Попросили рассказать больше о технической реализации учета валовой прибыли расчетов с контрагентами в Тур. агентстве через Битрикс24.
Напомню, международная туристическая компания (Агентство) обратилась с просьбой адаптировать CRM Битрикс24 для отображения валовой прибыли и доходов компании в режиме реального времени.
Первоначально мы планировали решить поставленную задачу путем добавления двух дополнительных полей:
- поле взаиморасчеты с КА (поставщиком)
- и поле сумма (оплата услуг КА) - в карточку типовую сделки (Агентство – Клиент) и этим ограничится
Однако такое решение не отображало реальной картины процесса взаимоотношений между партнерами. Мы создали более развернутую систему, которая объединила сведения все обращения Клиентов с базой данных по учету взаиморасчетов с КА (контрагентами-поставщиками) по основным параметрам: дата, кто кому должен, за что и какую сумму.
Ранее учет взаиморасчетов с КА осуществлялся в сторонних программах (блокноты, эксели, ватсапы и т.д.), что создавало массу неудобств менеджерам при работе с клиентами а также руководству компании при контроле за потоком денежных средств.
Технически сейчас - это выглядит так:
- При обращении Клиента создается Основная сделка (Агентство – Клиент), отображающая взаимоотношения между Клиентом и ответственным за весь Тур. Сделка доступна для ответственного менеджера, каждый исполнитель видит только свои сделки, если иное не оговорено правилами Компании.
- Автоматически Система создает техническую сделку в направлении Валовая прибыль. Сделка отслеживает в режиме реального времени изменения суммы, внесенных клиентом за тур. Сделка "Валовая прибыль" доступна для руководителя отдела продаж, руководителя Агентства и других сотрудников, которым разрешен допуск к этой информации правилами Компании.
- Каждая оплата КА в рамках данного проекта заносится менеджером прямо в Основной сделке в Список, а суммы автоматически передаются и учитываются в сделке Валовая прибыль.
- Одновременно автоматически система конвертирует каждую оплату в техническую сделку взаиморасчеты между Агентством и КА (поставщиком-услуги) и вносит изменения в сумму Валовой сделки. Сделки этого типа доступны для просмотра, редактирования и контроля только руководителю отдела продаж, руководителю Агентства и другим сотрудникам, кому разрешен допуск к этой информации правилами Компании.
- Технические сделки Валовая прибыль и Расчеты с КА (поставщиками) служат основой для построения итоговых отчетов в режиме онлайн, анализа, контроля за ошибками менеджеров и рентабельностью каждого проекта. Доступ к этой информации ограничен Правами.
Ниже в ролике представлена действующая версия системы, позволяющая отслеживать ДДС (движение денежных средств) и осуществлять контроль за суммой Валовой прибыли в зависимости от расходов на оплату услуг КА.
Рассмотрим пример:
- Вход в корпоративный портал Агентства
- Создаем Основную сделку, выбираем направление Туры в Израиль, клиента, сумму проекта
- Создаем записи оплаты услуг КА (в рамках проекта). Количество услуг и КА не ограничено.
- В режиме просмотра (кому разрешено правами доступа) отображаются результаты: сумма проекта и валовая прибыль за вычетом оплат услуг КА.
- В режиме просмотра следок с КА (тем кому разрешено правами доступа), отображается вся подробная информация о каждом взаиморасчете и его стадии.
В дальнейшем планируется следующее:
- Все корректировки данных сделок с КА, обновление сумм и смена ответственных в дальнейших версиях будет проводится роботами в автоматическом режиме (в нашем примере - эту работу выполняет сотрудник с правами администратора).
- Роботы CRM в режиме онлайн будут отслеживать каждое изменение содержимого полей и стадии сделок.
Например, при поступлении денег от клиента стадии Основной сделки будут переходить в стадию - Оказание услуги, а в соответствующем поле сделки Валовая прибыль обновится значение суммы.
При завершении стадии - услуга оказана, произойдет изменение статусов и значение полей – сумма для оплаты поставщику и сумма прибыли от конкретной сделки.
Использование фильтров штатной версии Битрикс24 позволяет осуществлять быстрый поиск необходимой информации, создать запросы по любому КА (поставщику), статусу основной сделки, дате, периоду или значению любого поля, делая работу с ЦРМ удобной и комфортной.