Разбираем бизнес-процесс по обработке сделок в магазине кухонь
Открываем блок-схему Сделка:
Роли в процессе:
• Робот
• Менеджер
• Сборщик
• Руководитель ОП (отдела продаж)
Стадии сделки:
• Заключить договор
• Договор подписан
• Предоплата получена
• Производство запущено
• Доплата получена
• Монтаж назначен
• Монтаж произведен
• Заказ выполнен
Первая стадия «заключить договор».
Для общего направления сделок менеджеру ставится задача «Подписать договор».
Включается пауза 24 рабочих часа, если в течение этого срока статус сделки не поменяется, то руководитель отдела продаж получит задачу разобраться в причинах нарушения регламента и при необходимости оказать содействие.
Функция контроля руководителя присутствует почти на всех стадиях процесса обработки сделки и отличается друг от друга только временным интервалом.
По этой причине аналогичные действия в схеме мы называем как однотипные и больше рассматривать не будет.
Направление сделок «Обучение» - для чего оно предназначено и в чем заключается отличие от общего направления мы подробно рассмотрим в отдельном видео.
Вторая стадия «Договор подписан»
Задача закрывается и осуществляется переход в следующую стадию только после получения денег.
Фиксация поступления средств может быть осуществлена вручную или автоматически с использованием триггера.
Третья стадия «Предоплата получена»
Основная задача менеджеру на этой стадии согласовать с технологом основные параметры:
- Готовность к началу работы
- Планируемый срок завершения работ
- Согласование производится вне зависимости где размещается заказ на собственном предприятии или производстве партнера
- Задача закрывается после завершения согласования и осуществляется переход в следующую стадию.
Четверная стадия «Производство запущено»
Система за 3-4 дня до планового срока готовности поставит задачу менеджеру связаться с производством и получить подтверждение о соблюдении сроков, чтобы при возникновении любой задержки вовремя проинформировать клиента о сложившейся ситуации и изменениях.
Закрыть задачу возможно только в случае 100% готовности заказа.
Следующая задача – менеджеру необходимо связаться с клиентом и согласовать сроки полной доплаты. Эта задача закрывается при поступление оставшейся суммы на счет компании.
После получения доплаты осуществляется ручной или автоматический переход в следующую стадию.
Пятая стадия «Доплата получена»
Основная задача менеджеру на этой стадии выбрать удобное время, свободное окно и сотрудников компании для проведения монтажа кухни у клиента. Все детали обязательно согласовываются с клиентом. Система запускает роботы защиты от ошибки от неправильного заполнения даты, времени сборки и выбора свободного мастера.
Если бронирование завершено и согласовано с клиентом, то система автоматически отправляет соответствующее SMS сообщение клиенту и ставит задачу сборщику провести необходимые работы.
Переход в следующую стадию возможен только при условии полного выполнения работ и закрытия задачи сборщиком.
Шестая стадия «Сборка завершена»
Если у клиента есть замечания, то менеджер информирует об этом руководство компании и принимает меры для их полного устранения.
Если у клиента нет замечаний, то сделка закрывается как успешная.