемыми продуктами.
В Битрикс24.CRM ИП-компания полноценный участник с возможностью установления всех возможных связей с контактами, сделками и лидами.
Использование штатных и дополнительных внешний программ приложений по проверке правильных зарегистрированных в государственном реестре ФМС названий, поиску дубликатов, автозаполнение по ИНН по одному клику регистрационных данных и по БИК банковских реквизитов уже давно стало не только уникальной фишкой пользователей Битрикс24.CRM, но и хорошим тоном в работе. Кроме исключения человеческих ошибок резко возрос уровень стандартизации, скорость ввода, обработки и обмена данными.
При налаженной интеграции и обмене данными при внесении данных о компаниях, не относящихся к ИП в Битрикс24.CRM они обрабатываются и передаются в 1С. Аналогично работает и обратная связь, после внесения данных в 1С в реестре компании создается соответствующая запись новой компании.
Что не так с ИП?
Причина конфликта. В списке правовых форм 1С физически нет значения ИП, и исправлять такой перекос команда 1С не торопится, им как бы это не надо, а ПО Б24 по этой причине не получается настроить корректную передачу данных.
Что происходит по факту при передаче данных о компании из Б24 программа 1С проверяет кому принадлежит ИНН и в случае если ИНН идентифицируется как ИП, то ему жестко присваивается категория физическое лицо и назначается соответствующее место хранения данных, набор которых существенно разнится от набора юридических лиц. Таким образом компания из Б24 в 1С превращается в контакт.
Соответственно при обратном переходе из 1С в Б24 физическое лицо передает свои данные не в сущность компанию, а в контакт. Таким образом контакт из 1С превращается в контакт в Б24.
Таким незамысловатым образом, когда сотрудники бухгалтерии работают с данными со своей стороны, а сотрудники отдела продаж с другой при двустороннем обмене происходит «перекос» и некорректный обмен данными, что естественно вызывает много нареканий и не есть хорошо.
Негативный пример, сотрудник бухгалтерии обновляет данные карточки как бы ИП меняя ее принадлежность на физ. лицо, дальше происходит перенос данных и вместо внесения изменений в карточке компании ИП Б24 создается новая карточка контакт, да еще и дубль.
Как быть? Вариант №1 суррогатный.
Всех ИП в Б24 регистрировать строго в контактах и тогда обмен с данными будет работать корректно. Для этого нужно ломать, менять действующие процессы, уже устоявшиеся правила работы в компании, заново переучивать сотрудников и с новыми силами отбросив все существующие наработки работать по новым правилам.
Как это выглядит, в карточке контакты вносим данные ИП, прописываем его контактные данные и банковские реквизиты. В этом случае двухсторонний обмен данными по ИП будет проходить корректно, но все записи будут соответственно хранится в контактах Б24 и физических лицах 1С.
Что еще будет не комфортно при таком подходе. Все штатные и дополнительные отчеты Битрикс24.CRM будут выдавать не корректные отчеты по связям с ИП и соответственно по сделкам.
Привязка контактных лиц к ИП и между собой, поиск, выделение и фильтрация в таком случае будет не возможна, а это существенно снижает справочные возможности CRM и эффективность командной работы.
Вариант №2. Ручной, доработанный классический вариант регистрации ИП в компаниях Б24.
- Создадим дополнительное поле список (ИП, другое) тип юридического лица, по которому будет работать правило отбора данных без ИП.
- Нужно в 1С добавить настройки которые позволят не загружать из Б24 данные ИП.
- С недавнего времени обновленные возможности БЭК офиса Б24 позволяют это сделать.
Как работает схема:
Менеджер как обычно в Б24 заполняет карточку ИП, указывает в дополнительном поле правовую форму равно ИП и создает карточку контакта ИП, например, руководителя ИП.
Дальше, внимание менеджер, вручную совершая определенную последовательность удаляет привязку к компании и чудо по подготовленному таким образом контакту произойдет установление связи и корректный обмен данными с 1С. Данные из полей контакта Б24, привязанных сделок и счетов обменяются с данными физического лица в 1С. При этом не будут создаваться дубли компаний и контактов.
Вариант №3. Автоматический, доработанный классический вариант регистрации ИП в компаниях Б24.
Все ручные работы по подготовке и передаче данных поручить роботам, обработчикам и бизнес-процессам непосредственно из сделки в Б24. Для запуска процесса достаточно будет, например, пометить галочкой поле – создать счет.
Какие процессы будут выполнены?
- Будет проведена проверка кто клиент ИП или нет.
- Если клиент ИП, то роботы заполнять нужные поля, создадут контакт ИП, уберут связку от компании, наполнят реквизитами карточку и запустят процесс выгрузки данных в 1С.
- Менеджер останется только проверить правильность заполнения и вручную отправить счет клиенту.
Больше деталей и новостей можно узнать на наших каналах:
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»