Отчеты для руководителей в Битрикс24.CRM
Серия – отчеты для руководителей компании, возможности и особенности построения штатными инструментами Битрикс24.CRM и дополнительные возможности приложений и обработчиков.
Важно:
Информация о данных сотрудников доступна только для их непосредственных руководителей и администраторов портала.
Календарь сотрудника:
Руководитель должен перейти в профиль сотрудника. Битрикс24.CRM предоставляет несколько вариантов перехода:
- Через поисковый фильтр.
- Задачи.
- Чат.
- Структуры компании.
- Через любой раздел где есть упоминание о сотруднике.
- Для перехода достаточно кликнуть по «аватарке».
- Открываем страницу, верхней части доступны сгруппированные блоки; задачи, календарь, диск, живая лента, эффективность и время.
- Активируем календарь сотрудника.
- Штатный календарь откроет информацию о делах и планах на интересующий период.
- Доступ к этой информации хранится на странице CRM, во вкладке «Еще», в подразделе «Отчеты».
- Модуль отчетов предоставляет руководителям по сущностям:
- Сделка.
- Товар.
- Лид.
- Счет.
- Дело.
- Информация о звонках, письмах, встречах – хранится в сущности «Дело»
- Активируем вкладку «Дело».
- Откроется встроенный конструктор отчетов Битрикс24.CRM.
- Присвоим название отчету – «Звонки за месяц».
- Отчетный период по умолчанию – этот месяц. При дальней работе с отчетом это поле можно легко менять.
- Раздел колонки – основные параметры отчета, та информация которая буде выводится на экран.
Добавить новые поля – выбрать их из списка, расположить и переместить можно использую привычные инструменты типового экранного редактора.
- Ответственный ФИО.
- ID.
- Дата создания.
- Дата завершения.
- Тип.
- Направление.
Включаем поле сортировки –Дата завершения, по убыванию.
Включим поля фильтра – для удобного манипулирования данными и отбора информации на экране из карточки отчета:
- Сотрудник.
- Направление.
- Тип.
Укажем максимально удобное количество выводимых по умолчанию элементов на экран.
Последний этап – настройка типа и вида диаграммы на экран для наглядного отображения результатов отчета:
- Круговая диаграмма.
- По количеству уникальных ID (ходящих исходящих звонков).
- В качестве аргументов выберем направления и ID.
Диаграмма кроме графического отображения результатов сопровождается пояснительными текстами и цифрами. Итоговые и детальные значения сведены в стандартную электронную таблицу данных.
Блок фильтров позволяет легко изменить интересующий диапазон и элементы отображения данных. Например, можно легко выбрать всех сотрудников отдела продаж и получить по ним отчет.
В нижней части экрана настроек есть специальный раздел, в котором можно прописать кто кроме автора может увидеть и иметь доступ к этому настроенному отчету.
Особенность штатного модуля отчетов заключается в том, то он отображает только сводную информацию на момент создания отчета и не предоставляет возможности перехода карточку конкретного звонка или дела.
Если пользователь захочет внести изменения и правки в настроенный отчет созданный другим сотрудником, то он этого сделать не сможет. Но есть возможность сохранить копию отчета под своим авторством и уже в нем вносить необходимые правки.
Какую информацию еще можно получить, манипулируя имеющимися данными?
- Добавим в фильтр поле дата завершения.
- Что нам это дает? Входящий звонок или встреча могли быть запланированы, но по какой-то причине не осуществлены. Т.е. сотрудник информирует руководителя о том, что он очень занять у него в планах провести десятки встреч, а по факту встречи не состоялись и результат от такой деятельности минимальный.
Воспользуемся готовым шаблоном для отчета по звонкам, скопируем его (кликнув по шестеренке в правом верхнем углу экрана) и на его основе создадим отчет уже для встреч с клиентами.
Необходимо сохранить отчет под новым названием. Изменить в фильтре Тип –звонки на встречи. Добавим поле в фильтр – дата завершения, пропишем условие больше, а само поле оставим пустым.
Запустим новый отчет и ознакомимся с его данными. На экране отображается информация о запланированных встречах и напротив некоторых из них отсутствует информация о дате завершения. Это наглядно демонстрирует именно те случаи, когда назначенная встреча не состоялась и является основанием для «разбора полетов» и выяснения причин почему встречи не состоялись.
Можно ли с помощью базового функционала Битрикс24.CRM узнать сколько в нашей базе есть контактов, у которых никогда не было сделок?
- Для корпоративного портала (коробочная версия Битрикс24.CRM) можно «написать» специальный обработчик, который будет отбирать нужную информацию из базы данных и выводить ее в форме отчета.
- Для облачно й версии Битрикс24.CRM процедура составления нестандартных отчетов более проблемная и требует предварительно «отобрать и выгрузить» необходимые данные с портала и только потом заниматься их обработкой. Технически это возможно, но требует больших усилий и имеет ряд ограничений. Расчет стоимости такого решения индивидуален и зависит от целого ряда причин.
Можно воспользоваться уже готовым приложением STATISTICS.FIX4.ORG.
- Приложение постоянно фиксирует данные по звонкам, письмам и отображает данные в виде статистических данных в привязке ко времени.
- Эта отличительная особенность от штатных отчетов результаты который отображают реальную картину только в момент генерации отчета.
- Детальный разбор и демонстрация возможностей приложения будут доступны в следующем ролике.
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»