Свободная сделка в Битрикс24? Оптимальное распределение сделок среди сотрудников в отделе производства
Организуем непрерывный процесс, конвейер по организации работ в компании, которая специализируется на оказании клиентам Digital услуг.
Внимание!
• Поступил новый заказ.
• Оформлена новая сделка:
Как менеджеру оповестить производственный отдел о новой работе?
Нужно оповестить:
• Исполнителя
• Начальника производства
Зачем это нужно?
• Своевременно проинформировать всех участников процесса
• Включить новый заказ в план работы
• Равномерно распределить нагрузку в коллективе
• Вовремя и качественно завершить работу
Как это работает?
• Откроем корпоративный портал реальной компании
• Создадим сделку направление - дизайн
• Менеджеру ставится задача – подготовить и подписать договор, он заполняет обязательные поля (компания, контакт, сумму сделки), подписывает договор с клиентом и сохраняет его электронную копию на общем диске.
• Далее по сценарию, менеджер выставляет счет на предоплату, заполняет дату плановой готовности проекта и отправляет его клиенту. Клиент производит оплату, и сделка получает условный статус готова к работе.
Кто будет ее исполнителем?
Сейчас все сотрудники отдела дизайна одновременно получают уведомление о том, что появилась новая работа.
Каждый сотрудник может по прямой ссылке ознакомится с техническим заданием, особыми условиями и взять ее в работу. Для этого ему достаточно в специальном поле исполнитель ввести свою фамилию и тем самым «застолбить» эту работу.
После того как сотрудник отдела дизайна берет на себя заказ система автоматически обновит статус сделки, но только через определенный промежуток времени, длительность которого определяется тарифом вашего плана Битрикс24.
В «коробке» обновление происходит раз в минуту, в «облаке» на низких тарифах раз в 10 минут, а на верхних тарифах «облака» – раз в 5 минут.
Увы, но сегодня это техническое ограничение системы.
После технической паузы система отправляет комментарий в сделку с информацией о том, кто именно взял материал в работу.
Дальше по алгоритму этого портала система от имени руководителя отдела ставит задачи:
1. Ответственному менеджеру передать все необходимые материалы и комментарии исполнителю.
2. Исполнителю приступить к работе в объеме, указанном в условиях задачи, определенному чек-листами с обязательством завершить работу в согласованные сроки.
ВАЖНО!
Сотрудник производственного отдела не работает непосредственно со сделкой и не имеет к ней доступа, он работает конкретно только со своей задачей, которою ему поставила система после объявления им готовности приступить к работе.
Как сейчас работает распределение заказов?
За эту работу отвечает приложение FREE.FIX4.ORG – определение загруженности сотрудников компании
Приложение определяет всех действующих сотрудников отдела и направляет им уведомление о новых заказах.
Кто может установить приложение?
Только администратор портала
Где живет приложение?
В левом меню – столбика во вкладке приложения
Как настроить приложение?
1. Запустить меню приложения
2. Выбрать тип сущности
3. Указать стадию сделки
Какую работу выполняет приложение?
Автоматически запускается специальный бизнес-процесс в сделках, который использует данные нашего приложения.
Приложение анализирует и ведет учет всех сотрудников отдела дизайна находящихся на рабочих местах. Система сама отслеживает всех вновь принятых, уволенных и отсутствующих сотрудников в режиме реального времени и учитывает эту информацию при отправке уведомлений.
На каких тарифах работает наше приложение?
• CRM+
• Команда
• Компания
• Корпоративный портал (коробка все версии)
А как у Вас организовано распределение новых заданий среди сотрудников?
В следующей версии нашего приложения мы обязательно реализуем возможность автоматического распределения заказов в зависимости от реальной нагрузки сотрудников компании.
Новая версия будет учитывать не только количество заданий, находящихся в работе, но и их плановую продолжительность и их срочность.