Создание и отправка счетов из Битрикс24.CRM в единой системе. Без бухгалтерии
Для организации быстрых финансовых движений в Битрикс24 мы рекомендуем выставлять счета и отправлять их клиентам прямо из CRM системы. Давайте сегодня научимся выставлять счета и отправлять их клиентам.
Рассмотрим полный сценарий развития событий от поступления первого обращения клиента, создания ЛИДа, генерации Сделки, выставления и отправки счета клиенту.
- Откроем корпоративный портал
- Создадим ЛИД
- Заполняем обязательные поля номер телефона, e-mail, город, указываем интересующую клиента тему
- Дальше проводим ЛИД по всем стадиям воронки. А именно осуществляем квалификацию, отправляем КП клиенту, звоним и назначаем встречу.
- Ожидаем обратную связь от клиента на высланное нами КП, вопросы и уточнения.
- Работаем с клиентом предлагаем взаимовыгодные варианты, преодолеваем возражения, подводим клиента к согласию на заключение сделки.
Важно
Следующий шаг воронки
- Это организация и проведение встречи с клиентом на базе действующего предприятия для демонстрации уже реализованного удачного проекта.
- Для организации встречи в рабочем графике резервируется свободное время, место встречи и назначается ответственный сотрудник компании за проведение мероприятия.
- Заблаговременно до начала встречи система автоматически отправит напоминание SMS-сообщение клиенту о дате и месте проведения.
- Встреча состоялась, если клиент взял паузу на обдумывание, то ожидаем принятия им решения.
Клиент известил нас о своем согласии заключить сделку.
- Менеджер переводит ЛИД в стадию «Согласие получено»
- Запрашивает у клиента его полные реквизиты, которые нужны для заключения Договора
- Вкладывает их в соответствующее поле карточки.
В нашем примере допустим клиент является юридическим лицом в этом случаем мы завершаем работу с ЛИД конвертацией его в формат Сделка + Контакт + Компания. Если клиент является физическим лицом, то формат Сделка + Контакт.
Важно
Создана новая сделка, поля сделки заполнены информацией, перенесенной из ЛИДа, установлены связи с Контактом и Компанией. Робот системы заполняет комментарий с подсказкой для менеджера о его дальнейших первоочередных действиях.
Первый шаг для менеджера
1. Необходимо внести изменения в название созданной при конвертации ЛИДа компании.
По умолчанию система присваивает ей название ЛИДа. Открываем карточку компании, переходим в раздел реквизиты, активируем режим «изменить», заполним поле – форма собственности, в нашем примере это «ИП», открывается карточка реквизитов компании, в поле ИНН переносим данные предоставленные клиентом.
Штатный модуль системы проводит автоматический поиск по справочнику ФНС, заполняет все поля компании и указывает полное название компании клиента как она числится в регистрационных учетах компетентных органов.
2. Копируем полученное название и вставляем его вручную в поле название компании, сохраняем внесенные нами изменения.
В случае если на вашем портале установлен наше приложение INN.FIX4.ORG, то после поиска регистрационных данных по ИНН, система сама автоматически внесет в названия все необходимые изменения.
Базовая программа Б24 после проверки к сожалению, не производит автоматического обновления значения полей.
3. Обновляем экран, убеждаемся в том, что все обновления завершены, все данные в карточке заполнены и имеют корректные значения.
Дальше идет типовая процедура сопровождения по сделке.
Для ускорения перепрыгнем стадию «Договор подписан».
На этой стадии система просит проверить и заполнить обязательные поля: № договора, указать период, в течении которого необходимо подписать акт, технические параметры помещения – границы территории и указать адрес где будет расположено предприятие.
Данные этих полей необходимы для создания Договора, счета и других типовых документов, которые по запросу менеджера генерируются системой по стандартным шаблонам.
ЧТО ОБЯЗАТЕЛЬНО НЕОБХОДИМО ДЛЯ ГЕНЕРАЦИИ СЧЕТА КЛИЕНТУ?
1. В карточке сделки должно быть указано кому выставляется счет и выбран товар или услуга. В нашем примере это ИП и разовый платеж.
2. Нажимайте кнопку создать счет. Если система попросит заполнить дополнительные поля подтверждаем свое согласие.
3. Система создает счет, счет можно открыть в браузере, скачать на компьютер, распечатать, отправить клиенту по e-mail в виде вложения или отправить ссылку на счет.
Все созданные в системе счета хранятся в специальной вкладке горизонтального меню CRM.
Счета, созданные в Битрикс24.CRM могут быть выгружены в бухгалтерскую программу 1С. Закрывающие документы по счету могут быть созданы в 1С и сохранены в Битрикс24.
Информация о поступающих оплатах счетов может быть подкачена из 1С и интегрирована в Битрикс24. При изменении статуса счета можно уведомлять менеджеров или запускать бизнес-процессы.
В результате генерации и использования счетов в Битрикс24.CRM отпадает необходимость контактов между менеджерами и бухгалтерами с целью выяснения состояния оплат.