Как контролировать менеджеров за 60 секунд в день?

Согласитесь, если отсутствует контроль подчинённых, то рано или поздно любое прекрасно отлаженное дело гарантировано накроется медным тазиком.

При внедрении в работу современных CRM технологий все утверждали и верили, что как только заработает Битрикс24, то все само как-то делегируется, наладится и настроится. В итоге всем станет легко и необременительно. Однако именно руководители компаний отмечают, что вместо высвобождения их личных ресурсов у них появилась как бы дополнительная постоянно увеличивающаяся нагрузка –контроль за задачами и делами подчинённых.

Дилемма, однако - без контроля уже нельзя, а с ежедневным контролем задач и дел сотрудников и клиентов тяжко.

Как быть и как сохранить уровень контроля на должном уровне, но при этом тратить меньше рабочего времени?

Секретная инструкция - техника контроля задач руководителем в Битрикс24.CRM.

• По итогам обсуждений КП, ТЗ или предложений по каждому клиенту составляется индивидуальный план работ.
• Сотрудники компании обычно отслеживают ситуацию, чётко соблюдают поэтапный график и отгружают готовую продукцию или оказывают услуги клиентам.
  
• Руководители участков и групп с помощью инструмента фильтр поочерёдно в ручном режиме дотошно контролируют все направления, ключевые точки и моменты. Естественно если у компании много направлений, порядка 10 стадий в каждом стадий, очень много промежуточных задач, что в итоге все это приводит большому числу кликов, переходов и действий. Естественно увеличивается время, которое необходимо потратить для работы чтобы держать лапу на пульсе.
  

• Он выводит на экран все задачи на сегодня (на неделю) и просроченные.
• Аналогично на выводит на экран все дела по сделкам или лидам.
  
• В режиме отображения данных на экране «Канбан» или «Список» он легко ориентируется в объёме, очерёдности и срочности работы, при необходимости «проваливается» для уточнения деталей в дела и работает по намеченному личному и корпоративному плану.
  

Как показывает практика, таким образом один сотрудник может уверенно обработать и даже завершить порядка 100 задач и дел ежедневно.

ВАЖНО:

• При этом каждый сотрудник должен лично контролировать счётчики, ориентироваться и вовремя их отрабатывать.
• Таким образом уже на этом этапе работы частичный контроль с руководителя снимается, делегируется роботам и самоконтролю сотрудников, которые отслеживают крайние сроки задач и дел.
  
• Активно используйте автоматику и новые технические приёмы такие как игра «Молодец». Это не барское дело ручками ставить и контролировать рутинные задачи подчинённым по каждому поводу, например, почему нарушен регламент или почему нет дел по конкретному клиенту, делегируйте с радостью эту текучку роботам.
  

• Он открывает карточку каждого сотрудника, знакомится со списком задач и дел и при необходимости направляет его на путь истинный. Объем времени и эффективность контроля естественно зависит от количества подчинённых…
• Он открывает список всех лидов или сделок, шаманит с фильтрами, контролирует ситуацию по каждому направлению, «важному» клиенту и при необходимости включает «ручное» управление помощи над процессом.
  
• Опытный руководитель при этом пользуется заранее подготовленными и сохранёнными фильтрами с ключевыми параметрами отбора информации.
  

ВАЖНО:

1. Чем активнее компания, чем больше подчинённых, задач и дел, тем естественно увеличивается время контроля для руководителя.
2. Штатное ПО Битрикс24 выбранного тарифа хорошо работающее для маленькой и средней компании, постепенно превращается в «тихий» ужас компании с большим объёмом перерабатываемого материала контролируемых специалистов.
   
3. Статистика показывает если у среднего руководителя отдела 5 сотрудников, 5 направлений сделок, которые он «мониторит» один раз в рабочий день, то один день в месяце он можно сказать не работает, тратя порядка 6 часов на рутину контроля.
   
