Как перестать терять большие деньги при передаче лидов и сделок напарнику?

Если сотрудник работает 24 часа в сутки, никогда не болеет, не устаёт и не отдыхает, то он идеальный работник или робот.

У обычного человека реально периодически возникают разные жизненные обстоятельства, он может заболеть, опоздать на работу, уехать в командировку или при пиковой сезонной нагрузке просто физически не справиться с потоком обращений от клиентов.

Возможен вариант, когда компания работает в сменном режиме и передача незавершённых дел между ответственными может происходить несколько раз.

Как хронометрировать, оценивать, минимизировать потери человеческого фактора и правильно организовать рабочие процессы на пример работы отдела с лидами?

В карточке лида кроме поля «Ответственный» нужно вывести поле «Наблюдатель» (это может сделать администратор CRM).

При необходимости передачи лиды в работу другому ответственному в поле «Наблюдатель» вручную вносит информацию об предыдущем ответственном. Таким образом мы всегда будем знать от кого и кому был (временно или на постоянно) передан лид в работу. Согласитесь, это удобнее, чем рыскать в истории комментариев.

Первая и ключевая проблема- это задачи. Мы знаем, что на разных этапах для контроля и работы создаются задачи.

Что произойдёт если задача уже поставлена, она открыта и в это время произойдёт смена ответственных? Ничего – задача будет ждать исполнения, а исполнитель будет отсутствовать. Клиент будет ждать и расстраиваться. Чтобы сопроводить комментарием и передать открытую задачу другому сотруднику и исполнителю – руководитель отдела должен сделать это вручную. Для этого руководитель должен обладать правами доступа и редактирования к задачам подчинённых и постоянно мониторить рабочую обстановку.

Вторая ключевая проблема- это автоматические письма, которые рассылаются клиентам.

Что произойдёт если письмо уже подготовлено или даже отправлено? Клиент будет пытаться получить обратную связь, но ему никто не ответит. Чтобы исправить ситуацию – руководитель должен написать комментарий, новый исполнитель должен заново сгенерировать письмо и отправить его со своими реквизитами.

Третья проблема в регламенте или вернее всего отсутствии. При смене ответственного руководитель обязан написать новому исполнителю комментарий и уведомление о том, что он назначен и ему поручено завершить или продолжить работу за отсутствующего по уважительной причине сотрудника. Скажите многие компании так делают или чаще считается, что новый исполнитель вовремя увидит и сразу включится в работу?

Почему важно сделать передаточную запись в поле «Комментарии». Дело в том, что поле «наблюдатели» недоступно при работе с фильтром, но его можно заменить «вытяжкой» текста из поля комментарий, если нам нужно будет вернуть первого ответственного в работу.

Хронометраж необходимых действий по передаче только по одному лиду и задаче показывает, что процедура в среднем занимает более 2,5-х минут. А если учесть то, что у лида всегда есть привязка минимум к контакту, а то и к компании, требуется «проваливаться» и в эти сущности для внесения ручных правок, то общее время правок ещё увеличивается.

Хронометраж реального времени для своей компании можно провести на любом рабочем месте, по любой сущности и вывести свои результаты для обработки в электронную таблицу, для оценки и прикидки временных потерь.

• Отсутствуют 2 сотрудника, у каждого из них в работе по 15 (а чаще больше) лидов или дел и везде одна открытая задача, то на ручную обработку руководителю требуется 75 минут в день или 50 часов в месяц.
• Если оперировать средней заработной, эффективностью труда, налоговыми выплатами, то реальная плата за сопровождение передачи дел, лидов и сделок только в одну сторону измеряется крупной суммой в месяц, а если происходит и обратная смена ответственности, то сумма удваивается.
  
• Если монетизировать потраченное время руководителя, то в нашем примере оно равняется 1200000 рублей в год.
  

• Один раз настроить и реализовать умный сценарий (штатную опцию Битрикс24), создать REST обращение к Б24 и настроить роботы. Процедура создания умного сценария хорошо описана и обычно не вызывает затруднений у опытного пользователя компьютера, а в случае нужды её можно заказать у любого интегратора.
• Нужна действующая подписка на Маркет плюс.
  
• Установить приложение Transfer.Fix4.Org
  
• Дальше сотрудник с правами или руководитель просто выбирает нужные лиды, сделки и активировать вкладку запуска.
  
• Дальше остаётся выбрать нового ответственного и одним кликом передать ему работу отсутствующего коллеги.
  

После активации вкладки приложение выполняет всю описанную выше ручную работу, которую обычно выполняет руководитель отдела: меняет ответственного в лидах, задачах, в привязанных контактах и компаниях, пишут и сохраняют соответствующие комментарии даже меняют ответственного в открытых письмах.

Для обратной передачи материалов достаточно будет только снова поменять местами ответственных.

Дело в том, что вся соль решения скрыта в желании и возможности поиска всех открытых задач и подготовленных писем, которые находятся в работе у ответственного сотрудника и в том, что них провести необходимые изменения – замену ответственных. А вот эту работу может выполнить только специальное приложение Transfer.Fix4.Org разработанное Лабораторией автоматизации «‎LOG [IN] OFF», которое в настоящее время распространяется бесплатно запросу.

• Бесплатно если у вас есть подписка на Маркет плюс. Стоимость подписки на Маркет плюс зависит от действующего тарифа компании.

• На всех

Больше деталей и новостей можно узнать на наших каналах:

• Телеграм: https://CRM4.org/t/
• RuTube : https://CRM4.org/r/
• Вконтакте: https://CRM4.org/v/
• Яндекс.Дзен: https://CRM4.org/d/

С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»