Denn Loginov
28

Создание и отправка счетов из Битрикс24.CRM в единой системе. Без бухгалтерии

Для организации быстрых финансовых движений в Битрикс24 мы рекомендуем выставлять счета и отправлять их клиентам прямо из CRM системы. Давайте сегодня научимся выставлять счета и отправлять их клиентам.

В закладки
Создание и отправка счетов из Битрикс24.CRM в единой системе. Без бухгалтерии.

Рассмотрим полный сценарий развития событий от поступления первого обращения клиента, создания ЛИДа, генерации Сделки, выставления и отправки счета клиенту.

  1. Откроем корпоративный портал
  2. Создадим ЛИД
  3. Заполняем обязательные поля номер телефона, e-mail, город, указываем интересующую клиента тему
  4. Дальше проводим ЛИД по всем стадиям воронки. А именно осуществляем квалификацию, отправляем КП клиенту, звоним и назначаем встречу.
  5. Ожидаем обратную связь от клиента на высланное нами КП, вопросы и уточнения.
  6. Работаем с клиентом предлагаем взаимовыгодные варианты, преодолеваем возражения, подводим клиента к согласию на заключение сделки.

Важно

Если, мы пропустили и не заполнили значение какого-то обязательного поля, то при очередном переходе из одного статуса в другой - система нам об том напомнит и предоставит быстрый доступ к пропущенным полям.

Следующий шаг воронки

  1. Это организация и проведение встречи с клиентом на базе действующего предприятия для демонстрации уже реализованного удачного проекта.
  2. Для организации встречи в рабочем графике резервируется свободное время, место встречи и назначается ответственный сотрудник компании за проведение мероприятия.
  3. Заблаговременно до начала встречи система автоматически отправит напоминание SMS-сообщение клиенту о дате и месте проведения.
  4. Встреча состоялась, если клиент взял паузу на обдумывание, то ожидаем принятия им решения.

Клиент известил нас о своем согласии заключить сделку.

  1. Менеджер переводит ЛИД в стадию «Согласие получено»
  2. Запрашивает у клиента его полные реквизиты, которые нужны для заключения Договора
  3. Вкладывает их в соответствующее поле карточки.

В нашем примере допустим клиент является юридическим лицом в этом случаем мы завершаем работу с ЛИД конвертацией его в формат Сделка + Контакт + Компания. Если клиент является физическим лицом, то формат Сделка + Контакт.

Важно

При конвертации ЛИД система может проинформировать нас о том, что в сущностях Сделка, Контакт или Компания отсутствуют поля имеющиеся в сущности ЛИД. В этом случае мы подтверждаем свое согласие, необходимые поля будут созданы и в них буду скопированы значения из ЛИДа.

При конвертации ЛИД с образованием сущностей Контакт и Компания, система осуществляет проверку по базе данных на наличие дублей по ключевым параметрам и просит заполнить обязательные, предусмотренные регламентом поля.

В случае обнаружения совпадений система проинформирует ответственного и предоставит ему список совпадений для принятия им решения, как поступить, воспользоваться уже имеющейся компанией, редактировать ее или объединить данные.

Создана новая сделка, поля сделки заполнены информацией, перенесенной из ЛИДа, установлены связи с Контактом и Компанией. Робот системы заполняет комментарий с подсказкой для менеджера о его дальнейших первоочередных действиях.

Первый шаг для менеджера

1. Необходимо внести изменения в название созданной при конвертации ЛИДа компании.

По умолчанию система присваивает ей название ЛИДа. Открываем карточку компании, переходим в раздел реквизиты, активируем режим «изменить», заполним поле – форма собственности, в нашем примере это «ИП», открывается карточка реквизитов компании, в поле ИНН переносим данные предоставленные клиентом.

Штатный модуль системы проводит автоматический поиск по справочнику ФНС, заполняет все поля компании и указывает полное название компании клиента как она числится в регистрационных учетах компетентных органов.

2. Копируем полученное название и вставляем его вручную в поле название компании, сохраняем внесенные нами изменения.

В случае если на вашем портале установлен наше приложение INN.FIX4.ORG, то после поиска регистрационных данных по ИНН, система сама автоматически внесет в названия все необходимые изменения.

Базовая программа Б24 после проверки к сожалению, не производит автоматического обновления значения полей.

3. Обновляем экран, убеждаемся в том, что все обновления завершены, все данные в карточке заполнены и имеют корректные значения.

Дальше идет типовая процедура сопровождения по сделке.

Для ускорения перепрыгнем стадию «Договор подписан».

На этой стадии система просит проверить и заполнить обязательные поля: № договора, указать период, в течении которого необходимо подписать акт, технические параметры помещения – границы территории и указать адрес где будет расположено предприятие.

Данные этих полей необходимы для создания Договора, счета и других типовых документов, которые по запросу менеджера генерируются системой по стандартным шаблонам.

Важно! На этой стадии согласно регламенту компании, менеджер так же должен добавить товары в карточку сделки, например, укажем фиксированный разовый платеж.

ЧТО ОБЯЗАТЕЛЬНО НЕОБХОДИМО ДЛЯ ГЕНЕРАЦИИ СЧЕТА КЛИЕНТУ?

1. В карточке сделки должно быть указано кому выставляется счет и выбран товар или услуга. В нашем примере это ИП и разовый платеж.

2. Нажимайте кнопку создать счет. Если система попросит заполнить дополнительные поля подтверждаем свое согласие.

3. Система создает счет, счет можно открыть в браузере, скачать на компьютер, распечатать, отправить клиенту по e-mail в виде вложения или отправить ссылку на счет.

Все созданные в системе счета хранятся в специальной вкладке горизонтального меню CRM.

Счета, созданные в Битрикс24.CRM могут быть выгружены в бухгалтерскую программу 1С. Закрывающие документы по счету могут быть созданы в 1С и сохранены в Битрикс24.

Информация о поступающих оплатах счетов может быть подкачена из 1С и интегрирована в Битрикс24. При изменении статуса счета можно уведомлять менеджеров или запускать бизнес-процессы.

В результате генерации и использования счетов в Битрикс24.CRM отпадает необходимость контактов между менеджерами и бухгалтерами с целью выяснения состояния оплат.

{ "author_name": "Denn Loginov", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 0, "likes": 1, "favorites": 2, "is_advertisement": false, "subsite_label": "unknown", "id": 124945, "is_wide": true, "is_ugc": true, "date": "Tue, 05 May 2020 14:43:57 +0300", "is_special": false }
SEO
Контент — король: как мы с помощью SEO привели 400 тысяч англоязычных геймеров в блог, играя в PUBG
Подготовили кейс по работе с изначально незнакомой нам нишей, да еще и на англоязычную аудиторию. Вот некоторые…
Объявление на vc.ru
0
Комментариев нет
Популярные
По порядку

Прямой эфир