4. В итоге складывается неверное утверждение что, чем лучше работает компания, тем больше рутинной работы контроля у их руководителей вместо времени для решения глобальных проблем, контроля конверсии, эффективности работы и квалификации специалистов.
   

Например, количество, статусы и результативность приёмов медицинского учреждения, реализацию абонементов, товаров, услуг, сделок, проектов и звонков. По факту каждый пользователь CRM сам определяет параметры, наиболее соответствующие своему бизнесу.

Вся ключевая общая информация и динамика по отделам и по каждому специалисту объединены, например, квартальные графики. Достаточно всего нескольких стандартных фильтров и одного взгляда чтобы оценить результаты, падение и рост показателей, связать результаты с рекламными компаниями, конверсией, перечнем и качеством оказываемых услуг, чтобы потом принять обдуманное решение, позволяющее влиять на результаты следующих отчётных периодов.

1. Создайте группу «Молодец», активируйте чат группы.
2. Пригласите в неё, например, всех сотрудников отдела продаж или другую команду. Таким образом любой принятый на работу новый сотрудник отдела будет автоматически попадать в игру.
   
3. Выберите за основу ключевой отрезок времени 5, 6 или 7 дней в зависимости от количества выходных дней в рабочей неделе предприятия и крайний срок, например, один месяц.
   
4. Поручите в обязательном порядке всем или только ключевым сотрудникам предоставлять свои скриншот отчёты в чат группы, например, по параметрам: везде ли есть задачи, дела, имеются ли нарушения регламента по срокам или пропущенные звонки от клиентов?
   
5. Таким образом вы освободите руководителей от мелочной ежедневной опеки и повысите самоконтроль со стороны сотрудников.
   
6. Идеальный ежедневный и итоговый еженедельный отчёты сотрудника должны выглядеть так, пустая картинка где нет ни одного нарушения или просроченного дела, или вовремя незавершённой задачи и наш сотрудник в итоге в конце недели «Молодец».
   
7. Выборочный или полный контроль достоверности данных за 5-7дней и так же за любой другой период может быть всегда и легко перепроверен руководителем.
   
8. Руководителю любого звена вместо ежедневного контроля будет достаточно один раз в конце отчётного периода пробежаться по отчётам для оценки, принятия и раздачи административных указаний для одобрения или корректировки рабочих процессов.
   
9. Руководитель может делегировать и эту работу своему опытному подчинённому, тем самым освобождая ещё больше своего времени для руководящей работы.
   
10. В случае «прокола» плохого показателя в отчёте за неделю, сотрудник - игрок лишается почётного звания «Молодец», результаты обнуляются, и игра для него продолжается сначала. Победителем или победителями объявляются сотрудники, которые в течении условной недели или месяцев не совершают промахов.
    

ВАЖНО:

1. Победители мотивационной игры стимулятора достойны награды, словом, делом, деньгами, наградными сертификатами или другими приятными плюшками, принятыми в компании.
2. Руководитель команды (отдела, подразделения, филиала, компании) в итоге будет тратить секунды в день на контроль, на коррекцию действий, оказание персональной помощи и подведение итогов вместо десятков минут и даже часов.
   
3. Привыкание к условиям и выработка постоянного навыка обычна вырабатывается после 2-х недель командной игры.
   
4. Согласитесь, что страх и пряник — это серьёзная мотивация, которая может принести общую пользу сотрудникам и компании.
   
5. Бонусное накопление или списание за безошибочные дни работы в течении длительного периода это ещё один стимул и плюс в повышение эффективности командной работы.
   

·Новые возможности штатного ПО Битрикс24 и функционал Push CRM, который позволяет настраивать автоподсказки и создавать дела сотрудникам компании.

Больше деталей и новостей можно узнать на наших каналах:

• Телеграм: https://CRM4.org/t/
• RuTube : https://CRM4.org/r/
• Вконтакте: https://CRM4.org/v/
• Яндекс.Дзен: https://CRM4.org/d/

С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»